Reflex 3000 Diversen Menu: 2.2 Voorraad in de tijd en Reflex Order

2.2.1 Inleiding

Voorraad in de tijd is een voorraadsysteem dat niet alleen rekening houdt met de werkelijke (fysieke) voorraad, maar ook met aflever- en aanlevertijdstip van de betreffende producten. Tijdens het invoeren van een verkooporder is het mogelijk de huidige voorraad in de tijd van het betreffende artikel op te vragen. Bovendien is het mogelijk om het programma een melding te laten geven bij een tekort aan voorraad.

Voordat u met de voorraad kunt gaan werken dient u in te voeren:

1. Voorraadlocatie(s) ingeven.
2. Per verkoopartikel de koppeling naar het inkoopartikel ingeven. Zie handleiding Uitgaand menu – Artikelbestand - Voorraad.
3. Per inkoopartikel ingeven of de voorraad bijgehouden dient te worden en zo ja, hoe dit dient te gebeuren. Zie handleiding Inkomend menu – Inkoopartikelbestand - Voorraad.
4. Per inkoopartikel ingeven of gecontroleerd moet worden op voldoende voorraad tijdens het invoeren van een verkooporder. Zie handleiding Inkomend menu – Inkoopartikelbestand - Voorraad.
5. Om voorraad in de tijd goed te kunnen bepalen dient u de volgende pakketoptie aan te vinken: Diversenmenu - Diversen - Pakketinstellingen – Eerst leverdatum invullen bij aanmaken order. Doordat bij de orderinvoer de leverdatum van de order bekend is kan de voorraad in de tijd worden bepaald.

2.2.2 Voorraad in de tijd en voorraadcontrole tijdens invoeren van een order

Reflex 3000 For Windows gebruikt een controle aan de hand van de voorraad in tijd. De uitgangspunten hiervan zijn:

• Indien een bestelling bij een leverancier is geplaatst (inkooporder), dan wordt gerekend op correcte levering hiervan door de leverancier.
• Er wordt gebruik gemaakt van de opgegeven. Bestel- en afleverdagen van de 1e leverancier van het inkoopartikel. Met de mogelijkheid van het invoeren van tussentijdse ad-hoc bestellingen (= afwijken van de bestel- en bezorgdagen) wordt geen rekening gehouden. Echter, wanneer deze eenmaal zijn ingevoerd, worden ze wel in de berekening meegenomen.
• Er wordt geen rekening gehouden met mogelijke bestellingen bij andere leveranciers (die dus ook andere bel- en bezorgdagen kunnen hebben). Er wordt alleen gerekend met 1e leverancier van het artikel.
• Inkooporders voor andere leveranciers die zijn ingevoerd worden wel in de berekening meegenomen.
• Tijdsbestek voorraadcontrole. Het systeem bepaalt een tijdsbestek waarover de voorraadcontrole moet plaatsvinden. De einddatum van dit tijdsbestek is zodanig gekozen, dat na deze datum de beschikbare voorraad oneindig is (met andere woorden: het is zeker dat de leverancier het product op die einddatum kan leveren). Deze einddatum is de eerstvolgende afleverdag van de leverancier waarvoor nog een bestelling kan worden geplaatst, rekening houdend met een eventuele levertijd van het gevraagde product.
• Indien uw leverdatum bij uw klant later is dan de eerste afleverdag na de eerste besteldag van uw leverancier dan, is het product onbeperkt leverbaar.
• Uitgaande dat u het product oneindig groot kan inkopen bij mijn leverancier.

Bepalen van de voorraad

De voorraadcontrole doorloopt het volgende algoritme:

1. Bepaal tijdsbestek.

   • Bepaal het inkoopartikel van het verkoopartikel.
   • Bepaal de 1e leverancier van het inkoopartikel.
   • Bepaal de eerstvolgende beldag van deze leverancier.
   • Tel de levertijd van het inkoopartikel bij deze beldag op.
   • Neem nu de eerstvolgende afleverdag van de leverancier.

   De nu verkregen datum is de einddatum voor de voorraadcontrole.

