Werken met relaties

In ReflexBlue kun je relaties gebruiken voor vele doeleinden. Denk hierbij aan het bijhouden van documenten in een dossier, het maken van offertes voor potentiële nieuwe klanten, configuratie van leveranciers en klanten, beheer van orders en calls van een relatie en adres- en contactpersonenbeheer.

Je kunt de relaties indelen in diverse relatiegroepen om de relaties voor diverse functies of toepassingen te kunnen selecteren of filteren.

Je eigen bedrijf ook als relatie aanmaken

Het is belangrijk om jouw eigen bedrijf ook als relatie in ReflexBlue aan te maken. De gegevens van de eigen relatie worden in diverse processen gebruikt tijdens het werken met ReflexBlue. Denk hierbij aan je naw-gegevens als afzender op diverse documenten, je e-mail adressen kunnen als afzenders worden gebruikt voor mailen vanuit ReflexBlue, bij import- en export van producten kun je je herkomstland gebruiken voor de Intrastat aangifte.

Aanmaken van een nieuwe relatie (tabblad Algemeen)

Om nieuwe relaties aan te maken ga je als volgt te werk:

• Open het Relaties overzichtsscherm in ReflexBlue

• Selecteer Nieuwe relatie. Er opent een nieuw detailscherm waarin je de gegevens van de nieuwe relatie kunt invoeren.

• Code: ReflexBlue zal in eerste instantie zelf een relatienummer uitdelen (hoogste relatienummer + 1). Dit relatienummer wordt pas zichtbaar in het veld Code als je de relatie opslaat. Als je toch zelf een relatienummer wil bepalen, dan klik je op . Als je een relatienummer invoert wat beschikbaar is, zie je een groene . Als het relatienummer wat je invoert al in gebruik is, zie je een rode .

• Vul op het tabblad Algemeen de verplichte rood omlijnde velden in en de verdere gegevens die je van de relatie hebt - In het verplichte veld Zoeknaam kun je een verkorte naam gebruiken waarmee je de relatie makkelijk wil kunnen opzoeken

  Het invullen van gegevens in het veld postcode werkt met een automatisch aanvul mechanisme. Als je de eerste paar karakters van een postcode invult en kort wacht, worden automatisch de straat en plaats in een popup getoond. Als je vervolgens op deze popup klikt, worden die gegevens overgenomen bij de overige adresvelden. Je hoeft dan alleen nog het correcte huisnummer met eventuele toevoeging in te voeren.

• Belangrijk is ook om de juiste Ondernemingsvorm in te stellen. Hierdoor wordt het gedrag van de relatie beïnvloed in bijvoorbeeld prijsberekeningen en facturatie met betrekking tot inclusief of exclusief BTW.

• In het veld Vertegenwoordiger kun je een andere gebruiker (een collega met eigen inloggegevens voor ReflexBlue) aanwijzen als de vertegenwoordiger van deze relatie

  Om de relatie verder te kunnen instellen moet je nu eerst de relatie opslaan. Daarna worden de velden in de overige tabbladen pas beschikbaar.

Toevoegen van algemene e-mailadressen

Op het tabblad Algemeen kun je algemene e-mailadressen toevoegen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afdelingsadressen: facturatie@jouwbedrijf.com voor het versturen van facturen per mail.

• Selecteer E-mailadres toevoegen
• Kies een e-mail categorie (verplicht) waarvoor dit mailadres gebruikt zal worden
• Voer het e-mailadres in (verplicht)
• Selecteer om de gegevens op te slaan

Toevoegen van contactpersonen

Op het tabblad Contactpersonen kun je contactpersonen met al hun contactgegevens zoals telefoonnummer, e-mailadres, functie, afdeling, foto toevoegen. Naast de contactgegevens kunnen de contactpersonen ook worden gekoppeld aan Contactgroepen die je weer kunt gebruiken in onder andere rapportdefinities. De contactpersoon kan aan meerdere contactgroepen worden gekoppeld. Ook kunnen er Memo’s bij de contactpersoon worden toegevoegd.

Relatie als leverancier en/of klant

Je kunt bestaande relaties additioneel inrichten als klant en/of leverancier. Pas als een relatie klant (debiteur) en/of leverancier (crediteur) is kun je bijvoorbeeld orders voor de relatie invoeren.

