Reflex 3000 Uitgaand Menu: 3.4 Ingave orderregels
Met dit programma onderdeel is het mogelijk om een bestelling (order) vast te leggen in het systeem. Per klant kunnen meerdere orders aangemaakt worden.
Zodra het orderingave programma wordt gestart verschijnt de debiteurenlijst. Kies de gewenste debiteur, gevolgd door Selecteer of Enter.
Indien er nog geen orders voor de debiteur aanwezig zijn dan wordt direct het scherm geopend voor het invoeren van orderregels.
Indien er al één of meerdere orders bestaan voor de betreffende klant zal er een lijstje Verschijnen van deze orders:
Door te klikken op Toevoegen order kan een nieuwe order worden aangemaakt.
Status
Hier staat in hoeverre de order geregistreerd is. De statusberekening is afhankelijk van de gekozen pakketinstelling. Zie ook hoofdstuk 3.2 Pakket instellingen Order.
Ord. Nr.
Hierin staat het ordernummer (iedere bestelling heeft een uniek nummer).
Lever datum
In deze kolom staat de leverdatum van de betreffende order.
Dag
In deze kolom staat de dagnaam van de leverdatum.
Referentie
Bij het afsluiten van een order kan een referentie worden ingevoerd. Dit is bijvoorbeeld het ordernummer van uw klant. Deze referentie wordt hier weergegeven.
Ingebracht door
Hier wordt de inlognaam van de gebruiker weergegeven welke de order heeft aangemaakt.
Flag
Hier kunnen de volgende codes worden weergegeven:
- I = Inpaklijst is geprint.
- P = Prognose Order.
- E = Verstuurd naar Internet Bestel.
Debiteur gegevens
Aan de onderzijde van het scherm worden de debiteurgegevens weergegeven. Het volgende kan zichtbaar zijn:
- Pakbon- en factuur adres: Het factuuradres (kantooradres) en pakbonadres (afleveradres) is gelijk.
- Pakbonadres links en Factuuradres rechts. Het factuuradres (kantooradres) en pakbonadres (afleveradres) is niet gelijk.
- Pakbondebiteur links en factuurdebiteur rechts: deze debiteur heeft een filiaaladres (pakbon debiteur) en een hoofdkantooradres (factuur debiteur).
Als u een bestaande order heeft geselecteerd of een nieuwe order heeft aangemaakt wordt het scherm Invoeren order geopend. Bij een nieuwe order is het mogelijk dat eerst om de orderkop gegevens van de order wordt gevraagd. Dit is afhankelijk van een pakket instelling. Voor meer informatie over de orderkop gegevens verwijzen wij u naar hoofdstuk 3.4.6 De orderkop gegevens.
Indien in de titelbalk achter Ingave order de tekst (alleen leesrechten) staat dan heeft u geen rechten om wijzigingen aan te brengen in een order. Hierdoor zijn een aantal knoppen lichtgrijs en niet bruikbaar. Zie voor toewijzen rechten de handleiding van het Diversen menu – Gebruikers bestand.
De volgende kolommen verschijnen op het scherm:
Art. Nr.
Hier kan het gewenste artikelnummer worden ingevuld. Door daarna Enter in te toetsen, worden de overige artikelgegevens automatisch ingevuld. Indien het artikelnummer onbekend is, kan volstaan worden door het intoetsen van Enter. De artikellijst zal nu verschijnen.
Omschrijving
In deze kolom wordt de omschrijving van het betreffende artikel weergegeven. In deze kolom kunt u met de cursor niet komen, tenzij de bij Diversen menu – Diversen – Pakketinstellingen – Order de optie Artikel omschrijving mag overschreven worden tijdens invoer staat aangevinkt.
Aantal
Vul in deze kolom het gewenste aantal in. Betreft het een stuksartikel, dan zal de cursor na het toetsen van Enter naar de volgende regel springen.
Portie
In deze kolom wordt het portiegewicht van het betreffende artikel automatisch ingevuld. Dit kan handmatig veranderd worden. Is het aantal en het portiegewicht ingevuld dan zal automatisch het uiteindelijke gewicht berekend worden. Het portiegewicht kan ook nul zijn.
Gewicht
Vul hier het bestelde gewicht in. Is het portiegewicht ingevuld, dan wordt automatisch het aantal berekend. Het is niet verplicht om een gewicht in te geven.
