Reflex 3000 Diversen Menu: 1.13 Offertebeheer

Met Reflex Offertebeheer is het mogelijk om op basis van uw Reflex 3000 relatiebestand en uw artikelprijsafsprakenbestanden automatisch een offerte te genereren.

Reflex offertebeheer werkt in combinatie met:

• Reflex relatiebeheer.
• Microsoft Word.

Bij het aanmaken van een nieuwe offerte kunt u naast een vrije omschrijving de relatie kiezen, een prijslijst, kortingsgroep, vertegenwoordiger en een actiedatum selecteren. Op deze datum zal de betreffende vertegenwoordiger door het systeem gewaarschuwd worden.

Zodra de basisgegevens zijn ingevoerd is het mogelijk een assortiment samen te stellen met de gekozen prijsstructuur. Naast de standaard prijsafspraken is het mogelijk een afwijkende korting of vaste prijs in te voeren. Afspraken kunnen niet alleen op artikel, maar ook op groepsniveau gemaakt worden.

De basisprijs in het offerte scherm zal, voor een offerte die als prijslijst geboekt wordt, de prijslijst van de betreffende klant zijn. Voor een offerte die als prijslijst geboekt wordt zal dat de verkoop/inkoop artikelprijs (afhankelijk van de optie van de debiteur) in het artikelbestand zijn. U dient vooraf op te geven of een offerte als prijsafspraak of als prijslijst geboekt moet worden.

Zodra de relatie klant wordt, kunnen deze afspraken automatisch worden omgezet naar de prijsafspraken en het bestelpatroon van de betreffende relatie (klant). Nadat alle gegevens juist zijn ingevoerd wordt er automatisch in Word een offerte aangemaakt met de vooraf in een sjabloon vastgelegde variabele velden en standaard tekst.

Om een offerte aan te maken gaat u als volgt te werk:

1. Door te klikken op Nieuw kunt u een nieuwe offerte aanmaken. U kunt de volgende gegevens voor de offerte vastleggen:

   Omschrijving

   Hier dient u de omschrijving van de offerte invoeren.

   Relatie

   Hier geeft u aan voor welke relatie deze offerte is bedoeld.

   Prijslijst

   U kunt optioneel aangeven of deze offerte gebaseerd moet zijn op een al bestaande prijslijst. Zo ja kunt u deze selecteren. Later in het programma kunt u op deze prijslijst prijzen voor deze offerte uitzonderingen maken.

   Kortingsgroep

   U kunt optioneel aangeven of deze offerte gebaseerd moet zijn op een al bestaande kortingsgroep. Zo ja, kunt u deze selecteren.

   Vertegenwoordiger

   Hier kunt u aangeven wie de vertegenwoordiger is van de relatie. Dit kan een afwijkende vertegenwoordiger zijn voor dan de al ingevoerde vertegenwoordiger bij het relatiebestand. In combinatie met de actiedatum kunt u bij het aanmaken van de offerte automatisch een attentie voor de betreffende vertegenwoordiger op de ingevoerde actiedatum laten maken.

   Actiedatum

   Op deze datum kunt u automatisch een attentie laten invoeren voor de vertegenwoordiger. Op deze datum krijgt te vertegenwoordiger een melding en kan deze contact opnemen over de status van de offerte.

   Prijzen geldig vanaf en tot en met

   Hier kunt u aangeven van en tot wanneer de prijzen van deze offerte geldig zijn.

   Taal

   Alleen met REFLEX VALUTA

   Indien u wenst uw offerte in een afwijkende taal te maken kunt u hier een afwijkende taal kiezen. Voor de artikelgroepen en artikelomschrijving wordt nu de afwijkende taal afgedrukt in de offerte lijst. Let op dat u voor een offerte in een afwijkende taal een apart sjabloon dient te maken.

