Reflex 3000 Inkomend Menu: 5.2 Ingave inkoopfactuurregels

In dit programmaonderdeel kunt u handmatig inkoopfactuurregels ingeven. Ook kunt u inkoopfactuurregels, die zijn aangemaakt via een inkooporder, de Flex 3000 CT of terecht zijn gekomen via de module Ingave weeglijst regels , corrigeren of verwijderen. Op de weeglijst van order, weeglijst en inkoopfactuur kan een barcode worden opgenomen waarmee het document automatisch kan worden ingescand.

Het programma verwacht een Interleave 2/5 barcode met de volgende inhoud:

72aabbbbbbbbcccccccc
72 = vast getal
aa = vast getal, verwijst naar scansoort
bbbbbbbb = Relatienummer (8 cijfers, via opmaakvariabele)
ccccccccc = Referentie (0 t/m 15 cijfers)

5.2.1 Invoeren van inkoopfactuurregels

Zodra er een weeglijst geprint is, komen de weegregels in dit programmaonderdeel terecht. Deze regels kunnen eventueel gewijzigd worden. Ook kunt u handmatig inkoopfactuurregels toevoegen.

Om een inkoopfactuurregel in te voeren, gaat u als volgt te werk:

Datum

Door Enter in de datumkolom te toetsen, wordt automatisch de datum ingevuld (systeemdatum). Ook kan er handmatig een datum worden ingevoerd. Voor een afwijkende datum volstaat het om de eerste twee cijfers in te voeren en vervolgens op Enter te drukken.

Art. nr.

Toets het inkoopartikelnummer in gevolgd door Enter. De inkoopartikelomschrijving, prijs en BTW-code worden nu automatisch ingevuld. Door direct op Enter te drukken verschijnt de inkoopartikellijst en kunt u een artikel selecteren.

Omschrijving

Hier wordt door het programma automatisch de inkoopartikelomschrijving ingevuld aan de hand van het ingevoerde inkoopartikelnummer. Deze inkoopartikel omschrijving kan u naar believen wijzigen voor de inkoopfactuur. De wijziging van de inkoopartikelomschrijving wordt niet overgenomen in het inkoopartikelbestand.

Omschrijving vreemde taal

Alleen met Reflex valuta

U kunt de inkoopartikelomschrijving weergeven in een vreemde taal. Hiervoor dient u het volgende te doen:

1. Voer bij Inkomend menu – Crediteurenbestand – Bonnen een taalcode in. Taalcodes maakt u aan bij Diversen menu – valuta – Ingave taalcodes.
2. Vertaal de inkoopartikelomschrijving en voer deze in bij de bijbehorende taalcodes bij Inkomend menu – Inkoopartikelbestand – Taal.

Zowel op het scherm als op de afdruk worden voor een leverancier met een taalcode nu de inkoopartikelomschrijvingen weergegeven in een vreemde taal. Indien u de vaste teksten zoals “Geleverd volgens weeglijst” ook wilt weergeven in een vreemde taal dan dient u deze vaste teksten te vertalen bij Diversen menu – Valuta – Ingave vaste inkoopfactuurteksten per taal.

Aantal

Geef hier het aantal in gevolgd door Enter. Indien men geen aantal wil ingeven, kan men volstaan door alleen Enter te toetsen. Alleen bij stuksinkoopartikelen is het aantal verplicht.

Gewicht

Geef hier het gewicht in, gevolgd door Enter.

Prijs

Indien het een inkoopartikel uit de inkoopartikeladministratie betreft, zal de prijs automatisch worden ingevuld. De prioriteit van de prijs is als volgt:

1. Reclameprijs.
2. Vaste prijsafspraak.
3. Prijsafspraak crediteur.
4. Prijs inkoopartikelbestand.

Het is mogelijk om een prijs te veranderen door er met de cursor naar toe te gaan. Toets de gewenste prijs in, gevolgd door Enter. Het programma zal een handmatig ingevoerde prijs aanduiden met een “h” in de laatste kolom. Handmatig ingevoerde prijzen worden nooit overschreven.