Opmerking
Hier kunt u een eventuele opmerking per artikel ingeven. Deze tekst hoort bij de betreffende orderregel en wordt afgedrukt op de inpaklijst, productielijst per debiteur en eventueel op de ordersticker. Indien er in het bestelpatroon een opmerking is gedefinieerd dan zal deze automatisch worden ingevuld.
Prijs
Deze kolom is alleen zichtbaar, indien bij Diversen menu – Diversen – Pakketinstellingen – Order de optie op eenmalige prijs of op vraag bij veranderen staat. Het is tevens mogelijk om middels rechten per gebruiker de prijs te laten wegvallen. Indien de pakketoptie op vraag bij veranderen staat dan:
- Als de debiteur een prijslijst heeft en geen prijsafspraak, dan kunt u kiezen om de prijslijst bij te werken of een nieuwe prijslijst aan te maken voor de actuele debiteur.
- Als de debiteur een prijslijst heeft en een prijsafspraak, dan kan alleen de prijsafspraak worden bijgewerkt.
- Als de debiteur geen prijslijst heeft en wel een prijsafspraak kan alleen de prijsafspraak worden bijgewerkt.
- Als de debiteur geen prijslijst heeft en geen prijsafspraak kan een nieuwe prijsafspraak worden aangemaakt.
Kort%
Indien u werkt met kortingsgroepen dan wordt hier de korting van het artikel weergegeven. Voor verdere informatie over kortingsgroepen zie hoofdstuk 2.10 Kortingsgroepen.
Indien u het veld Kort% niet kunt wijzigen, heeft u niet voldoende rechten. Zie voor toewijzen rechten de handleiding van het Diversen menu – Gebruikers bestand.
Cons. Prijs
Dit is de prijs die op een sticker gedrukt kan worden waarop de prijs staat die de consument in de winkel moet betalen.
Bonusprijs
Dit is de bonusprijs die op een sticker gedrukt kan worden waarop de bonusprijs staat die de consument in de winkel moet betalen.
P: Partij selectie
Alleen met Reflex Partijvoorraad
Indien van het gekoppelde inkoop artikel voorraad per partij wordt bijgehouden is het mogelijk om aan iedere orderregel een partij te koppelen. Indien de P rood wordt weergegeven is er al een partij gekoppeld aan de orderregel. Voor meer informatie over het koppelen van partijen aan orderregels, zie paragraaf 3.4.11 Partijen koppelen aan orderregels.
Pakbonadres wijzigen
U kunt door te klikken op Wijzigen in het vak van het pakbonadres eenmalig het adres aanpassen. Dit kunt u gebruiken als u de betreffende order op een afwijkend adres moet afleveren. Door te klikken op Reset wordt het pakbonadres weer zoals ingegeven in het debiteuren bestand.
Status regel
Het kader aan de onderzijde van het scherm noemen we het statuskader. In dit kader wordt weergegeven wat de status is van de betreffende orderregel, dit kan zijn:
- Merk/Verpakking: Indien u in de pakketinstellingen Order heeft ingesteld dat u de klom Merk en Verpakking gebruikt dan worden deze hier weergegeven. Tevens wordt hier de inkoopfactor van het gekoppelde inkoopartikel weergegeven indien deze groter is dan 1 (Alleen met Reflex Inkoop).
- Sticker geprint: Indien blauw: Van deze orderregel is al een productiesticker geprint.
- Productielijst geprint: Indien blauw: Van deze orderregel is al een productielijst geprint. Deze status wordt pas zichtbaar als de productielijst fysiek is afgedrukt. Het bekijken van de afdruk op het scherm zal deze status niet veranderen.
- Inpaklijst geprint: Indien blauw: Van deze orderregel is al een Inpaklijst geprint. Deze status wordt pas zichtbaar als de inpaklijst fysiek is afgedrukt. Het bekijken van de afdruk op het scherm zal deze status niet veranderen.
- Registratie gemaakt: Indien blauw: Op deze orderregel is al een registratie gemaakt.
- Voorraad status: Indien u in de pakketinstellingen Order heeft ingesteld dat u de voorraad wilt bekijken tijdens het invoeren van een order dan wordt hier de voorraad status van het artikel weergegeven.
- Order Warehouse (Indien Reflex Order Warehouse): Op de eerste regel wordt het ordernummer en Orderregelnummer van de order op het filiaal weergegeven. Op de tweede regel de naam van het filiaal waar de order naartoe is verzonden. Indien er (vrd) achter staat is de order verzonden wegens een voorraadtekort op het hoofdkantoor.
