Reflex 3000 Kwaliteit Menu: 1.3 Productspecificatie nieuwe opzet

1.3.1 Inleiding

Indien u wilt werken met de nieuwe opzet van productspecificatie dan dient u dit aan te geven in de pakketinstellingen van Reflex 3000. Op het tabblad Rec/Prod/Calc dient u bij Productspecificatie opzet de optie MS Word opmaak te kiezen. Tevens dient u te beschikken over een versie van Microsoft Word op uw werkstation.

In de nieuwe opzet van productspecificaties wordt gebruik gemaakt van een koppeling met Microsoft Word. In Word kunt u een sjabloon maken waarin u variabelen kunt opnemen. Deze variabelen worden vanuit Reflex 3000 gevuld met de juiste gegevens. Doordat u gebruik maakt van Microsoft Word als tekstverwerker kunt u gebruik maken van alle opmaak mogelijkheden in Word.

1.3.2 Categorieën hoofdgroepen

Hoofdgroepen vormen de basisindeling van de productspecificatie. Via het scherm Categorieën hoofdgroepen kunnen de hoofdgroepen worden aangemaakt en bewerkt.

Nummer

Het hoofdgroepnummer is het unieke basiskenmerk van de hoofdgroep.

Omschrijving

Hier wordt de standaard omschrijving van de hoofdgroep ingevoerd.

Omschrijving (taal)

Voor iedere taal kan een omschrijving worden ingevoerd. De waarde wordt gebruikt bij het invullen van de omschrijving in de taal waarvoor de specificatie wordt afgedrukt.

1.3.3 Categorieën groepen bestand

De categorie groepen vormen de basis voor diverse informatie in de product specificatie. Via het menu-item Categorieën bestand wordt het scherm geactiveerd waarin deze groepen kunnen worden aangemaakt en gewijzigd.

Nummer

Het groepnummer is het unieke basiskenmerk van de groep.

Omschrijving

Hier wordt de standaard omschrijving van de groep ingevoerd.

Hoofdgroep

Iedere groep is gekoppeld aan een hoofdgroep. Vul hier de hoofdgroep in voor deze groep.

Omschrijving (taal)

Voor iedere taal kan een omschrijving worden ingevoerd. De waarde wordt gebruikt bij het invullen van de omschrijving van de groep in de taal waarvoor de specificatie wordt afgedrukt.

1.3.4 Categorieën eenheden

Sommige velden in de product specificatie hebben een waarde die is gekoppeld aan een bepaalde eenheid (bijv. milligram per liter ofwel mg/l). Met de menukeuze Categorieën eenheden wordt het scherm geopend waarin deze eenheden kunnen worden gedefinieerd.

Nummer

Het nummer is het unieke basiskenmerk van de eenheid.

Omschrijving

Vul hier de standaard omschrijving van de eenheid in. Deze waarde is enkel bestemd voor informatie over de eenheid en wordt niet afgedrukt op documenten.

Eenheid

De naam van de eenheid. Deze naam wordt normaliter afgedrukt achter de waarde van het veld.

Cijfers achter komma

Het aantal cijfers achter de komma waarmee de waarde wordt afgedrukt die is gekoppeld aan deze eenheid.

Eenheid (taal)

Voor iedere taal kan een afwijkende eenheid worden ingevoerd. Als de specificatie voor die taal worden geprint, dan wordt de taalspecifieke eenheid afgedrukt.

1.3.5 Categorieën vaste teksten

De vaste teksten kunnen vrij in het documentsjabloon worden ingevoerd. Het grote voordeel van het gebruik van vaste teksten via Reflex 3000 is dat deze taalspecifiek zijn. Afhankelijk van de taalkeuze bij het afdrukken van de specificatie wordt dus een andere tekst ingevuld.

Nummer

Het nummer is het unieke basiskenmerk van de vaste tekst.

Tekst

De vaste tekst die op het document moet worden afgedrukt in de standaard taal.

Tekst (taal)

De vaste tekst in de afwijkende taal.

1.3.6 Koppelen productspecificatie sjablonen inkoop

Met dit menu-item wordt het een keuzescherm geopend. Via dit scherm kan worden ingesteld welk Word sjabloon wordt gekozen voor het maken van een productiespecificatie voor een bepaald inkoop artikel voor een bepaalde crediteur.

Met de knop Toevoegen wordt een nieuw keuzescherm geopend waarin een selectie van Crediteuren en (inkoop) artikelen kan worden gemaakt.

In dit scherm kan bovendien het gewenste sjabloon worden geselecteerd. Indien wordt gekozen voor Nieuw Sjabloon , dan zal het systeem een nieuw sjabloon aanmaken op basis van het standaard sjabloon.

In het overzichtscherm zal na de OK een nieuwe regel verschijnen met daarin de gekozen opties. Er bestaan drie soorten regels:

• Regels voor Alle crediteuren en een bepaald artikel.
• Regels voor een bepaalde crediteur en alle artikelen.
• Regels voor een combinatie van een crediteur en een artikel.