   Zie voor het invoeren van afwijkende omschrijvingen per artikelgroep en artikel het handboek Uitgaand - Artikelbestanden en Artikelgroepenbestand.

   Vervolgens klikt u op Definieer artikelen om de artikelen toe te voegen welke u gaat offreren.

2. In het bovenste gedeelte van het scherm ziet u de al eerder ingevoerde gegevens van de offerte. U bent vrij deze nu nog te wijzigen.

3. Door te klikken op Toevoegen artikelen krijgt u de artikellijst. U kunt hier u de te offreren artikelen kiezen en toevoegen aan de offerte. Het is ook mogelijk de artikelen te selecteren op basis van de artikelgroep.

4. Nadat u de artikelen heeft toegevoegd aan de offerte is het mogelijk per artikel een afwijkende prijs in te geven. U hebt de mogelijkheid uit een:

   Prijskorting

   Een korting in geld (-bedr.)op de standaardprijs van een bepaald artikel.

   Percentage korting

   Een korting in percentage (-%) op de standaardprijs van een bepaald artikel.

   Vaste prijs

   Dit is een vaste prijs voor een bepaald artikel. Deze prijs heeft dus geen verbintenis met de standaardprijs van het betreffende artikel.

   Boek als klant of prijslijst

   Het is mogelijk om een offerte direct te boeken als prijslijst (meerdere debiteuren tegelijk). Wanneer de offerte een latere ingangsdatum heeft, wordt deze ook overgenomen in de prijslijst. Bestaande prijsafspraken met betreffende klanten worden verwijderd.

   Toevoegen bestelpatroon

   Bij het invoegen van artikelen in de offerte zal er een button oplichten toevoegen bestelpatroon als de relatie ook een debiteur is en er een bestelpatroon aanwezig is. Via deze button kunt u de bestelpatroonartikelen in een keer toevoegen aan de offerte.

5. Nadat alle prijzen juist zijn ingevoerd kunt u de offerte laten maken. U klikt hiervoor op maak Offerte. In dit scherm heeft u vele mogelijkheden voor het opmaken van uw offerte. U kunt u offerte maken op een leeg document of u kunt een Word Sjabloon hiervoor gebruiken. Voor het maken van het Word Sjabloon verwijzen wij naar hoofdstuk 1.13.2 Het maken van een offertesjabloon in MS Word.

In het scherm Maak offerte voor… heeft u de volgende mogelijkheden van instellingen:

Artikelsortering

U hebt de mogelijkheid om aan te geven of u de offerte wilt onderverdelen in hoofdgroepen en/of groepen en u kunt aangeven hoe de artikelen genoemd in de offerte gesorteerd moeten worden.

Kolommen

De artikelen in de offerte worden opgenomen in een tabel. U kunt hier instellen welke kolommen zichtbaar moeten zijn op uw offerte. Per kolom kunt u de te gebruiken breedte invullen. Hoe meer kolommen u aan zet, hoe meer concessies u in de breedte moet doen.

Document

Door de optie maak aan als document aan te vinken wordt de offerte tevens aangemaakt als een Word document bij de relatie. Indien u deze niet aanvinkt wordt alleen de offerte aangemaakt bij het programmaonderdeel Offertebeheer.

Attentie

Na het maken van een offerte kunt u op de gewenste actiedatum direct een attentie aanmaken voor de betreffende vertegenwoordiger.

Sjabloon

U kunt voor het maken van uw offerte gebruik maken van een sjabloon. Op dit Sjabloon kunt u bijvoorbeeld de NAW gegevens van uw relatie en de aanhef en afsluiting van uw offerte opnemen. Voor het maken van een sjabloon zie hoofdstuk 1.13.2 Het maken van een offertesjabloon in MS Word.

Tabelopmaak en tekengrootte

U hebt de mogelijkheid om u tabel een bepaalde stijl en tekengrootte te geven. Iedere gekozen stijl zal de tabel met artikelen er anders uit doen zien.