- Deli XL gegevens (Indien Reflex Deli-XL): Hier wordt het Deli-XL order ID en bestand ID weergegeven.
Indien zowel Reflex Deli-XL koppeling als Reflex order Warehouse in uw licentie is opgenomen worden de Reflex Order Warehouse gegevens hier niet getoond maar alleen de Deli-XL gegevens.
Afhankelijk van de pakketinstellingen zal het programma bij het afsluiten van een order de volgende vragen stellen:
Debiteur verwijderen uit de bellijst?
Indien de debiteur ook voorkomt in de bellijst dan zal het programma een melding geven met het voorstel de debiteur van de bellijst te verwijderen. Dit om te voorkomen dat een debiteur nogmaals gebeld wordt.
3.4.1 Ingeven tekstregels in een order
In een order kunnen tekstregels worden toegevoegd. In deze tekstregels kan aanvullende informatie over de order en/of orderegel worden vermeld. Indien informatie op een orderregel (artikel) slaat dient deze direct onder de artikelregel te worden ingevoerd. Hierdoor blijft een bijbehorende tekstregel altijd gekoppeld aan de artikelregel, ook wanneer de sortering wordt gewijzigd.
Verder maakt Reflex 3000 onderscheid tussen de volgende soorten tekstregels;
Tekst (Tekst)
Door te klikken op Tekst kan een interne tekstregel ingegeven worden. Deze tekstregel wordt alleen op de inpaklijst geprint. Indien de tekstregel ook op de pakbon (bestemd voor klant) geprint dient te worden klik dan op Tekst pak.
Tekst pak (T-Pak)
Door te klikken op Tekst pak kan een tekstregel ingegeven worden. Deze tekstregel wordt zowel op de inpaklijst als op de pakbon (bestemd voor klant) geprint.
T-Ord
Dit is een automatisch ingevoegde order tekstregel. Automatisch in te voegen tekstregels worden ingegeven bij een artikel op het tabblad Tekst dan wel bij debiteur/artikel in het debiteur artikel combinatie bestand. Een tekstregel gekenmerkt met T-Ord wordt alleen afgedrukt op inpaklijst en/of productielijst en is niet handmatig in te geven.
T-Fac
Dit is een automatisch ingevoegde factuur tekstregel. Automatisch in te voegen tekstregels worden ingegeven bij een artikel op het tabblad Tekst dan wel bij debiteur/artikel in het debiteur artikel combinatie bestand. Een tekstregel gekenmerkt met T-Fac wordt afgedrukt op de inpaklijst en op de factuur.
3.4.2 Ingeven van vaste tekstregels
Door op de knoppen Tekst of Tekst pak te klikken met de rechter muisknop verschijnt de button “sneltekst”. Door deze aan te klikken is het mogelijk om zogenaamde snelteksten toe te voegen aan een order. Na het aanklikken van de knop Sneltekst verschijnt het scherm:
Door een sneltekst te selecteren en te klikken op Selecteer wordt de tekst toegevoegd aan de order.
U kunt deze lijst zelf samenstellen, door dubbel te klikken op een omschrijving kunt u tekst toevoegen.
3.4.3 Direct bellen van de klant
Door in de debiteurenlijst te klikken op de toets bellen is het mogelijk direct de “Windows telefoonkiezer” te activeren. Voordat u hiermee kunt werken dient u een aantal instellingen te wijzigen en de telefoonkiezer te configureren. Zie voor verder instructie het handboek 4 Diversen menu hoofdstuk Bellen met Reflex 3000.
3.4.4 Overige toetsen tijdens het invoeren van een order
Best
Door te klikken op Best (van bestelpatroon) kan een lijst van alle artikelen van het eerste bestelpatroon van de betreffende debiteur worden opgeroepen. Bovendien kan er uit deze lijst een artikel worden geselecteerd.
Verwijder
Door te klikken op Verwijder kan een al ingevoerde regel verwijderd worden. Indien er een registratie op een orderregel is gemaakt, zal het programma eerst vragen of de registratie verwijderd dient te worden, daarna kan de regel pas verwijderd worden.
Tussen
Door te klikken op Tussen is het mogelijk een orderregel (artikel, vrije tekst of vaste tekst) tussen te voegen. In combinatie met Reflex Order Warehouse wordt er gecontroleerd of er een regel uit de order al verstuurd is naar een filiaal. Is dit het geval dan is het niet mogelijk een regel tussen te voegen.
