Reflex 3000 Inkomend Menu: 3.3 Ingave inkooporderregels

Met dit programmaonderdeel is het mogelijk om een bestelling (inkooporder) op te nemen. Per leverancier kunnen meerdere inkooporders aangemaakt worden.

Zodra het inkooporder ingave programma wordt gestart verschijnt een crediteurenlijst. Kies de gewenste crediteur, gevolgd door Selecteer of Enter.

Indien er nog geen inkooporders voor de crediteur aanwezig zijn dan wordt direct het scherm geopend voor het invoeren van inkooporderregels.

Indien er al één of meerdere inkooporders bestaan voor de betreffende leverancier zal er een lijstje verschijnen van deze inkooporders:

Met ↑ en ↓ kan één van de betreffende inkooporders gevolgd door Enter geselecteerd worden. Door te klikken op Toevoegen inkooporder kan een nieuwe inkooporder worden aangemaakt.

Na het kiezen van de betreffende lijst verschijnt de inkooporderkeuzelijst. Deze lijst zult u in meerdere programmaonderdelen terug vinden. De bedoeling van de inkooporderkeuzelijst is het makkelijk kunnen selecteren van een reeks van inkooporders:

3.3.1 Inkooporderkeuzelijst

De inkooporderkeuzelijst bestaat uit een aantal kolommen:

Status

Geeft de status van een order weer. Berekening → Aantal geregistreerde orderregels / Totaal orderregels * 100 %. Als er op een regel teveel geregistreerd wordt, wordt de status rood als de instelling te veel geregistreerd aan staat in de pakketinstellingen.

In de pakketinstellingen kunt u tevens instellen hoe de statusberekening van een order bepaald moet worden. U hebt hiervoor 2 opties ter beschikking in de pakketinstellingen van Reflex 3000 voor Windows tabblad Inkooporder welke navolgend worden toegelicht.

Stuks artikelen: geregistreerde hoeveelheid meetellen → Optie UIT

Indien op een orderregel een registratie wordt gemaakt dan is deze orderregel voor het programma gereed ook al is het geregistreerde aantal niet gelijk aan het bestelde aantal.

Stuks artikelen: geregistreerde hoeveelheid meetellen → Optie AAN

Indien op een orderregel een registratie wordt gemaakt dan is geldt voor deze orderregel de volgende formule.

Status + BO = Geregistreerd / Besteld * 100% (BO = Back order percentage (minimaal 5%).

Gewogen artikelen: geregistreerde hoeveelheid meetellen → Optie AAN

Indien op een orderregel een registratie wordt gemaakt dan is deze orderregel voor het programma gereed ook al is het geregistreerde gewicht niet gelijk aan het bestelde gewicht.

Gewogen artikelen: geregistreerde hoeveelheid meetellen → Optie UIT

Indien op een orderregel een registratie wordt gemaakt dan is geldt voor deze orderregel de volgende formule.

Status + BO = Geregistreerd / Besteld * 100% (BO = Back order percentage (minimaal 5%).

Ord. Nr.

Hierin staat het inkoopordernummer (iedere bestelling heeft een uniek nummer).

Lever datum

In deze kolom staat de leverdatum van de betreffende inkooporder.

Referentie

Bij het afsluiten van een inkooporder kan een referentie worden ingevoerd. Dit is bijvoorbeeld het verkoop ordernummer van uw leverancier. Deze referentie wordt hier weergegeven.

Ingebracht door

Hier wordt de inlognaam van de gebruiker weergegeven welke de order heeft aangemaakt.

Route

In deze kolom staat het routenummer waar de betreffende inkooporder onder valt. Het ingeven van de route is indicatief en wordt verder niet gebruikt in het programma.

Originele Order

Indien een gedeelte van een order via een backorder terug is geplaatst, krijgt de nieuwe order een nieuw ordernummer. In deze kolom wordt het originele ordernummer weergegeven.