2. Bepaal de technische voorraad. Tel de voorraad op de locaties van het inkoopartikel.

3. Bepaal de beschikbare voorraad op de gevraagde afleverdatum. Tel de verkooporders t/m de gevraagde afleverdatum en tel de inkooporders tot de gevraagde afleverdatum. Beschikbare voorraad = technische voorraad + inkopen – verkopen.

   Er kunnen meerdere verkoopartikelen aan een inkoopartikel gekoppeld zijn. Reflex voorraad telt dus de verkopen van alle aan het inkoopartikel gekoppelde verkoopartikel mee, rekening houdend met de voorraadfactor.

4. Bepaal de beschikbare dagvoorraad voor alle dagen na de gevraagde afleverdatum t/m de laatste dag van het tijdbestek. Berekening:

   1e dag na afleverdatum:

   • Neem de beschikbare voorraad van de afleverdatum.
   • Tel de inkopen van de afleverdatum hierbij op.
   • Trek de verkopen van de huidige dag daar weer vanaf.

   2e dag na afleverdatum:

   • Neem de beschikbare voorraad van de vorige dag.
   • Tel de inkopen van de vorige dag hierbij op.
   • Trek de verkopen van de huidige dag daar weer vanaf.

   3e dag na afleverdatum:

   • Etc.

   ne dag na afleverdatum:

   • Etc.

2.2.3 Rekenvoorbeeld voorraadcontrole

Er wordt een rekenvoorbeeld gegeven aan de hand van de volgende gegevens:

• Het is vandaag donderdag de 1e.

• Er worden 5 stuks besteld voor dinsdag de 6e.

• De bel- en leverdagen van de 1e leverancier zijn als volgt:

  Beldag	Leverdagen	Bezorgdag
  Dinsdag	3	Vrijdag
  Vrijdag	3	Maandag

• De levertijd van het product bedraagt 11 dagen.

• Onderstaande tabel toont de in- en verkopen:

  	Do 1	Vr 2	Za 3	Zo 4	Ma 5	Di 6	Wo 7	Do 8	Vr 9	Za 10
  Besteldagen		B1				B2			B3
  Leverdagen					A1				A2
  Inkopen			10				10
  Verkopen	5				5				5

Stap 1: Bepaal tijdsbestek.

• Eerstvolgende beldag (B1) van de leverancier is vrijdag de 2e.
• Levertijd van 11 dagen erbij is dinsdag de 13e.
• Eerstvolgende afleverdag (A4) is dan vrijdag de 16e.
• De gevraagde afleverdatum van dinsdag de 6e ligt binnen het tijdsbestek, dus er is een voorraadcontrole nodig.

Stap 2: Bepaal de technische voorraad.

• De voorraad bedraagt 5 stuks.

Stap 3: Bepaal de beschikbare voorraad op de afleverdatum.

• Beschikbare voorraad = Technische voorraad + Inkopen – Verkopen.
• Beschikbare voorraad = 5 + 10 – 10 = 5.

Stap 4: Bepaal de beschikbare voorraad voor alle dagen na de gevraagde afleverdatum.

• Zie onderstaande tabel:

  	Do 1	Vr 2	Za 3	Zo 4	Ma 5	Di 6	Wo 7	Do 8	Vr 9	Za 10
  Inkopen			10				10
  Verkopen	5				5				5

De kleinst beschikbare dagvoorraad is 3 stuks (op dinsdag de 13e en woensdag de 14e). Op dinsdag de 6e kunnen we dan dus maximaal 3 stuks leveren. Wanneer we op deze dinsdag meer dan drie stuks verkopen, dan heeft gevolgen voor de levering van 17 stuks op dinsdag de 13e.

Er werden 5 stuks besteld. De beschikbare voorraad is echter slechts 3 stuks!

2.2.4 Bekijken van de voorraad in de tijd tijdens invoeren van een order

Tijdens het invoeren van een verkooporder is het mogelijk om de voorraad in de tijd te bekijken van het gekozen artikel in de order. Dit kan op twee manieren:

1. Door te klikken op Voorraad.
2. Het programma geeft een melding dat er onvoldoende voorraad is. U klikt op Voorraad in de tijd.