Totaal
Door te klikken op Totaal wordt een overzicht van het orderbedrag, het aantal orderregels en tekstregels van de order weergegeven.
Voorraad
Alleen met Reflex Voorraad
Door te klikken op Voorraad kan de voorraad van een bepaald artikel worden bekeken. Ga naar de betreffende orderregel en klik vervolgens op Voorraad.
In dit overzicht worden de volgende gegevens weergegeven:
Werkelijke voorraad per locatie
Hier wordt per voorraadlocatie de exacte huidige voorraad weergegeven.
Totale werkelijke voorraad
Hier wordt de totale voorraad van het artikel van alle voorraadlocaties weergegeven.
Leverancier
Hier wordt de eerste leverancier van het artikel weergegeven. Leveranciers kunt u ingeven in het inkoop artikelbestand.
Voorraad in de tijd
- Bx: Besteldag bij de leverancier (crediteur) van het gekoppelde inkoop artikel.
- Ax: Afleverdag van de leverancier (crediteur) van het gekoppelde inkoop artikel.
- In – st.: Hoeveel stuks wordt er op deze datum bij verwacht.
- In – kg: Hoeveel gewicht wordt er op deze datum bij verwacht.
- Uit – st.: Hoeveel stuks wordt er op verwacht op deze datum te leveren.
- Uit – kg: Hoeveel gewicht wordt er op verwacht op deze datum te leveren.
- Saldo – st.: Hoeveel stuks is er op deze datum vrij om te leveren.
- Saldo – kg: Hoeveel gewicht is er op deze datum vrij om te leveren.
Meer…
Door op de knop Meer… te klikken kunt u extra gegevens van het artikel opvragen, zoals merk, verpakking, pick locatie, prijsopbouw etc.
Partijen
Alleen met Reflex Partijvoorraad
Wanneer Reflex Partijvoorraad in uw licentie is opgenomen, kunt u, door te klikken op Partijen, de voorraad van de betreffende partijen bekijken.
Charges
Alleen met Reflex Productie
Wanneer Reflex Productie in uw licentie is opgenomen, kunt u, door te klikken op charges, de voorraad van de betreffende charges bekijken.
Zie voor een complete uitleg van het werken met de voorraad module de handleiding 4 het Diversen menu, hoofdstuk Voorraad.
Sticker
Alleen met Reflex Productie Sticker
Door te klikken op Sticker is het mogelijk om direct productiestickers van de ingevoerde order uit te printen. De opmaak van de productiesticker is vrij, zie het programma onderdeel Diversen menu – Diversen - Productie sticker opmaak.
Via het programma onderdeel Artikel – Productie groepen bestand is het mogelijk om per productiegroep een andere printer en/of productiesticker opmaak te definiëren.
Indien de knop Sticker geblokkeerd is heeft u niet voldoende rechten om een spoed ordersticker af te drukken. Zie voor toewijzen rechten handleiding 4 het Diversen menu – Gebruikers bestand.
Prijsopbouw
Door te klikken op Prijsopbouw kunt u direct de prijs van het artikel voor de betreffende debiteur bekijken.
Indien de knop prijsopbouw geblokkeerd is heeft u niet voldoende rechten om de prijsopbouw van artikelen te bekijken. Zie voor toewijzen rechten de handleiding van het Diversen menu – Gebruikers bestand.
Order Historie (Ord. His)
Alleen met Reflex Order Historie
Door te klikken op Ord. His wordt direct de orderhistorie van de betreffende debiteur opgeroepen. Hiermee kunt u de historische orders bekijken of een kopie maken van een historische order.
Door te klikken op Print wordt er direct een inpaklijst van de betreffende order geprint.
3.4.5 Overige order knoppen
De overige order knoppen welke rechtsboven in het orderscherm zijn gepositioneerd kunnen gelijktijdig worden geopend. Deze schermen zijn ook in grootte aan te passen. Indien een scherm artikelgegevens bevat dan zal de inhoud van het scherm wijzigen bij het wisselen van regel binnen de order.
De schermen welke u geopend heeft zullen bij het starten van de volgende order weer geopend worden. Indien u de schermen na het openen niet automatisch bij de volgende order weer wenst te openen dan kunt u dat aangeven in de pakketinstellingen Order door de onderstaande optie aan te vinken.
Wijzig
Door te klikken of Wijzig kunnen de instellingen zoals leverdatum, route etc. worden gewijzigd.
