Het Offerte detailscherm in ReflexBlue

Offertes kunnen bewerkt worden in het Offerte detailscherm. Dit scherm wordt getoond wanneer je een offerte opent vanuit het Offertes overzichtsscherm.

Om een offerte te openen kan je gebruik maken van de onderstaande stappen:

1. Open het Offertes overzichtsscherm.
2. Kies de offerte die je wil bewerken en selecteer de Enter toets om deze te openen. De offerte wordt geopend in het offerte detailscherm.

Het Offerte detailscherm bevat functionaliteiten voor het bewerken, kopiëren, verzenden en doorvoeren van offertes binnen ReflexBlue. Onderstaand vind je gedetailleerde instructies en stappen om elk van deze taken uit te voeren.

Offerte regels bewerken

Er zijn verschillende manieren om de offerte regels te bewerken; deze worden onderstaand nader toegelicht.

Toevoegen van artikelen aan een offerte

1. Ga naar de onderste regel van de offerte.
2. Selecteer de Enter toets.
3. Er wordt een scherm met artikelen weergegeven.
4. Kies één of meerdere artikelen uit de lijst.
5. Selecteer Selecteer om de artikelen toe te voegen aan de offerte.

Toevoegen van artikelen uit een bestelpatroon aan een offerte

1. Selecteer Bestelpatroon in de werkbalk.
2. Er wordt een scherm met beschikbare bestelpatronen weergegeven.
3. Kies een bestelpatroon uit de lijst.
4. Selecteer Selecteer om de artikelen uit het bestelpatroon aan de offerte toe te voegen.

Omrekenhulp

Omrekenhulp is een functie die je helpt bij het snel aanpassen van waarden in de kolommen Vast, Percentage en Bedrag van een offerte regel.

Om gebruik te maken van de omrekenhulp kun je de onderstaande stappen volgen:

1. In het Offerte detailscherm, vink de offerte regels aan waarop je de omrekenhulp wilt toepassen.
2. Selecteer Omrekenhulp in de werkbalk.
3. Er verschijnt een venster die het mogelijk maakt om bewerkingen uit te voeren op de kolommen Vast, Percentage en Bedrag.
4. Kies de bewerkingen die je wilt uitvoeren.
5. Selecteer Ok om de bewerking toe te passen op de geselecteerde regels.

Bewerkingen

De onderstaande bewerkingen zijn mogelijk bij het gebruik van de omrekenhulp op offerte regels.

Bij het aanmaken van een offerte regel worden de kolommen die nodig zijn bij de prijsberekening historisch vastgelegd. Op deze manier is er altijd te zien hoe de afspraak tot stand is gekomen. Het gevolg hiervan is dat de opgeslagen prijzen na verloop van tijd kunnen gaan afwijken van de huidige prijzen. Met offerte regels herberekenen zorg je ervoor dat offerte regels worden bijgewerkt met de huidige prijzen.

Offerte regels herberekenen

Volg de onderstaande stappen voor het herberekenen van offerte regels:

1. In het Offerte detailscherm, vink de offerte regels aan die je wilt herberekenen.
2. Selecteer Herberekenen in de werkbalk. De prijzen van de offerte regels worden herberekend.

Verwijderen van één of meerdere offerte regels

Verwijderen van een enkele regel

1. Selecteer de offerte regel die je wilt verwijderen.
2. Selecteer de Delete toets.
3. Bevestig het verwijderen van de regel.

Verwijderen van meerdere offerte regels

1. Vink alle offerte regels aan die je wilt verwijderen.
2. Selecteer Verwijder regels in de werkbalk.
3. Selecteer Ok om het verwijderen te bevestigen.

Offerte kopiëren

Het kopiëren van een offerte maakt het mogelijk om een nieuw aanbod te doen op basis van een voorgaande offerte. De gekopieerde offerte kan worden aangepast en bewerkt. Maak gebruik van deze functie om het opstellen van vergelijkbare offertes sneller en nauwkeuriger te laten verlopen.

Volg de onderstaande stappen om een offerte te kopiëren:

1. In het Offerte detailscherm, selecteer Offerte kopiëren op de werkbalk.
2. Selecteer Ok om te bevestigen.

Offerte verzenden

Bij het verzenden van een offerte wordt er gebruik gemaakt van een offertesjabloon om een PDF-bestand te maken en deze te emailen naar de relatie.

Volg de onderstaande stappen om een offerte te verzenden:

1. In het Offerte detailscherm, selecteer Offerte verzenden in de werkbalk.
2. Kies de relaties naar wie je de offerte wilt verzenden.
3. Selecteer Selecteer om te verzenden.

Een voorbeeld opvragen

Voordat je de offerte verstuurt kan je een voorbeeld van de offerte opvragen op scherm.

Volg de onderstaande stappen om een voorbeeldrapport van een offerte op te vragen:

1. In het Offerte detailscherm, selecteer Voorbeeldrapport in de werkbalk.
2. Er wordt een voorbeeldrapport getoond. Het is mogelijk om het voorbeeldrapport af te drukken of lokaal op te slaan als PDF-bestand.

Offertesjabloon configureren

Bij het verzenden van een offerte wordt de offertesjabloon gebruikt die is aangegeven in de offerte details. Voor meer informatie hierover kan je kijken bij de sectie Offertesjabloon.

Emailinstellingen configureren

De instellingen voor het emailen zijn te vinden in de administratie instellingen. Volg de onderstaande stappen om de emailinstellingen te configureren:

1. Open de Administratie instellingen in ReflexBlue vanuit het menu.
2. Selecteer Offerte Instellingen uit de categorie Offertes.
3. Pas de email instellingen aan onder de kop Emailinstellingen.
4. Selecteer Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

De onderstaande instellingen zijn beschikbaar voor het emailen van offertes.

Offerte doorvoeren

Het doorvoeren van een offerte is de laatste stap in het offerte proces. Bij het doorvoeren van een offerte worden de afspraken uit de offerte regels vertaald naar prijsdefinities. Na doorvoeren wordt de offerte historisch gemaakt en kan deze niet meer bewerkt worden.

Volg de onderstaande stappen om een offerte door te voeren:

1. In het Offerte detailscherm, selecteer Offerte doorvoeren in de werkbalk.
2. Selecteer Ok om te bevestigen.

Offerte afwijzen

Door een offerte af te wijzen kan je deze historisch maken zonder deze toe te passen.

Volg de onderstaande stappen om een offerte af te wijzen:

1. In het Offerte detailscherm, selecteer Offerte afwijzen in de werkbalk.
2. Selecteer Ok om te bevestigen.

Het is mogelijk om een standaard status toe te wijzen aan een offerte bij het afwijzen. Deze status kan worden aangegeven in de administratie instellingen. Meer informatie hierover kan je vinden bij de sectie Offerte statussen.

Van offerte naar bestelpatroon

Zodra je een offerte hebt aangemaakt, kan je deze omzetten in een klantbestelpatroon zodat elke herhaalde bestelling voor die klant overeenkomt met het afgesproken assortiment.

Volg de onderstaande stappen om van een offerte een klantbestelpatroon te genereren:

1. Open de offerte in het Offerte detailscherm.
2. Selecteer Bestelpatroon toevoegen op de werkbalk.
3. Kies Nieuw bestelpatroon of Bestaand bestelpatroon bijwerken.
4. Vul de overige velden in en selecteer OK.
5. ReflexBlue werkt het bestelpatroon bij.

Hieronder vind je de strategieën voor het aanmaken van een bestelpatroon uit een offerte: