De Rapporten overzichtsschermen in ReflexBlue

De Rapporten overzichtsschermen in ReflexBlue stellen je in staat om rapporten te beheren. Via deze schermen kan je een overzicht opvragen van de beschikbare rapporten en hun opmaak en instellingen aanpassen.

De Rapporten overzichtsschermen zijn onderverdeeld in categorieën afhankelijk van het soort rapport. De beschikbare overzichtsschermen worden in de onderstaande tabel weergegeven.

Een Rapporten overzichtsscherm openen

Volg de onderstaande stappen om een Rapporten overzichtsscherm te openen:

1. Open het menu van de ReflexBlue Desktop Client door het ReflexBlue-logo in de titelbalk te selecteren of gebruik de toetsencombinatie Ctrl+~.

2. Selecteer onder Beheer de optie Rapporten binnen de juiste categorie van het soort rapport dat je wil bewerken. Bijvoorbeeld, als je de opmaak van een pakbon wil bewerken selecteer je Rapporten (verkoop).

   Om alleen de rapportcategorieën in het menu te zien, typ je rapport in het zoekveld rechtsboven.

3. Nadat je een selectie hebt gemaakt, krijg je in een nieuw scherm een overzicht te zien van de rapporten in de geselecteerde categorie.

Rapport opmaak bewerken

Volg de onderstaande stappen om de opmaak van een rapport te bewerken:

1. Open het Rapporten overzichtsscherm van de categorie waarin het rapport dat je wil bewerken zich bevindt (bijvoorbeeld Rapporten (verkoop) voor een pakbon).
2. Selecteer in de lijst van rapporten het rapport dat je wil bewerken.
3. Selecteer daarna Rapport opmaak bewerken. Hiermee open je de Report Designer in een nieuw scherm met de opmaakdefinitie van het rapport en testdata.
4. Pas de opmaakdefinitie van het rapport aan en sla deze op.

Rapport opmaak kopiëren

Volg de onderstaande stappen om de opmaak van een rapport te kopiëren:

1. Open het Rapporten overzichtsscherm van de categorie waarin het rapport dat je wil kopiëren zich bevindt (bijvoorbeeld Rapporten (verkoop) voor een pakbon).

2. Selecteer in de lijst van rapporten het rapport dat je wil kopiëren.

3. Selecteer daarna Rapport opmaak kopiëren. Een kopie van het rapport verschijnt daarna in de lijst van rapporten.

   De naam van het gekopieerde rapport krijgt automatisch de tekst (kopie) erachter. Je kan de naam wijzigen in de Rapport details.

Rapport opmaak verwijderen

Volg de onderstaande stappen om de opmaak van een rapport te verwijderen:

1. Open het Rapporten overzichtsscherm van de categorie waarin het rapport dat je wil verwijderen zich bevindt (bijvoorbeeld Rapporten (verkoop) voor een pakbon).
2. Selecteer in de lijst van rapporten het rapport dat je wil verwijderen.
3. Selecteer daarna Rapport opmaak verwijderen.
4. Bevestig dat je de rapportopmaak wil verwijderen.

Rapporten filteren en zoeken

In de Rapporten overzichtsschermen heb je de mogelijkheid om rapporten die getoond worden in het overzicht te filteren, zodat je snel het rapport kan vinden dat je zoekt. Je kan filteren op de volgende criteria:

• Rapport type: Selecteer een rapport type uit de dropdownlijst om alleen rapporten van dat type in de lijst te tonen.
• Rapport naam: Typ een naam in om alleen rapporten met die naam in de lijst te tonen.

Rapportinstellingen bewerken

Volg de onderstaande stappen om de instellingen van een rapport te bewerken:

1. Open het Rapporten overzichtsscherm van de categorie waarin het rapport dat je wil bewerken zich bevindt (bijvoorbeeld Rapporten (verkoop) voor een pakbon).

2. Selecteer in de lijst van rapporten het rapport waarvan je de instellingen wil bewerken.

3. Selecteer daarna Rapport instellingen. Er verschijnt een detailscherm waarin je op het Algemeen tabblad de onderstaande gegevens van het rapport kan bewerken.

   Naam	Omschrijving
   Naam	De naam van het rapport.
   Tonen in overzicht	Geeft aan of het rapport getoond mag worden.
   Acties	Acties die gekoppeld zijn aan het rapport. Deze worden onderstaand verder uitgelegd.

4. Pas de gegevens aan en selecteer Opslaan om je wijzigingen op te slaan.

Rapport acties

In ReflexBlue is het mogelijk om acties te koppelen aan rapporten die bij het printen automatisch worden uitgevoerd. Deze acties kun je opgeven bij de Rapport instellingen.

Een rapport actie toevoegen

Volg de onderstaande stappen om een rapport actie toe te voegen:

1. Open de Rapport instellingen van het rapport waaraan je een actie wil toevoegen. De instellingen worden geopend in het Rapport details scherm.
2. Selecteer op het Algemeen tabblad de optie Actie toevoegen.
3. Selecteer vervolgens uit het menu de actie die je wil toevoegen. De actie wordt toegevoegd aan het rapport.
4. Vul de vereiste gegevens in voor de actie.
5. Selecteer Opslaan om je wijzigingen op te slaan.