Flag

Hier kunnen de volgende codes worden weergegeven:

I = Inpaklijst is geprint.

Crediteur gegevens

Aan de onderzijde van het scherm worden de crediteurgegevens weergegeven.

3.3.2 Direct bellen van de leverancier

Door in de crediteurenlijst te klikken op bellen is het mogelijk direct de crediteur te bellen middels de onder Windows aanwezige telefoonkiezer. Alvorens u hiermee kunt werken dient u een aantal instellingen te maken en de telefoonkiezer te configureren. Voor verder instructie hiervan verwijs ik u naar het Diversen menu handboek hoofdstuk Bellen met Reflex 3000 voor Windows.

Als u een bestaande inkooporder heeft geselecteerd of een nieuwe inkooporder heeft aangemaakt wordt het scherm Invoeren inkoopinkooporder geopend.

3.3.3 Ingave inkooporderregels

Art. Nr.

Hier kan het gewenste inkoopartikelnummer worden ingevuld. Door daarna Enter in te toetsen, worden de overige inkoopartikelgegevens automatisch ingevuld. Indien het inkoopartikelnummer onbekend is, kan volstaan worden door het intoetsen van Enter. Het inkoopartikellijst zal nu verschijnen.

Omschrijving

In deze kolom wordt de omschrijving van het betreffende inkoopartikel weergegeven.

Aantal

Vul in deze kolom het gewenste aantal in. Betreft het een stuksinkoopartikel, dan zal de cursor na het toetsen van Enter naar de volgende regel springen.

Portie

In deze kolom wordt het portiegewicht van het betreffende inkoopartikel automatisch ingevuld. Dit kan handmatig veranderd worden. Is het aantal en het portiegewicht ingevuld dan zal automatisch het uiteindelijke gewicht berekend worden. Het portiegewicht kan ook nul zijn.

Gewicht

Vul hier het bestelde gewicht in. Is het portiegewicht ingevuld, dan wordt automatisch het aantal berekend. Het is niet verplicht om een gewicht in te geven.

Opmerking

Hier kunt u een eventuele opmerking per inkoopartikel ingeven. Deze tekst hoort bij de betreffende inkooporderregel en wordt afgedrukt op de inpaklijst, productielijst per crediteur en eventueel op de inkoopordersticker. Indien er in het bestelpatroon een opmerking is gedefinieerd dan zal deze automatisch worden ingevuld.

Prijs

Deze kolom is alleen zichtbaar, indien bij Diversen menu – Diversen – Pakketinstellingen – Inkoop order de optie op eenmalige prijs of op vraag bij veranderen staat. Wanneer er een handmatige prijs ingegeven wordt, wordt gevraagd: of deze prijs eenmalig is, als vaste prijs in prijsafspraak leverancier opgenomen moet worden of aangepast moet worden in het artikelbestand.

P: Partij selectie

Alleen met Reflex Partijvoorraad

Indien van het gekoppelde inkoopartikel voorraad per partij wordt bijgehouden dan is het mogelijk om per inkooporderregel een partij te koppelen. Voor meer informatie over het koppelen van partijen aan orderregels, zie paragraaf 3.3.5 Partijen koppelen aan inkooporderregels.

Status regel

Het kader aan de onderzijde van het scherm noemen we het statuskader. In dit kader wordt weergegeven wat er al is gedaan met de betreffende orderregel, dit kan zijn:

Merk/Verpakking

Indien u in de pakketinstellingen Order heeft ingesteld dat u de klom Merk en Verpakking gebruikt dan worden deze hier weergegeven. Tevens wordt hier de inkoopfactor van het gekoppelde inkoopartikel weergegeven indien deze groter is dan 1 (Alleen met Reflex Inkoop).

Order status: Inpaklijst geprint

Indien blauw: Van deze orderregel is al een Inpaklijst (bestelling naar leverancier) geprint.

