Reflex 3000 Diversen Menu: 1.14 Archiveren documenten (SCAN)

Bovenin het scherm van het hoofdmenu staat een button ‘Scan’. Met deze functie is het mogelijk om met een documentscanner uw papieren documenten te archiveren per relatie per documentsoort. Alle documenten worden als PDF opgeslagen. U kunt de documenten later weer eenvoudig opzoeken.

Om de scanfunctie te kunnen gebruiken dient er een documentscanner op uw computer aangesloten te zijn. Tevens dient de TWAIN-diver van de betreffende scanner geïnstalleerd te zijn. Enkele scanners welke goed werken met Reflex 3000 zijn:

• Canon DR2580C.
• Canon DR2050C.
• Canon, complete DR xxx serie.
• Epson GT- 2500.

Zodra u op de ‘Scan’ knop drukt verschijnt het Scan document scherm.

Scaninstellingen

In dit kader vult u de instellingen in voor het scannen van documenten. De laatste instellingen worden telkens bewaard.

• Scanapparaat: Kies hier de gewenste scanner (TWAIN-diver).

• Feeder: Wel of geen automatische document invoer gebruiken. Het beste kunt u deze optie op ‘Automatisch’ instellen.

• Dubbelzijdig scannen: Indien aangevinkt, en uw scanner ondersteund deze functie, dan zal het document automatisch dubbelzijdig gescand worden.

• Toon scanner interface: Indien aangevinkt, dan zal het programma eerst het dialoogvenster van de Twaindriver laten zien. Afhankelijk van uw driver kunt u hier de verdere scaninstelling doen, zoals resolutie (DPI), scan in kleur, grijswaarde of zwart-wit.

  Opmerking: om eenmalig deze instellingen te doen, vinkt u de optie “Toon scannerinterface” aan. Hierna kunt u deze uitzetten.

• Automatisch rechtzetten: Indien aangevinkt zullen documenten welke scheef door de scanner zijn gegaan, rechtgezet worden.

• Nieuwe scan opdrachten toevoegen: Indien aangevinkt zullen nieuwe scanopdrachten worden toegevoegd aan de gescande documenten welke nog in het geheugen staan.

Pagina kader

• Blader pagina naar links.
• Blader pagina naar rechts.
• Roteer document 90 graden naar links.
• Roteer document 90 graden naar rechts.
• Zoom in (geef gescand document groter weer).
• Zoom uit (geef gescand document kleiner weer).
• Zet de huidige pagina recht.
• Verbeter het contrast van de weergegeven pagina.

1.14.1 Scannen van documenten

Leg de betreffende documenten in de scanner en druk op de knop ‘Scan één pagina’ of ‘Scan pagina’s’. De documenten worden nu gescand en worden getoond in het ‘Scan voorbeeld’ kader.

• Relatie: Kies hier de relatie waarop u het getoonde document wilt archiveren.
• Omschrijving: Geef hier een omschrijving in van het betreffende document.
• Soort scan: Vul hier het soort document in. U kunt hier later op zoeken. Scansoorten kunt u aanmaken met het programmaonderdeel: ‘Scansoortenbestand’, Diversenmenu, kolom Relatie.
• Referentie: Vul hier eventueel een referentie in. Bijvoorbeeld het factuurnummer of boekstuknummer.
• Datum: Verander hier eventueel de datum. U kunt de datum van het document overnemen.

Na de bovengenoemde velden ingevuld te hebben kunt u het document archiveren. U hebt de keuze uit:

• Deze pagina: Archiveer alleen de getoonde pagina op de betreffende relatie. De gearchiveerde pagina zal nu uit het scangeheugen verdwijnen en de volgende pagina zal getoond worden.
• Alle pagina’s: Archiveer alle pagina’s welke zijn gescand en nog in het geheugen zitten op de betreffende relatie.
• Pagina per relatie: Indien u eerst per pagina alle gegevens invoert (relatie, omschrijving, soort scan, etc.), kunt met deze knop alle pagina’s in één keer op de gekozen relatie archiveren. Deze functie is ook handig bij het gebruik van barcodes, zie hieronder.

1.14.2 Barcode

Stel u wilt alle retour gekomen pakbonnen scannen omdat er een handtekening van de ontvanger opstaat, dan kunt u een barcode op uw pakbonnen laten afdrukken. Het scanprogramma herkent de barcode en zal zelf de juiste relatie (klant) en scansoort bij het betreffende document invullen.

De barcode dient er als volgt uit te zien:

72aabbbbbbbbcccccccc
72 = vast getal
aa = vast getal 2 cijfers (verwijst naar scansoort)
bbbbbbbb = Relatienummer 8 cijfers (via opmaakvariabele)
cccccccc = Referentie (Max. 15 cijfers)

De barcode dient van het type interleave 2/5 te zijn.

1.14.3 Mail en kopieerfunctie

Ook kunt met de “Scan” knop direct documenten mailen of direct documenten kopiëren.

Scan het/de gewenste document(en) en vul het veld omschrijving en/of het e-mail adres in.

Druk op de knop “Print alle pagina’s” om kopieën te maken. Druk op de knop “Mail alle pagina’s” om de gescande documenten als PDF te mailen.

1.14.4 Opzoeken documenten

Door op de knop “Zoek documenten te klikken” kunt u alle al gescande documenten weergeven. U kunt nu het gewenste document opzoeken. Door op Enter te drukken wordt het betreffende document getoond.

Ook kunt u via de relatielijst alle gescande documenten per relatie opzoeken; Zoek de gewenste relatie op. Klik op de knop “Document” en klik op het tabblad “Scans”. Door nu op het gewenste document te klikken wordt het document weergegeven.