Bedrag

In deze kolom wordt het uitgerekende bedrag weergegeven. Voor stuks inkoopartikelen geldt: prijs maal aantal. Voor gewogen inkoopartikel geldt: prijs maal gewicht.

BTW

In deze kolom wordt de BTW-code ingegeven. L voor laag, H voor hoog, 0 voor nul B voor landbouw en E voor emballage inkoopartikel. Het programma zal de BTW-code zoveel mogelijk zelf invullen.

Door met de pijltjes over de velden te lopen, zal het programma altijd naar de volgende/vorige kolom/regel springen. Dit in tegenstelling tot de Entertoets, waarbij het programma, de al ingevulde kolommen overslaat.

5.2.2 Crediteringen

Crediteringen kunnen worden ingegeven door een negatief aantal (stuksinkoopartikel) of gewicht (wichtinkoopartikel) in te geven.

5.2.3 Bekijken historische afname

Het is mogelijk om per inkoopartikel de historische afname te bekijken. Om deze historische afname te kunnen bekijken dient u het registratiebestand te verdichten. Zie voor het verdichten van het registratiebestand hoofdstuk 5.12. Om de historie weer te geven gaat u als volgt te werk:

1. Ga met de cursor op een inkoopartikel inkoopfactuurregel staan.
2. Klik op Historie.
3. Het Inkoop historie scherm verschijnt.

In dit scherm wordt weergegeven op welke datum en week hoeveel van het inkoopartikel is afgenomen. Onder aan het scherm wordt bovendien de hoogst, laagst en actuele prijs van het inkoopartikel weergegeven.

5.2.4 Wijzigen van overige velden

Door te klikken op Overige velden, kunnen de overige gegevens van de betreffende weegregel bekeken en veranderd worden, zoals: volgnummer, schaalnummer, tarragewicht, brutogewicht en voorraadstatus.

5.2.5 Direct printen van een complete inkoopfactuur

Wilt u na het ingeven van de inkoopfactuurregels, direct een inkoopfactuur afdrukken, dan gaat u als volgt te werk:

1. Klik op Print, waardoor het printen begint.
2. Na het printen, verschijnt er een ja-nee venster, dat vraagt of het printen correct is verlopen. Klik op Nee, indien dit niet het geval is of als u de inkoopfactuur nog niet wilt laten vervallen. De inkoopfactuur wordt niet afgeboekt en blijft staan. Klik op Ja, indien het printen wel correct is verlopen. De inkoopfactuurregels worden nu automatisch klaargezet, om eventueel te worden doorgeboekt naar, het programmaonderdeel _Printen inkoopfactuur Verslag , de inkoopanalyse en/of naar een aan Reflex 30 00 gekoppeld boekhoudpakket.

5.2.6 Direct printen van een gedeelte van een inkoopfactuur

In de praktijk komen de facturen van uw leverancier niet tegelijk binnen en wilt u per weeglijst de factuurregels afdrukken. Om dit te bewerkstelligen dient u in de pakketinstellingen Inkoopfactuur de optie Regelselectie (regel wordt alleen geprint indien geselecteerd) aan te vinken.

Door het aanvinken van de pakketinstelling verschijnt er een extra kolom Sel en een extra knop Selectiehulp in het scherm Ingave inkoopfactuurregels.

Het is nu mogelijk om het de selectiehulp een gehele weeglijst te selecteren en deze vervolgens af te drukken.

Het is ook mogelijk om regels te selecteren door op de regel te drukken op F4.

Geselecteerde regels worden wit en gekenmerkt door SEL in de SEL kolom. Alleen de geselecteerde regels worden afgedrukt. Let op selecteer ook blanco en tekstregels, anders blijven deze staan in de inkoopfactuur.