Info
Door te klikken op Info krijgt u direct een overzicht van de belangrijkste debiteurkenmerken.
Fin
Door te klikken op Fin kunnen de openstaande facturen worden bekeken.
Call
Alleen met Reflex Call Registratie
Door te klikken op Call kunt u direct voor de gekoppelde relatie een Call aanmaken. Let op: het relatienummer en het debiteurnummer dienen overeen te komen.
Memo
Door te klikken op Memo kan een memoveld worden geopend. Hier kunt u afspraken en/of opmerkingen welke betrekking hebben op deze klant opslaan.
Historie
Alleen met Reflex Verkoop Analyse
Door te klikken op Historie kan de afname historie per artikel worden bekeken. Ga naar de gewenste orderregel en klik op Historie. Een lijst van de laatste 50 verkopen van het betreffende artikel aan deze klant verschijnt nu in beeld (de jongste datum bovenaan):
Recl.
Door te klikken op Recl. kunnen de actie reclame artikelen worden bekeken. Indien een reclame actie artikel wordt ingevoerd in de order dan verdwijnt het artikel uit de actie reclamelijst. U kunt hiermee uw verkopers stimuleren de actie artikelen te verkopen. Zie ook hoofdstuk 3.4.9 Reclame actielijst.
Om een artikel in de lijst op te nemen moet u bij het aanmaken van een reclame aangeven dat deze in de actielijst dient te worden opgenomen.
3.4.6 De orderkop gegevens
Bij het aanmaken van een nieuwe order zal het programma om de zogenaamde orderkop gegevens. Standaard worden deze gegevens achteraf ingegeven, optioneel kan worden ingesteld dat deze gegevens vooraf dienen te worden ingegeven. Deze instelling vindt u bij de pakketinstelling: Diversen menu – Diversen – Pakketinstellingen – Order II.
Het vooraf ingeven van de orderkop gegevens heeft een aantal voordelen omdat de leverdatum onderdeel is van de orderkop gegevens. Deze leverdatum speelt een belangrijke rol bij het ingeven van de orderregels:
- De juiste verkoopprijs op de leverdatum weer geven (prijswijzigingen met ingangsdatum kunnen worden berekend).
- De juiste reclameprijs op de leverdatum weergeven.
- De voorraad op de leverdatum bepalen (voorraad in de tijd).
In de orderkop worden de voor de gehele order kenmerkende gegevens ingevoerd. In de navolgende afbeelding ziet u hiervan een overzicht. Het is mogelijk dat u niet alle velden gebruikt en deze ook niet wens te zien, het is daarom mogelijk om de orderkop gegevens geheel naar eigen wens in te delen. Zie hiervoor hoofdstuk 3.4.7 Indelen orderkop.
Leverdatum
De datum waarop de order geleverd dient te worden. Het systeem stelt zelf aan de hand van de afleverdagen de eerstvolgende afleverdatum voor. Deze afleverdatum kan door de gebruiker worden gewijzigd:
- Handmatig ingeven, gevolgd door Enter.
- Door te klikken op het vergrootglas en een datum te selecteren uit de kalander.
- Met de plustoets (+) kan de datum 1 dag verhoogd worden. Met de min-toets (-) kan de datum 1 dag verlaagd worden.
- Door te klikken op een dag. Een + teken achter de afkorting (ma+) geeft aan dat dit de dag plus 1 week is. De dagen waarop de klant standaard niet wordt beleverd zijn lichtgrijs.
Route nummer
Hier wordt automatisch aan de hand van de leverdatum het routenummer ingevuld zoals dit bij de betreffende debiteur gedefinieerd is.
In al bestaande order is het mogelijk door te klikken op wijzig om de leverdatum en het routenummer te veranderen.
Referentie
Geef hier de betreffende referentie van de klant op. Deze referentie kan op de inpaklijst en op de factuur worden geprint (zie pakketinstellingen Factuur). Het veld dient wel gedefinieerd te worden (zie documentopmaak).
Prognose order
Indien het een prognose order betreft kunt u deze optie aanvinken. Prognose orders kunnen niet worden opgeroepen op de Flex- 3000 CT. Bij het printen van de verschillende orderlijsten is het mogelijk om onderscheid te maken tussen prognose orders en normale orders.
Vertegenwoordiger
U kunt bij het ingeven van een order een afwijkende vertegenwoordiger ingegeven. Indien niets ingevoerd geldt de standaard vertegenwoordiger van de debiteur. Deze vertegenwoordiger kan worden afgedrukt op de inpaklijst.
