Reflex 3000 Diversen Menu: 1.5 Klaarzetten adressen

Met dit programmaonderdeel kunt u adressen klaarzetten:

• Om adreslabels af te drukken.
• Op het klembord.
• Export naar een bestand.
• Rechtstreeks naar Microsoft Excel.

1. Door te klikken op het vergrootglas krijgt u een relatielijst waaruit u een selectie van relaties kunt maken.

2. Hier hebt u de mogelijkheid om relaties te selecteren via:

   • De relatie zoeksleutels.
   • Een selectiefilter.

3. Klik op:

   • Labels om labels af te drukken.
   • Klembord om de relaties te kopiëren naar het Windows klembord.
   • Bestand om de relaties op te slaan in een ASCII
   • bestand.
   • Naar Excel om de relaties rechtstreeks te exporteren naar Microsoft Excel. Na de export zal Microsoft Excel automatisch starten.

1.5.1 Relaties selecteren met het standaard selectiefilter

Met het standaard selectiescherm is het mogelijk relaties te selecteren:

1. Binnen een bereik van nummer.
2. Binnen een bereik van postcode.
3. Welke in één of meerdere zoeksleutels vallen.
4. Van één of meerdere vertegenwoordigers.
5. Van één of meerdere organisaties.
6. Van één of meerdere marktsegmenten.
7. Of de kerstkaartoptie aangevinkt is.

Na de gemaakte keuze klikt u op Ok en de relaties die voldoen aan de zoekcriteria worden geselecteerd.

1.5.2 Relaties selecteren met het formule selectiefilter

Indien het standaardselectiefilter voor u te weinig mogelijkheden biedt, klikt u op “Met formule”. Er verschijnt een nieuw scherm. Met het formuleselectiescherm is het mogelijk relaties te selecteren door middel van het maken van een selectieformule.

U kunt zelf een formule aanmaken met de selectiecomponenten en de functies. Door op de button functies te klikken of door op een van de selectiecomponenten te gaan staan, geeft het programma hiervan een korte uitleg. Ook kunt u de gemaakte formule opslaan.

Relaties van postcode 1000 t/m 2000 en welke wel debiteur zijn maar geen crediteur zijn.

1.5.3 Importeren adressen in Microsoft Word

Met Reflex Relatie is het mogelijk om automatisch een mailing in Microsoft Word klaar te zetten. Om dit mogelijk te maken dient u eerst de adressen van relaties klaar te zetten (zie voorgaand hoofdstuk). Deze adressen dient u met behulp van een databasekoppeling in Microsoft Word koppelen aan een document. Opmerking: dit voorbeeld is gemaakt met Word 2000. In andere versies van Word kan het anders werken. Om een mailing te maken gaat u als volgt te werk:

1. Maak in Microsoft Word de gewenste brief aan of open een eerder gemaakte brief.
2. Nu dient u de adressen te importeren in Word; kies in de kolom Extra (in Word) voor Brieven en verzendlijsten, Afdruk Samenvoegen.

• Stap 1: Hoofddocument: Klik op Maken, Standaardbrieven, Actief venster.
• Stap 2: Gegevensbestand: Klik op Gegevens ophalen, Gegevensbestand koppelen.
• Stap 3: Gegevens met het document samenvoegen: Zoek het eerder klaargezette relatiebestand op, de naam is: SFADRES.DAT. Let op; selecteer linksonder voor bestandstype alle bestanden *.*.

Na selectie van het bestand verschijnt een melding.

1. Kies voor hoofddocument bewerken nu kan een samenvoegveld worden ingevoegd.
2. Ga naar de plaats waar de naam van de relatie dient komen te staan.
3. Klik op Samenvoegveld invoegen van de werkbalk die automatisch in Microsoft Word is bijgevoegd.
4. Selecteer het veld naam.
5. Herhaal dit voor alle gewenste velden.

Nu kan de samenvoeging plaats vinden:

1. Klik op Samenvoegen… van de werkbalk die automatisch in Microsoft Word is bijgevoegd en kies voor naar een nieuw document om de aangemaakte documenten eerst te bekijken.
2. Klik op Samenvoegen… van de werkbalk die automatisch in Microsoft Word is bijgevoegd en kies voor naar printer om de aangemaakte documenten direct af te drukken.