Reflex 3000 Diversen Menu: 1.1 Relatiebestand

Met het programmaonderdeel “Relatiebestand” kunnen relatiegegevens vastgelegd worden zoals, leveranciers, afnemers, potentiële klanten, personeel, kortom alle relaties waar u als bedrijf mee te maken heeft.

Als er geen relatiebestand is, maar er wel debiteuren en crediteuren aanwezig zijn, vult Reflex 3000 het relatiebestand met deze informatie. Vanaf deze versie gebeurt dit op de volgende manier:

• Bezoekadres komt van de crediteur, indien aanwezig, of anders van het afleveradres van de debiteur. Als het afleveradres van de debiteur gebruikt wordt als bezoekadres, dan blijft het afleveradres van de relatie leeg.
• Postadres komt van de debiteur.
• Afleveradres komt van de debiteur.
• Indien er in de relatie wel een postadres is, maar geen bezoekadres, wordt het bezoekadres het postadres en wordt het postadres gewist.

Bij het aanmaken van de relatie heeft het debiteurenbestand prioriteit over het crediteurenbestand. Als er identieke nummers in de beide bestanden bestaan, dan heeft u de mogelijkheid te kiezen of de relatie ook gekoppeld mag zijn aan de crediteur.

Indien u met Reflex Relatie werkt, dient u nieuwe crediteuren en debiteuren aan te maken via het relatiebestand. Ook wijzigingen dienen via het relatiebeheer te geschieden. In het debiteuren- en crediteurenbestand is het bewerken van de adresgegevens geblokkeerd. Vanuit het relatiebestand worden de gegevens naar de gekoppelde debiteur en/of crediteur gesynchroniseerd.

1.1.1 Bezoekadres

Per relatie kunnen de volgende gegevens worden ingevoerd:

Naam

Vul hier de naam van de relatie in. Stel u wilt Slagerij Janssen invoeren. Wanneer u voor Janssen een sterretje (*) plaatst, Slagerij *Janssen, zal het programma sorteren op de J van Janssen. Het sterretje wordt niet afgedrukt op de lijsten. Alleen in de keuzelijsten zal Janssen Slagerij komen te staan.

Naam lang

Hier kan voor de relatie een lange omschrijving worden ingegeven.

Adresregel 1 en 2

Vul hier het adres van de betreffende relatie in.

Postcode

Vul hier de postcode van de relatie in.

Plaats

Vul hier de woonplaats van de betreffende relatie in.

Land

Door het kiezen van een ISO landcode wordt automatisch het land ingevoerd. Het land wordt voor diverse doeleinden gebruikt, zoals Intrastatlijst, verkoopanalyse etc.

Telefoonnummer

Vul hier het telefoonnummer van de betreffende relatie in.

Faxnummer

Vul hier het faxnummer van de betreffende relatie in.

Geblokkeerd

U kunt hier een relatie blokkeren. Indien een relatie geblokkeerd is, kunt u geen nieuwe documenten en Calls aanmaken. Alle bestaande documenten en Calls blijven oproepbaar. Het adres van een geblokkeerde relatie wordt niet meer klaargezet via het programmaonderdeel klaarzetten adressen.

1.1.2 Postadres

Postadres

Vul het postadres in. Indien het postadres hetzelfde is als het adres, dan hoeft u hier geen gegevens in te voeren.

1.1.3 Afleveradres

Afleveradres

Vul hier het afleveradres in, indien het afleveradres hetzelfde is als het bezoekadres, dan hoeft u hier geen gegevens in te voeren.

1.1.4 Contactpersonen

Contactpersonen

Bij elke relatie kunt u meerdere contactpersonen invoeren. Bij het aanmaken van een nieuw document via Reflex Relatie, vraagt het pakket voor welke contactpersoon het document bedoeld is. Tevens kunt u door te klikken op het e-mailadres van de contactpersoon direct een e-mail sturen. Per contactpersoon kunnen de volgende gegevens worden ingevoerd:

Voorletter / Voornaam

Vul hier de voorletters of de voornaam van de contactpersoon in.

Naam contactpersoon

Vul hier de achternaam van de contactpersoon in.

Man / Vrouw

Vul hier het geslacht van de contactpersoon in.

Functie

Vul hier de functie van de contactpersoon in.

Telefoonnummer

Vul hier een (rechtstreeks) telefoonnummer van de contactpersoon in.

Faxnummer

Vul hier een (rechtstreeks) Faxnummer van de contactpersoon in.

Mobiel

Vul hier een (rechtstreeks) mobiel nummer van de contactpersoon in.