Als u op een van eerder genoemde manieren de voorraad in de tijd oproept, dan verschijnt het Voorraad informatie (in de tijd) scherm.

Het is mogelijk om een afwijkende levertijd in te voeren voor een bepaald inkoopartikel. Deze levertijd wordt ingevoerd bij Inkomend menu – Inkoopartikelbestand – Voorraad – Levertijd. Deze levertijd gaat dan boven de algemene levertijd van de leverancier zoals ingevoerd in het crediteurenbestand.

In het eerder getoonde overzicht worden de volgende gegevens weergegeven:

Werkelijke voorraad per locatie

Hier wordt per voorraadlocatie de (fysieke) huidige voorraad weergegeven.

Totale fysieke voorraad

Hier wordt de totale voorraad van het artikel van alle voorraadlocaties weergegeven in stuks en kilogrammen.

Leverancier

Hier wordt de eerste leverancier van het artikel weergegeven. Leveranciers kunt u ingeven in het inkoopartikelbestand.

Voorraad in de tijd

• Bx: Besteldag bij de leverancier (crediteur) van het gekoppelde inkoopartikel.
• Ax: Afleverdag van de leverancier (crediteur) van het gekoppelde inkoopartikel.
• In – st.: Hoeveel stuks wordt er op deze datum bij verwacht.
• In – kg: Hoeveel gewicht wordt er op deze datum bij verwacht.
• Uit – st.: Hoeveel stuks wordt er op verwacht op deze datum te leveren.
• Uit – kg: Hoeveel gewicht wordt er op verwacht op deze datum te leveren.
• Saldo – st.: Hoeveel stuks is er op deze datum vrij om te leveren.
• Saldo – kg: Hoeveel gewicht is er op deze datum vrij om te leveren.

Partijen

Alleen met Reflex Partijvoorraad

Indien Reflex Partijvoorraad in uw licentie is opgenomen, kunt u door te klikken op Partijen de voorraad van de betreffende partijen bekijken.

2.2.5 Controleren van voorraad tijdens invoer verkooporder

Om de voorraad te automatisch te controleren tijdens het invoeren van een order, dient u de volgende velden van de betreffende inkoopartikelen in te vullen (zie ook inkoopartikelbestand).

Controleer voorraad tijdens invoer van een order

Alleen met Reflex Voorraad

Indien tijdens het ingeven van een Verkooporder blijkt dat er van een gekoppeld inkoopartikel te weinig voorraad aanwezig is, dan geeft het programma een melding. U hebt dan de keuze uit diverse opties om de order te vervolgen. U kunt van een artikel voorraad bijhouden op drie manieren.

• Geen voorraadcontrole: Van dit artikel wordt geen voorraad bijgehouden.
• Standaard voorraadcontrole: Van dit artikel wordt de voorraad bijgehouden van zowel het gewicht als het aantal stuks.
• Voorraadcontrole op stuks: Van dit artikel wordt voorraad bijgehouden van alleen het aantal stuks.

Indien niet voorradig, check voorraad op filiaal 1- 3

Alleen met Reflex Voorraad, Reflex Order Warehouse

Indien tijdens het ingeven van een Verkooporder blijkt dat er van een gekoppeld inkoopartikel te weinig voorraad aanwezig is, dan geeft het programma een melding. U hebt dan de mogelijkheid om de voorraad te bekijken en te reserveren in een van de andere filialen. Werkt alleen met orderwarehouse.

Indien tijdens het invoeren van een order de voorraad van een artikel, waarvan voorraad wordt bijgehouden, onvoldoende is zal het programma hiervan een melding maken.

Indien er onvoldoende voorraad is wordt dit aangegeven in het Voorraad tekort scherm. In het scherm wordt het volgende weergegeven:

Gekoppeld aan inkoopartikel

Hier wordt het gekoppelde inkoopartikel van het verkoopartikel weergegeven. Van het gekoppelde inkoopartikel is te weinig voorraad aanwezig voor het uitvoeren van de order. In het scherm wordt de volgende informatie weergegeven van het inkoopartikel en heeft u de mogelijkheid tot het nemen van acties.