Van een relatie een klant (debiteur) maken:

• Open het relatie detailscherm van de betreffende relatie door op de relatie te dubbelklikken vanuit het relatie overzichtsscherm
• Selecteer het tabblad Klant
• Vink de optie Deze relatie is een klant aan -> hiermee worden de instellingen op het tabblad Klant beschikbaar voor configuratie
• Sla de wijziging op -> door dit op te slaan verschijnen er in het relatie detailscherm van deze relatie 3 nieuwe tabbladen bij: Verkoop bestelpatronen, Verkooporders en Factuuroverzicht verkoop

Van een relatie een leverancier (crediteur) maken:

• Open het relatie detailscherm van de betreffende relatie door op de relatie te dubbelklikken vanuit het relatie overzichtsscherm
• Selecteer het tabblad Leverancier
• Vink de optie Deze relatie is een leverancier aan -> hiermee worden de instellingen op het tabblad Leverancier beschikbaar voor configuratie
• Sla de wijziging op -> door dit op te slaan verschijnen er in het relatie detailscherm van deze relatie 2 nieuwe tabbladen bij: Inkoop bestelpatronen en Inkooporders.

Toevoegen van bankrekeningen

Je kunt op 3 verschillende plekken bankrekeningen aan een relatie koppelen:

• Tabblad Algemeen
  • Selecteer Bankrekening toevoegen
  • Er opent nu een nieuw detailscherm waarin je de gegevens van de bankrekening kunt invoeren.
  • Selecteer om de gegevens op te slaan
• Tabblad Klant (bankrekeningen van de relatie als debiteur)
  • Selecteer Bankrekening toevoegen
  • Er opent nu een nieuw detailscherm waarin je de gegevens van de bankrekening kunt invoeren.
  • Selecteer om de gegevens op te slaan
• Tabblad Leverancier (bankrekeningen van de relatie als crediteur)
  • Selecteer Bankrekening toevoegen
  • Er opent nu een nieuw detailscherm waarin je de gegevens van de bankrekening kunt invoeren.
  • Selecteer om de gegevens op te slaan

Functie: Snelwijzigen

Het komt wel eens voor dat je op een snelle manier in één keer van meerdere relaties bepaalde instellingen wilt wijzigen naar dezelfde waarde. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van de vertegenwoordiger, taalinstellingen, toewijzgen van orderkostenberekeningen, aan of uitzetten van ‘Is leverancier’ en ‘Is klant’, wijzigen van de relatie factuurlayout, wijzigen van de standaard betaalconditie.

• Vanuit het Relaties overzichtsscherm kun je na het maken van je selectie van de benodigde relaties door het selecteren van de knop Snelwijzigen het popupvenster Snelwijzigen openen. In dit popupvenster kun je de benodigde velden voorzien van de nieuwe waarde(s) die je wilt toekennen.
• Als je onderaan het popupvenster Snelwijzigen de optie Toon alleen geselecteerde velden aanvinkt, krijg je alleen de velden te zien die gewijzigd gaan worden.
• Selecteer Ok om de wijzigingen door te voeren op je selectie.

Gebruik van relatiesjablonen

Als je veel relaties moet aanmaken waarbij steeds dezelfde velden met vaak ook dezelfde waarden/instellingen moeten worden ingevuld, kun je gebruik maken van relatiesjablonen. Hiervoor maak je een aantal fictieve relaties aan waarin je al je instellingen instelt zoals ze voor die relaties moeten staan. Bijvoorbeeld: je levert aan een bepaalde horeca organisatie met veel filialen. Echter, alle filialen hebben dezelfde relatieinstellingen voor bijvoorbeeld bestelpatronen, prijsgroepen, rapportinstellingen (o.a. pakbonnen en facturen), betaalcondities. In zo’n geval is het handig om relatiesjabloon aan te maken.

Hoe maak je een relatiesjabloon aan:

• Open het Relaties overzichtsscherm in ReflexBlue
• Selecteer Nieuwe relatie. Er opent een nieuw detailscherm waarin je de gegevens van de nieuwe relatie kunt invoeren.
• Vul alle benodigde velden en instellingen in en geef de relatie als naam de naam hoe je je sjabloon wilt noemen
• Selecteer om de gegevens op te slaan
• Open vervolgens het programma onderdeel Administratie instellingen
• Ga naar Relaties -> Relatie sjablonen
• Selecteer Relatie sjabloon toevoegen
• Selecteer de relatie(s) die je als sjabloon wilt toevoegen door deze aan te vinken en klik rechtsonder op Selecteer
• Selecteer om de gegevens op te slaan

Nieuwe relatie aanmaken met behulp van het relatiesjabloon:

• Open het Relaties overzichtsscherm in ReflexBlue

• Selecteer Nieuwe relatie. Als je relatiesjablonen hebt aangemaakt, wordt de Relatie sjablonen popup getoond.

• Klik op de naam van het relatiesjabloon waarop je je nieuwe relatie wilt baseren. Er opent een nieuw detailscherm waarin een deel van de velden en gegevens al voor je zijn ingevuld (overgenomen vanuit de sjabloon relatie). Je hoeft alleen nog maar de basisgegevens (code, zoeknaam en naam kort/lang) en instellingen die afwijken van het sjabloon in te stellen.