Privénummer

Vul hier een privé telefoonnummer van de contactpersoon in.

E-mailadres

Vul hier het e–mailadres van de contactpersoon in.

Mailing

Indien deze optie staat aangevinkt dan wordt via het programmaonderdeel klaarzetten adressen het adres van deze contactpersoon klaargezet. Op deze wijze is het mogelijk om adresgegevens van meerdere contactpersonen van één relatie klaar te zetten voor een mailing.

Geboortedatum

Indien u deze optie aanvinkt verschijnt er bij het opstarten van Reflex 3000 eenmalig een formulier waarop gemeld wordt wie er die dag jarig zijn.

1.1.4.1 Volgorde contactpersonen

Door te klikken op de pijltjes toetsen is het mogelijk de contactpersonen te schuiven in de lijst. Bij het aanmaken van een document voor een relatie wordt altijd de eerste contactpersoon voorgesteld. Het is dus handig om de meest gebruikte contactpersoon bovenaan te zetten. Indien de relatie een debiteur is, wordt het debiteurenbestand automatisch bijgewerkt.

1.1.5 Algemeen

Relatiesoort

Door te klikken op het vergrootglas kunt u de relatiesoortenlijst oproepen (zie relatiesoortenbestand).

Selecteer een of meerdere relatiesoorten door deze te selecteren (een relatiesoort met een blauwe stip ervoor is geselecteerd) en klik op Ok. Aan de hand van de relatie soorten kunt u een selectie maken t.b.v. het sorteren van adressen voor bv. een mailing.

Debiteur in Reflex 3000

Indien aangevinkt wordt er automatisch een debiteur aangemaakt, met hetzelfde nummer als de relatie. Alle relevante gegevens worden overgenomen. Let op: het debiteurenbestand dient te bestaan (minimaal 1 debiteur handmatig invoeren).

Crediteur in Reflex 3000

Indien aangevinkt wordt er automatisch een crediteur in Reflex 3000 aangemaakt, met hetzelfde nummer als de relatie. Alle relevante gegevens worden overgenomen. Let op: het crediteurenbestand dient te bestaan (minimaal 1 crediteur handmatig invoeren)

Kerstkaart

Aan de hand van deze optie kan een selectie worden gemaakt voor het printen van adreslabels.

E-mailadres

Vul hier het algemene E-mailadres in.

Banknummer

Vul hier het banknummer van de relatie in.

Gironummer

Vul hier het gironummer van de relatie in.

Soort waarschuwing

• Alleen tonen: De waarschuwingstekst wordt in het rood rechts onder in het scherm weergegeven.
• Tonen met bevestiging: Bij het activeren van de betreffende relatie wordt de waarschuwingstekst midden op het scherm zichtbaar, gelijktijdig is een pieptoon hoorbaar.

Waarschuwingstekst

Wanneer u op dit veld tekst invult, wordt deze iedere keer zichtbaar bij het oproepen van de betreffende relatie. Dit kan bv. handig zijn bij betaling achterstand.

Organisatiecode

Hier kunt u een organisatiecode (bijvoorbeeld Schuitema, Albert Heijn, Laurus etc.) aan een debiteur toekennen, die u in het programmaonderdeel Organisatiecodebestand gedefinieerd heeft. In diverse programmaonderdelen is het mogelijk een selectie van debiteuren te maken op organisatiecode.

Suborganisatiecode

Hier kunt u een suborganisatiecode (bijvoorbeeld C1000, Konmar, Super de Boer etc.) aan een debiteur toekennen, die u in het programmaonderdeel Suborganisatiecodebestand gedefinieerd heeft. In diverse programmaonderdelen is het mogelijk een selectie van debiteuren te maken op suborganisatiecode.

Marktsegment

Hier kunt u een marktsegment (bijvoorbeeld vers vlees, Vis etc.) aan een debiteur toekennen, die u in het programmaonderdeel Marktsegmentenbestand gedefinieerd heeft. In diverse programmaonderdelen is het mogelijk een selectie van debiteuren te maken op marktsegment.

Vertegenwoordiger

Hier kunt u een Vertegenwoordiger aan een debiteur toekennen, die u in het programmaonderdeel Vertegenwoordiger bestand gedefinieerd heeft. In diverse programmaonderdelen is het mogelijk een selectie van debiteuren te maken op vertegenwoordiger.

Door te klikken op het vergrootglas kunt u de vertegenwoordigerlijst oproepen. Selecteer de vertegenwoordiger van deze relatie uit de lijst en klik op Selecteer.