Order status: Registratie gemaakt

Indien blauw: Op deze orderregel is al een registratie gemaakt.

Voorraad status

Indien u in de pakketinstellingen Order heeft ingesteld dat u de voorraad wilt bekijken tijdens het invoeren van een order dan wordt hier de voorraad status van het artikel weergegeven.

Extra gegevens

Hier wordt de inkoopfactor, aantal op pallet en aantal op palletlaag van het artikel weergegeven. Zie voor verdere informatie over deze gegevens het inkoopartikelbestand.

Artikelinfo leverancier

Indien u bij het programmaonderdeel Artikel codering crediteuren een artikelcode en/of omschrijving van het artikel van de crediteur invoert, wordt deze informatie hier getoond. Indien u gebruik maakt van de module Reflex Orderwarehouse, worden hier de ordergegevens van de leverancier getoond en niet de artikelcode en omschrijving van de leverancier.

3.3.4 Overige toetsen tijdens het invoeren van een inkooporder

Tekst en Tekst pak

Door te klikken op Tekst kan een tekstregel ingegeven worden. Deze tekstregel wordt alleen op de inpaklijst geprint. Indien de tekstregel ook op de weeglijst (bestemd voor leverancier) geprint dient te worden klik dan op Tekst pak.

Verwijder

Door te klikken op Verwijder kan een al ingevoerde regel verwijderd worden. Indien er een registratie op een inkooporderregel is gemaakt, zal het programma eerst vragen of de registratie verwijderd dient te worden, daarna kan de regel pas verwijderd worden.

Memo

Door te klikken op Memo kan een memoveld worden opgeroepen. Hierin kunt u afspraken gemaakt met de betreffende leverancier in opslaan.

Totaal

Door te klikken op Totaal wordt een overzicht van het inkooporderbedrag, het aantal inkooporderregels en tekstregels van de inkooporder weergegeven.

Voorraad

Alleen met Reflex Voorraad

Door te klikken op Voorraad kan de voorraad van een bepaald artikel worden bekeken. Ga naar de betreffende orderregel en klik vervolgens op Voorraad.

In dit overzicht worden de volgende gegevens weergegeven:

Werkelijke voorraad per locatie

Hier wordt per voorraadlocatie de exacte huidige voorraad weergegeven.

Totaal werkelijke voorraad

Hier wordt de totale voorraad van het artikel van alle voorraadlocaties weergegeven.

Leverancier

Hier wordt de eerste leverancier van het artikel weergegeven. Leveranciers kunt u ingeven in het inkoopartikelbestand.

Voorraad in de tijd

• Bx: Besteldag bij de leverancier (crediteur) van het gekoppelde inkoopartikel.
• Ax: Afleverdag van de leverancier (crediteur) van het gekoppelde inkoopartikel.
• In – st: Hoeveel stuks wordt er op deze datum bij verwacht.
• In – kg: Hoeveel gewicht wordt er op deze datum bij verwacht.
• Uit – st: Hoeveel stuks wordt er op verwacht op deze datum te leveren.
• Uit – kg: Hoeveel gewicht wordt er op verwacht op deze datum te leveren.
• Saldo – st: Hoeveel stuks zijn er op deze datum vrij om te leveren.
• Saldo – kg: Hoeveel gewicht is er op deze datum vrij om te leveren.

Partijen

Alleen met Reflex Partijvoorraad

Indien Reflex Partijvoorraad in uw licentie is opgenomen, kunt u door te klikken op Partijen de voorraad van de betreffende partijen bekijken.

Charges

Alleen met Reflex Productie

Indien Reflex Productie in uw licentie is opgenomen, kunt u door te klikken op Charges de voorraad van de betreffende charges bekijken.

