Reflex 3000 Kwaliteit Menu: 3.5 Behandelen / Bekijken Call’s

Met het programma onderdeel Behandelen / Bekijken Call’s kan een Call worden behandeld. Na de keuze Behandelen Call verschijnt het scherm met de nog te behandelen Call’s.

In dit scherm worden alle openstaande Call’s weergegeven. Indien u een bepaalde Call van een bepaalde relatie zoekt kunt u dit beter via de relatielijst doen. U zoekt eerst de relatie op en klikt vervolgens op Call. In bovenstaande scherm worden de volgende gegevens weergegeven:

Call Nummer

Het betreffende Call nummer.

Wie

Voor wie de Call bestemd is.

Actiedatum

Wat de actiedatum van de Call is.

Relatie

Op welke relatie de Call gemaakt is.

V / I

Betreft het een inkoop (I) of een verkoop (V) artikel.

Artikel

Wat is het betreffende artikel

Afgeboekt door

Altijd leeg, het betreft hier de openstaande Calls.

3.5.1 Bekijken van een Call

Een Call kan op aantal manieren worden bekeken.

• Vanuit het IS0 9002/HACCP menu.
• Vanuit een relatie.
• Vanuit een Call bestemming waartoe de gebruiker rechten heeft.

1. Ga naar het IS0 9002/HACCP menu , start het programma onderdeel Behandelen/bekijken Call’s, zoek het betreffende Call nummer op door deze in te typen. Nadat de Call is gevonden kunt u de omschrijving, oorzaak en oplossing bekijken.
2. Klik op de knop Call rechts van de knop Relatie. De Call bestemmingen waartoe u als gebruiker rechten heeft wordt geopend. Selecteer een Call bestemming en klik vervolgens op Selecteer. U krijgt nu een overzicht van alle openstaande Calls van de geselecteerde Call bestemming.
3. Klik op de knop Relatie links van de knop Call. De relatielijst wordt geopend. Selecteer een relatie en klik vervolgens op Call. U heeft nu de mogelijkheid om een nieuwe Call te maken, een openstaande Call te bekijken of een afgewerkte Call te bewerken.

Nadat u de juiste Call heeft gevonden krijgt u een overzicht van de Call. U ziet u in het rood de relatiegegevens weergegeven. Daaronder worden in drie vakken de Call omschrijving, Call oorzaak en Call oplossing weergegeven. Indien de tekst groter is dan het vak kunt u door te klikken op Call, Oorzaak of Oplossing het tekstvak vergroten.

3.5.2 Behandelen van een Call

Selecteer de gewenste Call en bevestig dit door te klikken op Behandelen of druk op Enter. Na deze actie verschijnt een nieuw scherm, zoals onderstaand getoond.

Behandeld door

Hier voert het programma automatisch de naam in zoals er in Reflex 3000 for Windows is ingelogd.

Oorzaak

Hier wordt vanuit het Oorzaken bestand de oorzaak ingevoerd. Door te klikken op het vergrootglas (F12) kan de keuzelijst oorzaken worden opgeroepen. Nadat de gewenste oorzaak is geselecteerd met de Enter toets kan er nog een omschrijving worden toegevoegd. De oorzaak wordt gekoppeld aan de betreffende Call en opgeslagen t.b.v. de analyse afgewerkte Call’s (printen afgewerkte Call’s).

Oplossing (Invoer verplicht)

Hier wordt vanuit het Oplossingen bestand de oplossing ingevoerd. Door te klikken op het vergrootglas (F12) kan de keuzelijst oplossingen worden opgeroepen. Nadat de gewenste oplossing is geselecteerd met de Enter toets kan er nog een omschrijving worden toegevoegd, De oplossing wordt gekoppeld aan de betreffende Call en opgeslagen t.b.v. de analyse afgewerkte Call’s (printen afgewerkte Call’s).

Na het invoeren van een Call oplossing is het pas mogelijk een Call af te boeken door te klikken op Boek af.

Bijlage

U kunt aan een Call een bijlage koppelen. Dit kunnen willekeurige documenten zijn. Let wel op hoe meer documenten worden gekoppeld aan een Call hoe langer het programma nodig heeft om deze gegevens te verwerken.

3.5.3 Doorsturen van een Call

Het is mogelijk een Call door te sturen naar een andere Call bestemming. Indien u een Call doorstuurt dan wordt dit in het oorzaak tekstvak weergegeven met behulp van een rode tekst.

3.5.4 Wijzigen bestaande Call

Na de keuze Behandelen Call verschijnt het scherm met de nog te behandelen Call’s. Door te klikken op Wijzig kan de geselecteerde Call gewijzigd worden. Nadat alle velden met de Enter toets doorlopen zijn en de gewenste wijziging is aangebracht, vraagt het programma wijzigingen opslaan Ja / Nee. Bij keuze Ja worden de wijzigingen opgeslagen en wordt er eventueel een nieuw formulier geprint. Bij Nee kunt u nogmaals door de betreffende velden doorlopen.

Een Call kan op dezelfde manier gewijzigd worden via de relatielijst. In de relatielijst kunt u op Call klikken.

3.5.5 Mailen van een Call

Met Reflex 3000 for Windows is het mogelijk een openstaande Call te mailen. U kunt dit gebruiken om bijvoorbeeld uw relatie op de hoogte te houden van de status van de Call of om bijvoorbeeld een bevestiging te geven van de ontvangst van de Call. Indien u een Call mailt naar een relatie wordt deze als bijlage toegevoegd aan een e-mail.

Het mailen van een Call naar een relatie gaat las volgt te werk:

1. Selecteer de openstaande Call die u wilt mailen naar een relatie. Door te klikken op kunt het scherm groter maken.
2. Klik op Mail. In het navolgende scherm wat wordt getoond. Bij het invoerveld E-mail adres kunt u een contactpersoon van en relatie selecteren. Het bijbehorende e-mail adres wordt ingevoerd. Het is ook mogelijk om een willekeurig e-mail adres in te voeren. In het scherm wordt een overzicht gegeven van de inhoud van de Call.
3. Door te klikken op Mail deze Call wordt het standaard Windows e-mail programma gestart en wordt de Call als bijlage aan deze e-mail toegevoegd. Het is nu mogelijk om de Call te versturen naar de relatie.