Bewaar instellingen

Door te klikken op Bewaar instellingen worden de gemaakte instellingen opgeslagen. Iedere keer als u een offerte maakt gaat dit op basis van de opgeslagen instellingen.

Nadat u op Maak Offerte heeft geklikt wordt de offerte gemaakt.

1.13.1 Een offerte in vreemde talen

Indien u een offerte wilt maken in een vreemde taal dan dient u te beschikken over de module Reflex Valuta. U kunt vervolgens in het artikelbestand, het artikelhoofdgroepenbestand, het artikelgroepenbestand en het artikelsubgroepenbestand per taal een afwijkende omschrijving invoeren. Tevens dient u voor deze offertes een afwijkend sjabloon op te maken.

1.13.2 Het maken van een offertesjabloon in MS Word.

Voor Reflex Offertebeheer kunt u gebruik maken van een Word Sjabloon. Het aanmaken van een Word Sjabloon gaat als volgt:

1. Start Microsoft Word op.

2. Ga naar het menu onderdeel Extra, Opties, tabblad weergave en klik de optie Veldcodes aan. Door het aanzetten van deze optie is het maken van een sjabloon gemakkelijker. Na het afronden van het maken van de sjabloon zet u deze optie weer uit.

3. Nu hebt u de mogelijkheid om op het document variabelen toe te voegen. U voegt een variabele toe door te klikken op het menu Invoegen, Veld en vervolgens te kiezen voor DocVariable. In het vak Beschrijving voert u de variabele naam in.

4. Sla het document nu op in een map Wordsjabloon (Bijvoorbeeld F:\Reflex\ 001 \Template) als een Word Sjabloon met de extensie.DOT.

   Let op: Het bestand dient altijd met VO_ te beginnen.

5. U kunt nu bij het maken van een offerte kiezen voor de sjabloon.

   Op de Reflex 3000 For Windows CD-ROM is in de map RELATIE een voorbeeld sjabloon geplaatst. Het bestand heet VO_Offerte.dot.

1.13.3 Beschikbare variabelen

Voor het toevoegen van variabelen in het Word sjabloon kunt u gebruik maken van een Reflex 3000 invoegtoepassing voor Microsoft Word. Voor het gebruik van deze invoegtoepassing verwijzen wij u naar de handleiding voor de invoegtoepassing.

1.13.4 Het boeken van een offerte bij akkoord

Indien u met uw relatie overeenstemming heeft bereikt over de offerte is het mogelijk de offerte voor akkoord te boeken. Als u een offerte voor akkoord boekt, zal het programma de volgende handelingen voor uw automatisch uitvoeren:

1. Indien de relatie nog niet bestaat als debiteur wordt de debiteur aangemaakt.
2. Indien u bij de offerte een prijslijst heeft gekozen dan wordt de juiste prijslijst bij de betreffende debiteur in het debiteurenbestand ingevuld.
3. Indien u bij de offerte een kortingsgroep heeft gekozen wordt de debiteurenbestand automatisch bijgewerkt.
4. De geoffreerde artikelen en prijzen worden opgenomen als prijsafspraken van de debiteur.
5. Offerte eventueel verwijderen uit het offertebeheer.

Doordat Reflex 3000 deze handelingen voor u uit handen neemt is de kans op fouten bij het overnemen van de offerte geheel verdwenen.

Om een offerte voor definitief te boeken gaat u als volgt te werk:

1. Ga naar het programmaonderdeel Offertebeheer.
2. Zoek de te boeken offerte op en klik op Definieer artikelen.
3. Maak eventueel nog de laatste wijzigingen in de offerte en artikelgegevens.
4. Klik vervolgens op Boek als klant (indien de relatie nog niet bestaat als debiteur) of op Bijwerken klant (als de relatie al bestaat als debiteur).
5. Reflex 3000 zal de eerder genoemde bewerkingen uitvoeren.