Historie

Alleen met Reflex Inkoopanalyse

Door te klikken op Historie kan de afname historie worden bekeken. Ga naar de betreffende inkooporderregel klik op Historie. Een lijst van de laatste 50 keren dat deze leverancier het betreffende inkoopartikel heeft afgenomen, verschijnt nu in beeld (de jongste datum bovenaan):

Verplaats

Wanneer u een orderregel liever in een andere order wilt zetten, kunt u op deze regel gaan staan met de cursor en op de knop verplaats drukken.

U kunt dan kiezen om de regel in een nieuwe order of een al bestaande order toe te voegen. In het laatste geval krijgt u de lijst met inkooporders te zien waaruit u kunt kiezen.

EDI

U kunt een order direct versturen als EDI order door op de EDI knop te drukken.

Print

Door te klikken op Print wordt er direct een inpaklijst van de betreffende inkooporder geprint.

Wijzig

Door te klikken of Wijzig kunnen de instellingen zoals leverdatum, route etc. worden gewijzigd.

Bij het aanmaken van een nieuwe inkooporder zal het programma, bij het verlaten van deze inkooporder met Terug of Print, eerst vragen om de leverdatum, routenummer en de referentie, zie 3.3.8 De orderkopgegevens.

3.3.5 Partijen koppelen aan inkooporderregels

Het is mogelijk aan een inkooporder direct een partijnummer toe te kennen en eventueel aanvullende partijgegevens in te voeren (bijvoorbeeld rundertracering gegevens). Door vooraf aan een orderregel een partijnummer toe te kennen is zal bij de goederen ontvangst op de Flex 3000 CT of bij handmatig verwerken inkooporders niet meer worden gevraagd om het partijnummer. Het vooraf ingeven van de juiste partijnummers en overige partij informatie zal de goederen ontvangst versnellen en zal leiden tot minder fouten bij de invoer van de gegevens.

Door te klikken op de P kunt u een partijnummer aanmaken of een al bestaande partij kiezen en deze hiermee toewijzen aan de orderregel. Nadat een partij aan de orderregel is gekoppeld wordt de P rood. Het is ook mogelijk voor iedere regel tegelijk één partijnummer toe te kennen. U kiest dan voor de P welke boven de P’s van de regels is gelegen. Als deze P rood is zoals hieronder weergegeven dan geldt de daar toegekende partij voor alle orderregels.

Indien de bovenste P is gekozen en alle orderregels dezelfde partij hebben is het wel mogelijk om een afwijking per regel te maken.

Door nogmaals op de P te klikken met uw muis wordt de partij ontkoppeld van de orderregel.

3.3.6 Het gebruik maken van besteladviezen

Advies

Door te klikken op Advies wordt het bestelpatroon van de leverancier gevuld met de door het programma geadviseerde hoeveelheden. U bent vrij om deze achteraf te wijzigen. Het besteladvies kan ook automatisch worden gevuld als de regels zonder aantal en gewicht niet van een bestelpatroon afkomstig zijn. Tevens kan het besteladvies van een enkel artikel worden overgenomen naar de inkooporder regel.

Info Advies

Door te klikken op Info advies krijgt u een overzicht van het besteladvies van dit artikel op basis van de bestelformule die aan dit artikel is gekoppeld.

3.3.7 Het zoeken van een leverancier bij een inkoopartikel

Indien u een artikel wilt bestellen en u weet niet bij welke leverancier dit artikel wordt ingekocht dan kunt u in het Ingave inkooporder regels scherm een leverancier zoeken bij een artikel door te klikken op Zoek leverancier.

3.3.8 De orderkopgegevens

Bij het aanmaken van een nieuwe inkooporder zal het programma, bij het openen of verlaten van deze vragen om de zogenaamde orderkopgegevens. Het vragen van de orderkopgegevens vooraf of achteraf is afhankelijk van een pakketinstelling van Reflex 3000 For Windows. Het betreft de pakketinstelling: Diversen menu – Diversen – Pakketinstellingen – Order II: Eerst leverdatum invullen bij het aanmaken van een order.

