Reflex 3000 Diversen Menu: 9.12 Definiëren exportbestand(en) inkoop

Met behulp van Reflex Export is het mogelijk om via Reflex 3000 For Windows weeglijsten, inkooporderkoppen en regels te exporteren in een vrij op te maken formaat. Deze export kunt u gebruiken voor het beschikbaar stellen van uw weeglijsten en orders t.b.v. een extern software pakket. Deze export van weeglijsten en orders kunt u eenmalig of meerdere malen uitvoeren. Het is bovendien mogelijk om de mutaties van de stambestanden automatisch te exporteren om zodoende de data van het externe software pakket ‘up to date’ te houden.

Exportbestand

Voor Reflex export heeft u de beschikking over de navolgende bestanden:

• Weeglijstidentificatie (inkoop).
• Weeglijstkop (inkoop).
• Weeglijstregel (inkoop).
• Weeglijsteinde (inkoop).
• Orderkop (inkoop).
• Orderregel (inkoop).

Als u een bestand selecteert worden in de lijst daaronder direct de beschikbare velden van het bestand weergegeven. Door op één van de buttons rechts te klikken heeft u de mogelijkheid om het geselecteerde veld toe te voegen aan de export definitie (vak daaronder).

• Knop 1: Het geselecteerde item wordt boven aan de export toegevoegd.
• Knop 2: Het geselecteerde item wordt boven het al geselecteerde item in de exportdefinitie aan de export toegevoegd.
• Knop 3: Het geselecteerde item wordt onder aan de export toegevoegd.

Definitie

U kunt voor ieder bestand maximaal 10 (A t/m J) exportdefinities maken. Het is dus mogelijk om een bestand op verschillende manieren te exporteren. Welke export u gebruikt voor een bestand geeft u aan bij het filiaal. Dit filiaal kunt u vervolgens koppelen aan bijvoorbeeld een debiteur of artikel.

Exportdefinitie

In het vak exportdefinitie staan de velden van het geselecteerde bestand die worden geëxporteerd. Deze velden dient u in de juiste volgorde te zetten. Dit kunt u bewerkstelligen door gebruik te maken van de knoppen met de pijltjes waarmee u de items omhoog of omlaag kunt verschuiven. Door te klikken op de knop met het rode kruis wordt het geselecteerde item verwijderd uit de exportdefinitie.

Instellingen

U kunt met de instellingen bepalen hoe uw exportdefinitie eruit moet zijn. Een belangrijk onderdeel hiervan is hoe in het aan te maken exportbestand de geëxporteerde velden worden gescheiden. U hebt hiervoor meerdere mogelijkheden, te weten:

• Velden met vaste breedte.
• Velden gescheiden door een komma (,).
• Velden gescheiden door een puntkomma (;).
• Velden gescheiden door een zelf te definiëren scheidingsteken.

Het effect van het wijzigen van het scheidingsteken ziet u in het voorbeeld dat onder aan het scherm wordt getoond.

Exportbestandnaam

Geef hier aan waar u het te maken exportbestand wilt opslaan.

Naam exp. waarde

Hier wordt de standaard naam van het veld weer gegeven. U kunt eventueel deze naam wijzigen. Het wijzigen van de naam heeft geen invloed op de export.

Testwaarde

Hier kunt u een waarde voor het veld ingeven. Deze waarde wordt gebruikt voor de testweergave van de export aan de onderzijde van het scherm.

Lengte veld

Hier kunt u de lengte van het veld beïnvloeden. Indien u de waarde op nul laat staan wordt de werkelijke databaselengte gebruikt. Indien u een korte lengte ingeeft dan wordt bij de export de inhoud van het veld afgekapt.

Uitlijning

Hier kunt u aangeven of de inhoud van het geëxporteerde veld links of rechts moet worden uitgelijnd.

Aanhalingstekens

Hier kunt u aangeven of het geselecteerde veld tussen aanhalingstekens moet worden geplaatst.

Trim spaties

Indien de inhoud van een veld is opgeslagen met extra spaties dan kunt u deze er aftrimmen door deze optie aan te vinken.

Laden ⯆

Door op het pijltje naast Laden te klikken kunt u de gegevens van een al bestaande exportdefinitie kopiëren of laden in de exportdefinitie die u aan het maken bent.

Opslaan

Door te klikken op Opslaan worden de gemaakte instellingen c.q. wijzigingen in de exportdefinitie definitief opgeslagen.

Test opmaak

Door te klikken op test opmaak kunt u van de gemaakte exportdefinitie een test maken en deze zichtbaar maken op het scherm.

Print opmaak

Door te klikken op Print Opmaak kunt u de instellingen van de gekozen exportdefinitie afdrukken.

9.12.1 Exportopvulling toevoegen

Indien u tussen twee velden een extra opvulling wilt toevoegen dan kunt u dit doen door met de rechtermuisknop te klikken op het onderste vak exportdefinitie.

In het rechtervak kunt u aangeven wat voor een waarde de opvulling moet hebben. Eventueel kunt u een afwijkende testwaarde ingeven. Verder kunt u de standaard gegevens invoeren zoals deze ook bij geëxporteerde database velden gelden.

9.12.2 De exportvertaaltabel

Indien u een veld van uw te exporteren Reflex 3000 bestand moet vertalen naar een andere waarde dan kunt u gebruik maken van de vertaaltabel. De vertaaltabel verschijnt indien u bij de testwaarde op het vergrootglas klikt. Als voorbeeld u hebt een bestand waarin de BTW wordt aangeduid met 0, 1, 2, 3 en 4. Door nu de vertalingen in te voeren worden deze velden automatisch vertaald naar bijvoorbeeld de waarden Laag, hoog, Nul, Emb en LB.

9.12.3 Exportbestandsnaam

In het bovenstaande veld is het mogelijk de naam en het pad van het exportbestand in te voeren. De bestandsnaam kan een vaste naam hebben of worden geformeerd door variabelen zoals datum en tijd. Het is mogelijk na de export van het orderbestand een zogenaamd OK bestand te maken. Dit OK bestand kan door het ontvangende pakket gebruikt worden om te detecteren dat het exportbestand volledig geschreven is en kan worden geïmporteerd. Door te klikken op het vergrootglas is het mogelijk een bestandsnaam voor het OK bestand in te geven. Indien dit bestand dezelfde naam als het exportbestand moet hebben, alleen met de extensie OK voert u het volgende in:

9.12.4 Verplichte velden

Indien een order niet mag worden geëxporteerd als een bepaald veld of bepaalde velden niet zijn ingevuld dan kunt u dat instellen door te klikken op maak velden verplicht.