Indien u beschikt over de module Reflex Analyse en Reflex Vertegenwoordiger dan wordt per vertegenwoordiger een aparte omzet analyse bijgehouden.
Voordat u een vertegenwoordiger kunt selecteren dient deze aan te maken. Ga hiervoor naar het programma onderdeel Uitgaand menu – Debiteur – Vertegenwoordiger bestand.
Leverwijze
Per order kunt u opgeven wat de leverwijze voor deze order is.
Voordat u een leverwijze kunt selecteren dient u deze aan te maken. Ga hiervoor naar het programma onderdeel Uitgaand menu – Debiteur – leverwijze bestand.
Laadadres
Per order kunt u opgeven wat het laadadres voor deze order is.
Voordat u een laadadres kunt selecteren dient u deze aan te maken. Ga hiervoor naar het programma onderdeel Uitgaand menu – Debiteur – Orderadressen bestand.
Vervoerder vers
Per order kunt u opgeven wie de vervoerder van de vers artikelen voor deze order is.
Voordat u een vervoerder kunt selecteren dient u deze aan te maken. Ga hiervoor naar het programma onderdeel Uitgaand menu – Debiteur – Orderadressen bestand.
Betaaltermijn / Betalen op
Deze velden zijn alleen zichtbaar als u in de pakketinstellingen Diverse – diverse – pakketinstellingen – tab: algemeen bij betaaltermijn per debiteur aanvinkt. Het is mogelijk per order een afwijkende betaaltermijn in te geven. Indien u een afwijkende betaaltermijn ingeeft wordt van deze order een aparte factuur gemaakt. In het programma onderdeel Uitboeken facturen en overzichten wordt de vervaldatum van de factuur bepaald aan de hand van deze afwijkende betaaltermijn. Tevens wordt de afwijkende betaaltermijn geboekt naar de boekhouding. Als u in de pakketinstellingen Diverse – diverse – pakketinstellingen – tab: algemeen bij betaaltermijn de optie “per artikel” wordt gekozen, zal bij het verwerken van een order per regel worden bepaald wat de betaaltermijn is. Ook bij het invoeren van pakbonregels wordt de betaaltermijn toegekend per regel. Er zijn twee invulmogelijkheden voor betaaltermijn: In het Debiteur-Artikel combinatiebestand en in het Artikel groepen bestand.
Let op niet ieder boekhoudpakket ondersteunt een afwijkende betaaltermijn. Informeer bij ReflexSystems of de leverancier van uw boekhoudpakket naar de mogelijkheden.
Vrijveld 1 t/m 3
De tekst van deze vrije velden is te definiëren via het programma onderdeel Diversen menu – Diversen - Pakket instellingen - Order. Hier kan dus zelf een omschrijving worden gekozen. Deze vrije velden kunnen worden gedefinieerd op de inpaklijst en pakbon (van een order). Zie documentopmaak.
Kenmerk
Aan een order kunt u een kenmerk toekennen. Dit order kenmerk kunt u afdrukken op uw inpaklijst.
Voordat u een kenmerk kunt selecteren dient u deze aan te maken. Ga hiervoor naar het programma onderdeel Uitgaand menu – Order – Order kenmerk bestand.
Vanaf tijd / t/m Tijd
Voor de indeling van uw route of een eventuele koppeling met een ritplan systeem kunt u een zogenaamd tijdvenster ingeven. Een tijdvenster is de tijd waartussen u bij uw klant kunt lossen. Op deze tijden wordt de routelijst gesorteerd (ook bij het eenmalig herindelen van een route wordt deze tijd gebruikt). U kunt een tijdvenster instellen voor zowel de ochtend als de middag route.
Standaard wordt het vaste tijdvenster, zoals deze is ingesteld in het debiteuren bestand voorgesteld. Per order kunt u daar eventueel van afwijken. Via het programma eenmalig herindelen route wordt dan duidelijk kenbaar gemaakt dat voor deze order een afwijkend tijdvenster is gekozen.
Moment dag
Per route ligt vast of het een ochtend of middag route betreft, hier kunt u per order weer vanaf wijken.
Filiaal
U kunt hier aangeven naar welk filiaal de gehele order verstuurd moet worden. Alle regels van de order worden naar het filiaal van de orderkop verzonden, deze instelling overschrijft dus alle andere OWH instellingen. Indien een order is afgesloten kan niet nogmaals het filiaal gekozen worden. Dit extra veld van de orderkop kunt u via diverse menu- pakketinstellingen activeren.