  Wil je toch een geheel lege nieuwe relatie aanmaken, selecteer dan Lege relatie onderin de popup met Relatie sjablonen

• Selecteer om de gegevens op te slaan

Gebruik van het relatiedossier

Onder de relatie detailkaart zit een tabblad Documenten. Hier kun je alle correspondentie en documentatie van relaties opslaan in een digitaal dossier. Je kunt door middel van Bestandscategorieën een mappenstructuur maken waarbij je ook mappen kunt beveiligen door ze toegankelijk te maken voor een beperkt aantal ReflexBlue gebruikers. Bij het toevoegen van documenten kun je bestaande bestanden toevoegen, maar ook documenten aanmaken via sjablonen.

Bestandscategorieën (documentcategorieën) stambestand

Hoe maak je bestands- of documentcategorieën aan:

• Open het programma onderdeel Documentcategorieën

• Selecteer de hoofdmap waaronder je een nieuwe map wil toevoegen

• Selecteer Documentcategorie toevoegen -> indien je de nieuwe map onder een andere hoofdmap aan wilt maken, zie je bij Map de geselecteerde hoofdmap naam staan

• Geef een naam voor de nieuwe map in -> de gebruiker die de map aanmaakt, is automatisch de eigenaar van de nieuwe map

• Optioneel kun je toegang tot de nieuwe map beperken door bij Toegankelijk voor de volgende gebruikersgroepen alleen de gebruikersgroepen te selecteren die bij de gegevens in deze map mogen komen.

  Indien je als gebruiker geen toegang hebt tot een map in het relatiedossier, zie je in plaats van een voor de naam van de map een icoon staan.

  Je kunt mappen aanmaken en toegankelijk maken voor gebruikersgroepen waar je zelf geen lid van bent.

• Selecteer om de gegevens op te slaan -> de nieuwe map wordt onder de geselecteerde hoofdmap aangemaakt onder de laatste map op dat niveau

Documentsjablonen stambestand

Hier kun je documentsjablonen aanmaken en onderverdelen in sjablooncategorieën waarme je in het relatiedossier standaard documenten kunt toevoegen. Denk hier bijvoorbeeld aan een standaard uitnodigingsbrief voor een evenement, een standaard Excelbestand wat je naar je relatie wil sturen.

Sjablooncategorieën (mappen) aanmaken

• Open het programma onderdeel Documentsjablonen
• Selecteer de hoofdcategorie waaronder je een nieuwe categorie wil toevoegen
• Selecteer Nieuwe categorie -> indien je de nieuwe categorie onder een andere hoofcategorie aan wilt maken, zie je bij Map de geselecteerde hoofdcategorie naam staan
• Geef een naam voor de nieuwe categorie in -> de gebruiker die de categorie aanmaakt, is automatisch de eigenaar van de nieuwe categorie
• Selecteer om de gegevens op te slaan -> de nieuwe categorie wordt onder de geselecteerde hoofdcategorie aangemaakt onder de laatste categorie op dat niveau

Documentsjabloon toevoegen in een documentcategorie

• Open het programma onderdeel Documentsjablonen

• Selecteer de hoofdcategorie waaronder je een nieuw sjabloon wil toevoegen

• Selecteer Toevoegen onder Documentsjabloon -> indien je het nieuwe sjabloon onder een andere hoofcategorie aan wilt maken, zie je bij Map de geselecteerde hoofdcategorie naam staan

• Geef het sjabloon een Titel

• Selecteer bij Bestandsnaam via de knop het sjabloon wat je wilt gebruiken

  Je kunt externe bestanden zoals Wordsjablonen, Excelsjablonen of andere bestanden koppelen aan ReflexBlue om deze te gebruiken als basis voor nieuwe relatiedocumenten. Om nieuwe sjablonen te maken met gebruik van database verwijzingen uit ReflexBlue zie: deze link

Documenten toevoegen aan het dossier van een relatie

Vanuit een relatiedetailscherm kun je op het tabblad Documenten nieuwe documenten toevoegen aan het dossier van die relatie.

• Selecteer Nieuw document

• In het venster Document toevoegen vul je de benodigde gegevens in

  • Bij Aanmaak wijze kun je kiezen om een Bestaand bestand toe te voegen aan het dossier of om met behulp van een Sjabloon een nieuw document aan te maken

    Afhankelijk van je keuze worden onderin het venster andere opties getoond

Bestaand bestand

• Je kunt bij Map de Bestandscategorie selecteren waarin je het document wil op slaan
• Bestandsnaam -> selecteer via de knop het bestand wat je als document wil toevoegen

Sjabloon

• Selecteer onder Sjabloon het sjabloon waarmee je het nieuwe document wil aanmaken
• Kies bij Categorie waar je het nieuwe document wil opslaan
• Selecteer Ok onderaan om het nieuwe document aan te maken of toe te voegen