Het vooraf vragen van de orderkopgegevens heeft een aantal voordelen ten opzichte van het achteraf vragen. Deze voordelen ontstaan omdat de leverdatum onderdeel is van de orderkopgegevens. Het is juist deze leverdatum die een belangrijke rol speelt bij het ingeven van de orderregels. Weet men voor het ingeven van de orderregels de juiste leverdatum dan kan Reflex 3000:

• De juiste verkoopprijs op de leverdatum weergeven (prijswijzigingen met ingangsdatum kunnen worden mee berekend).
• De juiste reclameprijs op de leverdatum weergeven.
• De voorraad op de leverdatum bepalen (voorraad in de tijd).

In de orderkop worden de voor de gehele order kenmerkende gegevens ingevoerd. In de navolgende afbeelding ziet u hiervan een overzicht. Het is mogelijk dat u niet alle velden gebruikt en deze ook niet wens te zien, het is daarom mogelijk om de orderkopgegevens geheel naar eigen believen in te delen. Zie hiervoor hoofdstuk 3.3.9 Indelen inkooporderkop.

Leverdatum

Datum waarop de order geleverd dient te worden. Het systeem genereert zelf de afleverdatum voor de order. Hier wordt gekeken naar afleverdagen van de klant. Deze afleverdatum kan natuurlijk altijd door de gebruiker weer worden gewijzigd.

1. Handmatig ingeven, gevolgd door Enter.
2. Door te klikken op het vergrootglas en een datum te selecteren uit de kalander. Door op de vandaag knop te drukken wordt gelijk de datum van vandaag ingevuld bij de leverdatum.
3. Met de plustoets (+) kan de datum 1 dag verhoogd worden. Met de min-toets (-) kan de datum 1 dag verlaagd worden.
4. Door te klikken op een dag. Een + teken geeft aan dat dit de dag plus 1 week is. De dagen waarop de klant niet wordt beleverd zijn lichtgrijs.

Route nummer

Dit is het routenummer wat u op krijgt van uw leverancier. Het nummer is een indicatie.

Referentie

Geef hier de betreffende referentie van de klant op. Deze referentie kan op de factuur worden geprint (zie pakketinstellingen Factuur) en kan ook de inpaklijst worden gedefinieerd (zie documentopmaak).

Vrijveld 1 t/m 3

De tekst van deze vrije velden is te definiëren via het programmaonderdeel Diversen menu – Diversen - Pakketinstellingen – Inkooporder. Hier kan dus zelf een omschrijving worden gekozen. Deze vrije velden kunnen worden gedefinieerd op de inpaklijst en weeglijst (van een order). Zie documentopmaak.

In al bestaande order is het mogelijk door te klikken op wijzig om de leverdatum en het routenummer te veranderen.

3.3.9 Indelen inkooporderkop

Alle gegevens welke voor de gehele inkooporder gelden worden ingegeven in de zogenaamde inkooporderkop. Dit zijn gegevens zoals leverdatum, route, vrije velden etc. Buiten de leverdatum is het niet verplicht deze velden in te voeren. Indien u deze niet wenst in te voeren kunt u het programma ook zo instellen dat deze ze niet vraagt. Het instellen van de te vragen gegevens kunt u instellen in de pakketinstellingen en wordt navolgend toegelicht.

1. Ga naar Diversen menu – Diversen – Pakketinstellingen – Inkooporder.
2. Klik op de knop Order Indelen. Het navolgende scherm verschijnt.
3. In het scherm Orderkop indelen kunt u vervolgens aanvinken welke gegevens u bij een order wilt invoeren en uitvinken welke gegevens u niet wenst in te voeren.
4. Door het klikken op de blauwe pijlen is het tevens mogelijk de volgorde van vragen van de gegevens te wijzigen.
5. Door te klikken op Terug naar standaard indeling worden alle door u gemaakte instellingen ongedaan gemaakt.