Reflex 3000 Diversen Menu: 9.18 Opschonen bestanden

In Reflex 3000 For Windows worden diverse gegevens historisch bewaard. Het historisch bewaren van gegevens is in veel gevallen onmisbaar, echter dient u er rekening mee te houden dat hoe meer gegevens u bewaart hoe groter uw databestanden zullen worden. Om de grote van de databestanden te beheersen dient u zich af te vragen hoe lang u gegevens wenst te bewaren. Om dit alles te automatiseren gebruikt u het programmaonderdeel Opschonen bestanden.

Als u het programmaonderdeel Opschonen bestanden start (kan enige tijd duren) krijgt u een overzicht van de door Reflex 3000 For Windows gebruikte databestanden en aanvullende gegevens. Navolgend een overzicht van de getoonde gegevens:

Tabel

Hier staan de bestandsnaam of bestandsnamen welke gebruikt worden voor het opslaan van de omschreven gegevens.

KB

De grote van het (de) bestand(en). Deze waarde is indicatief.

Records

Het aantal records van de tabel. Dit zijn het aantal gegevens regels.

Bewaarperiode

Hier kunt u instellen hoelang u de gegevens wilt bewaren. U hebt de keuze uit een aantal dagen, weken, maanden en jaren. Indien u kiest voor weken, maanden of jaren zal het programma uitgaan van een volle periode. Indien u kiest voor dagen gaat het programma uit van de werkelijk aantal ingevoerde dagen. 1 jaar is altijd een volledig jaar met gegevens. 365 dagen zijn maximaal 365 dagen aan gegevens.

Schonen tot

Dit is de datum die het programma uitrekent aan de hand van de ingevoerde bewaarperiode.

Laatste actie

Hier staat vermeld wanneer het bestand voor de laatste maal is opgeschoond.

Opschonen

Hier kunt u de bestanden selecteren die u wilt opschonen. U doet dit het snelst door te drukken op de spatiebalk.

9.18.1 Het instellen van de opschoonperiodes

Het programma doet standaard een voorstel voor de opschoon periode van de gevonden bestanden. Het is echter mogelijk deze periode aan te passen naar eigen inzicht. Wij raden u echter aan de periodes niet onnodig groot te kiezen. Het te groot worden van de data bestanden heeft invloed op de performance van het programma.

Omdat het opschonen van bestanden een handmatige actie van een gebruiker vraagt dient u een gebruiker van Reflex 3000 te selecteren. In het gebruikersbestand kan u bij deze gebruiker aangeven dat u wilt dat deze gebruiker wordt herinnerd aan het opschonen bestanden.

Het interval waarin de gebruiker wordt herinnerd geeft u aan in de pakketinstellingen op het tabblad div. Stel u stelt het interval in op 30 dagen dan wordt de gebruiker die u hebt gekozen iedere 30 dagen gevraagd de bestanden op te schonen. Deze melding blijft staan totdat de gebruiker het programmaonderdeel Opschonen bestanden heeft gestart en eventueel bestanden heeft opgeschoond. De melding wordt weergegeven links onder in het scherm.

Na het opschonen van de bestanden wordt er een opschoonverslag afgedrukt. Wij adviseren u dit verslag te controleren en eventueel te bewaren. Na het opschonen zijn de databestanden niet kleiner geworden. Het bestand blijft even groot als het was maar zit vol met lege regels. Indien u het bestand ook wilt verkleinen dan dient u het bestand te herstellen met het programmaonderdeel herstellen bestanden.