1.1.6 Vrij veld

Vrije Velden

Het is mogelijk maximaal 15 vrije velden te definiëren. Dit zijn 5 stuks alfanumeriek velden (tekst), 5 stuks numerieke velden (getallen) en 5 stuks Ja/Nee velden. Deze vrije velden kunt u aanmaken bij het programmaonderdeel Diversenmenu – Relatie - definiëren vrije velden relatiebestand. De daar aangemaakte velden worden op dit tabblad van het relatiebestand zichtbaar.

1.1.7 Gebruik van postadres binnen Reflex 3000

In Reflex 3000 worden de volgende regels met betrekking tot het gebruikt van het postadres gehanteerd (bijvoorbeeld bij het aanmaken van documenten):

De velden van het postadres worden alleen gebruikt indien ten minste het veld “adres 1” is ingevuld. Is dit het geval dan geldt het volgende:

1. De velden: Adres 2, Postcode, Plaats, Land en (IsoLand) dienen te worden ingevuld anders geldt dit veld als leeg.
2. Indien de velden, naam, telefoonnummer of faxnummer niet zijn ingevuld, dan worden deze overgenomen van de gelijksoortige velden van het adres (1e tabblad).

1.1.8 Toevoegen van een relatie

Een relatie kan op de volgende manieren worden toegevoegd:

1. U toets zelf een nummer in, gevolgd door Enter. Hierna kunnen de relatiegegevens ingegeven worden.
2. Door te klikken op Toevoegen zoekt het programma zelf het volgende nummer na het laatst gebruikte nummer op. De relatiegegevens kunnen nu ingegeven worden.

1.1.9 Verwijderen van een relatie

Met behulp van de knop Verwijder kunt u een relatie verwijderen uit het relatiebestand.

1.1.10 De relatielijst

Door te klikken op de knop Relatie, rechtsboven in het scherm van Reflex 3000, opent u de relatielijst:

Buiten de NAW gegevens worden in de relatielijst de navolgend genoemde gegevens weergegeven:

Vak: Adres (linksonder)

In dit vak wordt het standaardadres (tabblad „Adres‟ in het relatiebestand) weergegeven met het algemene telefoonnummer en algemene faxnummer.

Vak: Informatie (rechtsonder)

In dit vak wordt overige informatie van de relatie weergegeven zoals:

• Het algemene e-mailadres. Indien ingevuld, wordt hier een knop weergegeven. Als u op deze knop klikt, wordt – indien geïnstalleerd op de PC – het standaard e-mailprogramma van Windows geopend.
• De website van de relatie.
• In rode tekst de waarschuwingstekst die bij de relatie is ingevoerd.

Info

Door te klikken op Info kunt u detailgegevens van de relatie bekijken.

Document ⯆

Zie hoofdstuk 1.1.11 Documentbeheer van een relatie.

Memo

Hier kunt u gegevens opslaan over de betreffende relatie.

Attentie

Door te klikken op Attentie kunt u voor deze relatie een attentieregel invoeren. De attentieregel wordt weergegeven in het onderste kader. Zie ook attentie lijsten.

Call

Alleen met Reflex Call Registratie

Door te klikken op Call heeft u de volgende mogelijkheden:

1. Nieuwe Call maken (Indien niet zichtbaar is de relatie geblokkeerd), Sneltoets F1.
2. Openstaande Calls bekijken, Sneltoets F2.
3. Afgewerkte Calls bekijken, Sneltoets F3.

Label

Door te klikken op Label kunt u direct een label afdrukken van de geselecteerde relatie. Zie ook hoofdstuk 1. Definiëren labels.

Bezoekverslag

Alleen met Reflex Vertegenwoordiger

Als in het relatiebestand een vertegenwoordiger is gekoppeld aan een relatie, dan wordt deze automatisch ingevuld bij het aanmaken van een nieuw bezoekverslag. Indien er door een vertegenwoordiger een bezoekverslag is gemaakt voor deze relatie, dan is het mogelijk dit bezoekverslag in de relatielijst direct op te roepen door te klikken op Bezoekverslag.

1.1.11 Documentbeheer van een relatie

Door te klikken op Document kunt u de al aangemaakte documenten van deze relatie bekijken. Aan deze knop zijn tevens 2 sneltoetsen toegevoegd dit zijn:

1. Direct nieuw document aanmaken, F10.
2. Bekijken bestaande documenten, F11.

Tevens hebt u de volgende mogelijkheden:

Bekijk document

Door te klikken op Bekijken kunt u het geselecteerde document van de relatie bekijken in Microsoft Word.