Direct factuur
U kunt hier aangeven of u direct na het printen van de pakbon van een order een factuur wilt uitprinten. Dit extra veld van de orderkop kunt u via diverse menu-pakketinstellingen activeren.
- Nee: U wilt niet bij het printen van de pakbon van de order een factuur uitprinten.
- Ja, met pakbon: U wilt naast de factuur ook direct de pakbon uitprinten.
- Ja, zonder pakbon: U wilt alleen de factuur direct uitprinten.
Vervoerder bevroren
Per order kunt u opgeven wie de vervoerder van de bevroren artikelen voor deze order is.
Voordat u een vervoerder kunt selecteren dient u deze aan te maken. Ga hiervoor naar het programma onderdeel Uitgaand menu – Debiteur – Orderadressen bestand.
3.4.7 Indelen orderkop
Alle gegevens welke voor de gehele order gelden worden ingegeven in de zogenaamde orderkop. Dit zijn gegevens zoals leverdatum, route, vrije velden etc. Buiten de leverdatum is het standaard niet verplicht deze velden in te voeren (het is wel mogelijk dit verplicht te maken). Indien u deze niet wenst in te voeren kunt u het programma ook zo instellen dat deze niet gevraagd worden. Het instellen van de te vragen gegevens kunt u doen in de pakketinstellingen en werkt als volgt:
- Ga naar Diversen menu – Diversen – Pakketinstellingen – Order II.
- Klik op de knop Orderkop indelen. Het navolgende scherm verschijnt.
- In het scherm Orderkop indelen kunt u vervolgens aanvinken welke gegevens u bij een order wilt invoeren en uitvinken welke gegevens u niet wenst in te voeren. Tevens kunt u aangeven of het veld verplicht is om in te voeren bij een order.
- Door het klikken op de blauwe pijlen is het tevens mogelijk de volgorde van vragen van de gegevens te wijzigen.
- Door te klikken op Terug naar standaard indeling worden alle door u gemaakte instellingen ongedaan gemaakt.
3.4.8 Voorraad controleren tijdens het ingeven van een order
Tijdens het ingeven van een verkoop order is het mogelijk het programma een melding te laten geven bij onvoldoende voorraad van het ingevoerde artikel. Het voorraad scherm toont de actuele voorraad inclusief de nog te leveren en nog te ontvangen hoeveelheden. Als er inkopen zijn na de leverdatum kunt u op dat moment controleren of er voldoende voorraad is om andere debiteuren niet te benadelen, u kunt dan kiezen of op de onbeperkt leverbaar vanaf datum zet of op de beperkt leverbaar vanaf datum zet. Standaard zal Reflex kiezen voor de onbeperkt leverbaar vanaf datum, omdat dit de optie is waarbij de voorraad gegarandeerd is. Op basis van de overige gegevens kunt u een keuze maken zoals naleveren, negatieve voorraad accepteren, ander artikel kiezen en aantal wijzigen.
Voor een beschrijving van de voorraad in Reflex 3000 For Windows verwijzen wij u naar de handleiding van het diversen menu, hoofdstuk voorraad.
3.4.9 Reclame actielijst
Indien u artikelen extra onder de aandacht van de verkopers (order invoer) wilt brengen is het mogelijk deze op te nemen in een reclame actielijst. Om een actielijst te maken dient u het volgende in te stellen:
- U dient het artikel een reclameprijs toe te kennen, zoals beschreven in hoofdstuk 1.7 Reclame prijzen. Bij de reclame-invoer kunt u vervolgens aanvinken dat het artikel in de reclameactielijst moet worden getoond.
- Bij de pakketinstellingen dient u aan te geven of de actielijst moet worden getoond bij order invoer.
Bij het aanmaken van een order zal nu een reclame actielijst worden getoond. Indien een artikel uit deze lijst door de klant wordt besteld dan verdwijnt deze automatisch uit de lijst. De lijst kunt u desgewenst wegklikken, echter indien bij de gebruiker staat ingesteld dat deze gebruiker gebruik maakt van de actielijst zal bij een nieuwe order het scherm opnieuw worden getoond.