Een rapport actie verwijderen

Volg de onderstaande stappen om een rapport actie te verwijderen:

1. Open de Rapport instellingen van het rapport waarvan je een actie wil verwijderen. De instellingen worden geopend in het Rapport details scherm.
2. Selecteer op het Algemeen tabblad de actie die je wil verwijderen.
3. Selecteer vervolgens de optie Actie verwijderen.
4. Selecteer Opslaan om je wijzigingen op te slaan.

Beschikbare rapportacties in ReflexBlue

In ReflexBlue kan je verschillende rapportacties koppelen aan rapporten. Hiermee automatiseer je wat er gebeurt bij het aanmaken van een rapport. De beschikbare acties zijn:

• Print rapport
• E-mail rapport
• E-mail rapport naar relatie
• Bevestigen

Hieronder lees je per actie wat deze inhoudt en hoe je deze instelt.

Print rapport

Met de actie Print rapport kan je een rapport (zoals een pakbon of weeglijst) koppelen en automatisch laten afdrukken op een specifieke printer. Je kan de volgende opties instellen:

• ReflexBlue Printer: Selecteer een logische ReflexBlue printer waarop het rapport moet worden afgedrukt.

• Gebruikerprinters: Stel per gebruiker een printer in waarop het rapport wordt afgedrukt.

  • Selecteer Gebruikerprinter toevoegen om een printer toe te voegen voor een gebruiker.
  • Selecteer Gebruikerprinter verwijderen om een ingestelde printer te verwijderen.

E-mail rapport

Met de actie E-mail rapport wordt het rapport automatisch per e-mail verzonden naar het opgegeven e-mailadres. Je kan de volgende opties instellen:

• Naar e-mailadres: Het e-mailadres waarnaar het rapport wordt verstuurd.

• Van e-mailadres: Het e-mailadres dat als afzender wordt gebruikt. Je kan kiezen uit de e-mailadressen die bij de administratie-relatie zijn opgegeven.

  Je stelt de administratie-relatie in via Administratie instellingen in ReflexBlue. E-mailadressen van de relatie voeg je toe bij de relatiegegevens.

• Bcc e-mailadres: (Optioneel) Een extra e-mailadres waar een Bcc van het rapport naartoe wordt gestuurd.

• E-mailsjabloon: Kies een e-mailsjabloon uit de beschikbare sjablonen in je administratie.

E-mail rapport naar relatie

Met de actie E-mail rapport naar relatie wordt het rapport automatisch per e-mail verzonden naar een relatie.

Je kunt de volgende opties instellen:

• E-mailadressen: Bepaal hoe het systeem omgaat met het ontbreken van een e-mailadres bij de relatie:

  • E-mailadres moet bestaan. Zonder e-mailadres wordt de rapportactie niet uitgevoerd.
  • E-mailadres is optioneel. Als er geen e-mailadres is, wordt de actie genegeerd.

• Relatie e-mailcategorie: Kies de categorie van e-mailadressen bij de relatie waarnaar het rapport wordt verstuurd.

• Van e-mailadres: Het e-mailadres dat als afzender wordt gebruikt. Je kan kiezen uit de e-mailadressen van de administratie-relatie.

  Je stelt de administratie-relatie in via Administratie-instellingen in ReflexBlue. E-mailadressen van de relatie voeg je toe bij de relatiegegevens.

• E-mailsjabloon: Kies een e-mailsjabloon uit de beschikbare sjablonen in je administratie.

• Cc e-mailcategorie: Kies optioneel een e-mailcategorie voor adressen die als Cc ontvangen.

• Bcc e-mailadres: Voeg optioneel een extra Bcc-adres toe. Je kunt kiezen uit de e-mailadressen van de administratie-relatie.

• Bcc e-mailcategorie: Kies optioneel een e-mailcategorie voor adressen die als Bcc ontvangen.

Bevestigen

Met de actie Bevestigen wordt het rapport niet geprint, maar moet het wel worden bevestigd. Als deze actie aan een rapport is toegevoegd, zie je in het Afdrukvoorbeeld in plaats van Print de optie Bevestigen.

Opmaak historie

Steeds wanneer je de opmaak van een rapport bewerkt en opslaat, wordt er door ReflexBlue automatisch een opmaak historie bijgehouden waarin de voorgaande versies van het rapport terug te vinden zijn. Dit kan vooral goed van pas komen wanneer je wijzigingen hebt gemaakt aan een rapport opmaak die niet naar tevredenheid werkt, en je terug wil naar een vorige versie van het rapport.

De opmaak historie van een rapport kan je zien in de Rapport instellingen. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Open de Rapport instellingen van het rapport waarvan je de opmaak historie wil bekijken. De instellingen worden geopend in het Rapport details scherm.

2. Selecteer in het Rapport details scherm het tabblad Opmaak historie. Je krijgt hier een lijst te zien van voorgaande versies van het rapport, met de onderstaande gegevens.

   Naam	Omschrijving
   Versie	Het versienummer van de rapport opmaak.
   Aangemaakt op	De datum waarop de opmaak werd aangemaakt.
   Aangemaakt door	De gebruiker door wie de versie werd aangemaakt.

3. Selecteer een versie van de rapport opmaak uit de lijst en vervolgens de optie Open geselecteerde layout om die versie van het rapport te openen. Het rapport wordt geopend in de Report Designer.

4. Wanneer je de geopende rapportlayout opnieuw opslaat via de Report Designer, dan zal die versie gebruikt worden bij het printen van het rapport. Zo kan je een oude versie van een rapportlayout terugzetten.