Verwijder document

Door te klikken op Verwijder kunt u het geselecteerde document van de relatie verwijderen.

Wijzig

Door te klikken op Wijzig kunt u de gegevens van het geselecteerde document van de relatie wijzigen.

Mail document

Door te klikken op Mail kunt u het geselecteerde document van de relatie mailen naar één of meerdere contactpersonen. Indien er meerdere contactpersonen bestaan met elk een afwijkend e-mail adres kunt u eerst een keuze maken naar wie u het document wilt mailen.

Kopie

Hiermee maakt u van het geselecteerde document een kopie, met natuurlijk een nieuw documentnummer.

Rechtsonder in het kader kunt u klikken op contactpersonen. Door daar op te klikken opent een nieuw scherm. In dit scherm kunt u contactpersonen aanmaken, wijzigen of verwijderen.

• Indien de knop Wijzig lichtgrijs en onbruikbaar is, heeft u geen rechten om gegevens van een contactpersoon te wijzigen.
• Indien de knop Nieuw lichtgrijs en onbruikbaar is, heeft u geen rechten om gegevens van een contactpersoon te aan te maken.
• Indien de knop Verwijder lichtgrijs en onbruikbaar is, heeft u geen rechten om gegevens van een contactpersoon te verwijderen.

Om een contactpersoon toe te voegen gaat u als volgt te werk:

1. Selecteer een relatie uit de relatielijst en klik op contactpersonen.
2. Klik in de lijst die opent (zie scherm boven aan bladzijde) vervolgens op Nieuw.
3. Voer de gegevens in van de betreffende contactpersoon en klik op Ok.

Nieuw document

Door te klikken op Nieuw kunt u voor de relatie een nieuw document aanmaken:

• In Microsoft Word.
• In Microsoft Excel.
• U kunt een bestaand document scannen indien u een scanner aangesloten heeft op uw PC of netwerk.
• U kunt een bestaand document toevoegen waarbij u kunt kiezen uit *.DOC bestanden (gemaakt in Microsoft Word), *.XLS bestanden (gemaakt in Microsoft Excel), *.JPG bestanden (foto‟s/plaatjes) of *.PDF bestanden (Adobe Acrobat documenten).

1.1.12 Het aanmaken van een document voor een relatie

Om voor een relatie een document aan te maken gaat u als volgt te werk:

1. Zorg dat u alle instellingen voor het aanmaken van documenten voor een relatie zijn uitgevoerd. Zie hoofdstuk 1.8.
2. Selecteer een relatie uit de relatielijst.
3. Klik vervolgens op Nieuw document.
4. Selecteer uit de lijst het type document dat u wilt aanmaken voor de relatie.
5. Selecteer de contactpersoon voor wie het document bedoeld is.
6. Klik vervolgens op aanmaken om het document aan te maken. Er opent een nieuw scherm.
7. Voer een omschrijving voor het document in en klik vervolgens op Ok Na het klikken op Ok zal Microsoft Word zich openen en een nieuw document openen op basis van gekozen documentsjabloon.
8. Na het Opslaan in Word en Afsluiten van Word zal het document worden opgeslagen in Reflex 3000.

1.1.13 Dupliceren relaties naar debiteuren / crediteurenbestand

Op het tabblad Overige velden van het relatiebestand kunt u aangeven of de relatie ook een debiteur en/of een crediteur is. Indien u aanvinkt dat de relatie een debiteur is, dan wordt deze relatie aangemaakt onder hetzelfde nummer als de debiteur. Indien u aanvinkt dat de relatie een crediteur is, dan wordt deze relatie aangemaakt onder hetzelfde nummer als de crediteur. Dit bespaart een heleboel extra invoerwerk. Wel dienen in het debiteurenbestand en/of het crediteurenbestand specifieke gegevens over de debiteur of crediteur te worden ingevoerd.

Navolgend treft u een beschrijving aan van welke velden worden gedupliceerd naar het debiteuren en/of crediteurenbestand.

1.1.13.1 Dupliceren naar debiteurenbestand

Het postadres van het relatiebestand wordt naar het postadres van de debiteur overgezet. Is het postadres van de relatie niet ingevuld, dan wordt het bezoekadres van de relatie overgezet naar het postadres van de debiteur. Het afleveradres van de relatie wordt één op één overgezet.

1.1.13.2 Dupliceren naar crediteurenbestand

Zowel het adres als het postadres van de crediteur worden één op één overgezet vanuit de adresgegevens van het relatiebestand.