3.4.10 Orderkorting staffel scherm
Indien u aan een debiteur een kortingsgroep heeft gekoppeld waarvan de korting afhankelijk is van het orderbedrag dan is het mogelijk om de korting tijdens het invoeren van de order met behulp van een meeloop scherm te visualiseren. In het gebruikersbestand kunt u per gebruiker aangeven of dit scherm getoond moet worden.
In dit meeloopscherm worden de volgende gegevens getoond:
- Het bedrag waar de volgende kortingstaffel ingaat.
- Het huidige orderbedrag.
- Het restantbedrag tot de volgende staffel.
- De huidige staffelkorting op basis van het orderbedrag.
- Het kortingspercentage op basis van het orderbedrag.
In de genoemde bedragen worden eventuele emballage artikelen niet meegeteld.
3.4.11 Partijen koppelen aan orderregels
Indien van het gekoppelde inkoop artikel de voorraad per partij wordt bijgehouden dan is het mogelijk om direct bij de verkoop orderregel een partij te koppelen. Door vooraf een partij te koppelen zal bij het handmatig verwerken van een order of bij het registreren op de Flex 3000 CT niet meer om het partijnummer worden gevraagd.
Indien van het gekoppelde inkoop artikel voorraad per partij wordt bijgehouden dan ziet u rechts van de orderregel een zwarte P staan. Indien het geen partijvoorraad artikel betreft is deze P grijs. In het hierboven afgebeelde voorraad is de marinade geen partijvoorraad artikel. Indien de P rood is dan is er al een partij gekoppeld aan de orderregel.
Door op de P te klikken of door te drukken op F5 kunt u het partij selectiescherm openen.
Het scherm is verdeeld in twee delen. Het bovenste deel geeft de al ontvangen partijen weer (weeglijst al geprint). Het onderste deel van het scherm geeft de al bekende maar nog niet ontvangen (weeglijst niet geprint) partijen weer. Op het scherm wordt de navolgende informatie weergegeven:
Partij / Omschrijving
Het partijnummer en de omschrijving(optioneel) van de partij.
THT
De T.H.T. datum van de partij.
Technische voorraad
De technische voorraad van de partij.
Verkoop orders
De al gereserveerde voorraad van de partij in de verkoop orders.
Verkoopbare voorraad
De verkoopbare voorraad van de partij.
V
Indien er in de kolom Verkoop orders getallen zijn ingevuld dan kunt u door te klikken op de V bekijken voor welke verkooporders de partij is gereserveerd.
Wanneer u met de muis boven een rode P gaat “hangen” dan wordt de gekoppelde partij weergegeven.
3.4.11.1 Wijzigen / verwijderen gekoppelde partij
Indien u een wijziging wilt maken in een al gekoppelde partij of u wilt van een gekoppelde partij de koppeling verwijderen dan klikt u op de rode P of u drukt op F5. het programma geeft u dan de keuze uit:
Maak vervolgens de gewenste keuze. Indien u kiest voor het aanpassen van een partij dan wordt in het partijscherm bovenaan weergeven welke partij u in eerste instantie had gekozen.
Meer in deze rubriek
- 3.1 Inleiding Reflex Order
- 3.2 Pakket instellingen Order
- 3.3 Pakketinstellingen productiesticker
- 3.4 Ingave orderregels
- 3.5 Bewerken orderregels
- 3.6 Ingave orderregels via bellijst
- 3.7 Aanmaken order via bestelpatroon
- 3.8 Printen orderlijsten (en stickers)
- 3.9 Printen order controle lijsten
- 3.10 Printen bestelde hoeveelheid per artikel
- 3.11 Artikelen herverdelen over orders
- 3.12 Verwijderen orders
- 3.13 Route bestand
- 3.14 Indelen route volgordes
- 3.15 Eenmalig herindelen route
- 3.16 Route lijst
- 3.17 Order kenmerk bestand
- 3.18 Order kosten bestand
- 3.19 Printen lijst registratie verschillen (tot nu toe)
- 3.20 Handmatig verwerken orders
- 3.21 Printen pakbonnen van openstaande orders
- 3.22 Printen verzamelpakbon van meerdere orders
- 3.23 Bekijken/activeren backorders
- 3.24 Verwijderen backorders
- 3.25 Bestelpatroon per debiteur
- 3.26 Onderhoud bestelpatroon
- 3.27 Order historie
- 3.28 Ingave offerte orders
- 3.29 Vervoersopdracht (extern)
- 3.30 Vervoersopdracht historie
- 3.31 Order controle tussenbestand
- 3.32 Manco redenen bestand