Onbeperkt leverbaar vanaf

Hier wordt aangegeven vanaf wanneer het inkoopartikel onbeperkt leverbaar is. Een artikel is onbeperkt leverbaar als de afleverdag bij uw klant later is dan de afleverdag (bij u) van uw leverancier. In het programma wordt er vanuit gegaan dat u het inkoopartikel oneindig groot kan inkopen.

Voorraad: Werkelijk

Hier wordt de werkelijke voorraad van het inkoopartikel weergeven. Dit is de totale voorraad van het artikel in alle voorraadlocaties.

Voorraad: Vrije voorraad

Hier wordt de uiteindelijke vrije voorraad van het inkoopartikel weergegeven. De vrije voorraad is de voorraad die u kunt leveren.

Voorraad: Gewenst

Hier wordt de gewenste voorraad van het inkoopartikel weergegeven. Dit is het aantal of het gewicht wat door u is ingevoerd in de order.

Voorraad: Tekort

Hier wordt het tekort van het inkoopartikel voor deze order aangegeven.

Voorraad in de tijd

Door te klikken op Voorraad in de tijd kunt u direct bekijken wanneer er wel voldoende voorraad aanwezig is.

Annuleren

Door te klikken op Annuleer wordt de orderregel geannuleerd en gewist uit de order en kunt u een nieuwe orderregel invoeren.

Vrije voorraad leveren

Van de beschikbare voorraad wordt een orderregel gemaakt. Indien er geen vrije voorraad is, kunt u deze optie niet kiezen.

Vrije voorraad leveren; rest manco

Van de beschikbare voorraad wordt een orderregel gemaakt. Het tekort (Besteld - beschikbaar) wordt in het mancobestand gezet. Indien er geen vrije voorraad is kunt u deze optie niet kiezen.

Vrije voorraad leveren; rest naleveren

Van de beschikbare voorraad wordt een orderregel gemaakt. Het tekort (Besteld - beschikbaar) wordt in een nieuwe order gezet (met een latere afleverdatum). Indien er geen vrije voorraad is, kunt u deze optie niet kiezen.

Negatief gaan (latere afleverdatum)

Ondanks dat de voorraad niet toereikend is, wordt er toch een orderregel aangemaakt. (De voorraadpositie wordt dus negatief).

Naleveren

De bestelde hoeveelheden worden in een nieuwe order geplaatst (met een latere afleverdatum).

Bij het naleveren houdt het systeem voor het bepalen van een geschikte afleverdatum rekening met de volgende zaken:

• Er moet op deze datum wel voldoende voorraad zijn.
• Eventueel in een bestaande order plaatsen.
• De leverdatum moet een leverdag van de klant zijn.

Geheel manco

Door te klikken op Manco wordt de orderregel geannuleerd en gewist uit de order en kunt u een nieuwe orderregel invoeren. De gewiste orderregels worden echter opgenomen in de zogenaamde Mancolijst. Deze lijst van geannuleerde orderregels wegens te weinig voorraad kunt u afdrukken bij het programmaonderdeel Diversen menu – Voorraad – Printen voorraadmanco’s.

Controleer voorraad ander filiaal

Alleen met Reflex Order Warehouse

Met behulp van Reflex Order Warehouse is het mogelijk bij een ander filiaal te kijken wat de voorraad is. U kunt een ander filiaal selecteren en door te klikken op Controleer krijgt u een melding van de voorraad van het inkoopartikel op het andere filiaal. De meldingen kunnen zijn:

• Er is voldoende voorraad van het inkoopartikel bij het filiaal. Klikt u op ja dan wordt er direct een (interne) Order Warehouse bestelling geplaatst bij het filiaal.
• Het is ook mogelijk dat het artikel bij het filiaal onvoldoende op voorraad is. U hebt dan de keuze om af te breken door op Nee te klikken en bijvoorbeeld de voorraad op een ander filiaal te bekijken. Of u klikt op Ja en reserveert de vrije voorraad op het filiaal. Order Warehouse zal nu een order plaatsen op het filiaal voor de beschikbare vrije voorraad.
• U kunt geen bestelling van het inkoopartikel op het geselecteerde filiaal plaatsen. Op het geselecteerde filiaal is geen voorraad van het artikel aanwezig.