5.2.7 Doorboeken van inkoopfacturen naar de boekhouding

Voor een aantal boekhoudpakketten ondersteunt Reflex 3000 voor Windows het aanmaken van inkoop journaalposten voor de boekhouding. Indien uw inkoop journaal posten wilt aanmaken dient u dit aan te geven in de pakketinstellingen Boekhouding – optie Inkoop journaalposten aanmaken.

Als u deze optie heeft aangevinkt en u opent het programmaonderdeel Ingave inkoopfactuurregels dan heeft u de navolgend nader toegelichte opties.

Extern factuur nummer

U kunt hier het factuurnummer van uw leverancier invoeren. Het externe factuurnummer kan maximaal een 20 karakters beslaan en wordt meegenomen in de journaalpost. Afhankelijk van het boekhoudpakket wordt dit nummer in een specifiek veld opgenomen of wordt deze als omschrijving van de factuur opgenomen.

Externe factuur datum

U kunt hier de factuurdatum van de ontvangen factuur invoeren.

Factuur bedrag

U kunt hier het factuurbedrag (inclusief BTW en factuurkorting, maar zonder betaalkorting) van de ontvangen factuur invoeren. Indien het bedrag van factuur van uw leverancier en het door Reflex 3000 uitgerekende bedrag niet overeenkomt door bijvoorbeeld afrondingsverschillen in de BTW dan kunt u deze in de BTW invoervelden corrigeren.

Factuur korting

Hier wordt het factuurkorting bedrag weergegeven. Het factuurkorting bedrag wordt uitgerekend aan de hand van het in het crediteurenbestand ingestelde factuurkorting percentage. Het bedrag kunt u eventueel wijzigen. De factuurkorting is onvoorwaardelijk en wordt direct berekend.

Betaal korting

Hier kunt u een betaalkorting invoeren. Onder een betaalkorting wordt een korting verstaan die u hebt afgesproken met u leverancier als u bijvoorbeeld binnen x dagen betaalt. Deze korting wordt normaliter niet weergegeven op de factuur van uw leverancier. Het is wel mogelijk om deze korting af te drukken op de inkoopfactuur van Reflex 3000. De betaalkorting is voorwaardelijk en wordt niet direct berekend.

Verpakkingbelasting

Hier kunt u de verpakkingbelasting weergeven, als deze niet via het artikel bestand bekend is, Reflex kan hem ook zelf invullen met gegevens uit het artikel bestand.

Voorstel

Btw voorstel, met de knop voorstel wordt aan de hand van de geselecteerde regels de verschillende BTW bedragen en het factuurbedrag ingevuld. Deze bedragen kunnen daarna gewoon nog gewijzigd worden.

BTW Hoog

Indien u een afwijkend BTW hoog bedrag heeft dan wordt vermeldt op de factuur van uw leverancier dan kunt u deze in dit invoervak corrigeren.

BTW Laag

Indien u een afwijkend BTW laag bedrag heeft dan wordt vermeldt op de factuur van uw leverancier dan kunt u deze in dit invoervak corrigeren.

BTW landbouw

Indien u een afwijkend BTW landbouw bedrag heeft dan wordt vermeldt op de factuur van uw leverancier dan kunt u deze in dit invoervak corrigeren.

Te boeken

Voordat u de inkoopfactuur kunt afdrukken dient het te boeken bedrag op nul te staan.

Om een inkoopfactuur door te boeken en een inkoop journaalpost aan te maken dient u als volgt te werk te gaan.

1. Selecteer de inkoopfactuurregels waarvoor u een inkoopfactuur heeft ontvangen. U kunt dit eventueel doen met de selectiehulp.
2. Voer de externe gegevens rechtsboven in het scherm in.
3. Druk de inkoopfactuur af en controleer deze eerst op het scherm.
4. Druk de inkoopfactuur vervolgens definitief af. Er wordt nu automatisch een journaalpost klaargezet welke u kunt doorboeken met het programmaonderdeel Diversen menu – Boek – Financiële mutaties doorboeken.