2.2.6 Voorraad alternatief artikel bekijken

Indien het artikel is opgenomen in een alternatieve artikelgroep (Zie artikelbestand) dan is het mogelijk om direct een alternatief artikel te kiezen door te klikken op de knop Alternatief. Na de keuze van een alternatief artikel wordt van dit artikel direct ook de voorraad bepaald. Bij de keuze van een alternatief artikel is direct de voorraad van het artikel inzichtelijk en kunt u een juiste keuze maken.

2.2.6.1 Voorraadinstellingen uitgaand

In Reflex 3000 heeft u op verschillende plaatsen mogelijkheden om een vaste voorraadlocatie in te stellen. De hierna genoemde hiërarchie geldt:

1. Vaste voorraadlocatie per debiteur.
2. Vaste voorraadlocatie per artikel.
3. Vaste voorraadlocatie per Flex 3000 CT.

Dit betekend dat Reflex 3000 altijd eerst kijkt of er een voorraadlocatie is ingesteld per debiteur. Zo ja, dan wordt de voorraad van deze locatie afgeboekt. Zo nee, dan kijkt Reflex 3000 of er een vaste voorraadlocatie is ingesteld per artikel. Zo ja, dan wordt de voorraad van deze locatie afgeboekt. Werkt u via de Flex 3000 CT en er is een vaste voorraadlocatie per Flex 3000 CT ingesteld dan wordt van deze locatie afgeboekt.

Kan het programma geen vaste voorraadlocatie vinden, dan dient u steeds in te geven van welke locatie de voorraad afgeboekt moet worden.

2.2.6.2 Voorraadinstellingen inkomend

In Reflex 3000 heeft u op verschillende plaatsen mogelijkheden om een voorraadlocatie in te stellen. In deze instellingen zit de volgende hiërarchie:

1. Voorraadlocatie artikel.
2. Voorraadlocatie Flex 3000.
3. Vragen om voorraadlocatie.

Dit betekent dat Reflex 3000 of de Flex 3000 kijkt of er een locatie is ingesteld per artikel. Zo ja, dan wordt de voorraad bij deze locatie geboekt. Zo nee, dan kijkt het de Flex 3000 of er een locatie is ingesteld op de Flex 3000. Zo ja, dan wordt bij deze locatie geboekt. Zo nee, dan zal Reflex 3000 of de Flex 3000 vragen bij welke locatie de voorraad geboekt moet worden.

2.2.6.3 Interne boekingen

Het is ook mogelijk intern voorraad te verschuiven van de ene naar de andere locatie. Om dit te bewerkstelligen maakt u een interne crediteur en een interne debiteur met hetzelfde nummer aan.

Indien u op deze interne crediteur een registratie maakt dan zal de voorraad op deze crediteur worden bijgeboekt. Tevens wordt de voorraad automatisch afgeboekt op de (interne)debiteur met hetzelfde nummer. Als locatie voor het bijboeken geldt deze zoals ingevuld bij het inkoopartikel. Voor het afboeken geldt deze zoals ingevoerd bij het verkoopartikel. Is er niets ingevoerd, zal het programma vragen om de ‘van’ en ‘naar’ locatie.

2.2.6.4 Externe voorraad bijhouden

Indien u ook de voorraad van externe locatie wilt bijhouden (bijvoorbeeld vrieshuizen) is het mogelijk deze externe locatie aan te maken als een normale voorraadlocatie in Reflex 3000. Stel bij de debiteur in dat deze intern is en geef deze een voorraadlocatie mee. Deze bij de debiteur ingestelde voorraadlocatie is bepalend voor alle mutaties op deze debiteur. Reflex 3000 of de Flex 3000 vraagt niet meer om de locatie en boekt automatisch op de locatie zoals ingegeven in het debiteurenbestand. Indien bij het inkoopartikel geen locatie is ingesteld zal Reflex 3000 wel vragen om de voorraadlocatie waarvan afgeboekt dient te worden.