Bij het selecteren van de sjabloon die moet worden gebruikt, zal deze lijst van specifiek naar algemeen – in bovenstaand voorbeeld van onder naar boven – worden doorlopen totdat een combinatie worden gevonden die voldoet aan de te maken specificatie.

1.3.6.1 Sjabloon openen

Met de knop open wordt het sjabloon geopend dat op de actieve regel is gekozen. Dit sjabloon kan vervolgens in MS Word worden aangepast en opgeslagen. Als specificaties die aan dit sjabloon zijn gekoppeld zullen in het vervolg met het aangepaste sjabloon worden afgedrukt.

1.3.6.2 Standaard sjabloon openen

via de knop Open standaard sjabloon wordt het standaard sjabloon geopend in MS Word. Ook deze kan worden aangepast en opgeslagen.

1.3.6.3 Regels verwijderen

Als de Verwijder knop wordt ingedrukt, dan zal een multiselect kolom aan de linkerkant van de lijst verschijnen. De gebruiker kan vervolgens een aantal regels selecteren. Als hij vervolgens opnieuw op Verwijder drukt, dan vraagt het systeem of deze regels moeten worden verwijderd:

Met de knop Verwijder selectie wordt een selectiescherm geopend waarin de gebruiker een selectie kan samenstellen van regels die moeten worden verwijderd.

Alle gekozen combinaties van crediteuren en artikelen wordt – indien gevonden – uit de lijst gehaald.

1.3.6.4 Overzicht printen

Met de Print knop wordt het formulier 330 geopend waarin alle regels staan uit het overzicht. Dit formulier kan worden afgedrukt naar een printer naar keuze.

1.3.7 Aanmaken product specificaties per crediteur

Via het menu-item Aanmaken product specificaties per crediteur wordt een selectiescherm geopend. Hier kan een keuze worden gemaakt voor één of meer Crediteuren en één of meer Inkoopartikelen.

1.3.7.1 Productspecificatie openen

Door te klikken op Open kunt u een product specificatie aanmaken en bekijken. Een productspecificatie wordt niet opgeslagen maar telkens opnieuw gegenereerd met de nieuwste gegevens uit Reflex 3000.

1.3.7.2 Productspecificatie e-mailen

Als de email knop gekozen wordt, dan worden de productspecificaties aangemaakt en vervolgens als bijlage toegevoegd aan een email aan het standaard email adres van de gekozen crediteur(en). Deze email wordt geopend in het standaard email programma van de gebruiker. Deze kan nog eigen tekst toevoegen en vervolgens de email(s) versturen.

1.3.7.3 Productspecificatie printen

Door te klikken op Print kunt u een product specificatie direct printen. Na het klikken op Print kunt u een keuze maken uit een Windows printer en de productspecificatie printen.

1.3.8 Koppelen productspecificatie sjablonen verkoop

Via het menu-item Koppelen productspecificatie sjablonen verkoop wordt het overzichtscherm voor de sjablonen voor verkoopartikelen getoond. De werkwijze is identiek aan die voor inkoopartikelen, alleen voor verkoopartikelen en dus debiteuren in plaats van crediteuren.

Via dit scherm kan worden ingesteld welk Word sjabloon wordt gekozen voor het maken van een productiespecificatie voor een bepaald verkoop artikel voor een bepaalde debiteur.

Met de knop Toevoegen wordt een nieuw keuzescherm geopend waarin een selectie van debiteuren en (verkoop) artikelen kan worden gemaakt.

In dit scherm kan bovendien het gewenste sjabloon worden geselecteerd. Indien wordt gekozen voor Nieuw Sjabloon , dan zal het systeem een nieuw sjabloon aanmaken op basis van het standaard sjabloon.

In het overzichtscherm zal na de OK een nieuwe regel verschijnen met daarin de gekozen opties. Er bestaan drie soorten regels:

• Regels voor Alle debiteuren en een bepaald artikel.
• Regels voor een bepaalde debiteur en alle artikelen.
• Regels voor een combinatie van een debiteur en een artikel.

Bij het selecteren van de sjabloon die moet worden gebruikt, zal deze lijst van specifiek naar algemeen – in bovenstaand voorbeeld van onder naar boven – worden doorlopen totdat een combinatie worden gevonden die voldoet aan de te maken specificatie.

1.3.8.1 Sjabloon openen

Met de knop open wordt het sjabloon geopend dat op de actieve regel is gekozen. Dit sjabloon kan vervolgens in MS Word worden aangepast en opgeslagen. Als specificaties die aan dit sjabloon zijn gekoppeld zullen in het vervolg met het aangepaste sjabloon worden afgedrukt.

1.3.8.2 Standaard sjabloon openen

Via de knop Open standaard sjabloon wordt het standaard sjabloon geopend in MS Word. Ook deze kan worden aangepast en opgeslagen.

1.3.8.3 Regels verwijderen

Als de Verwijder knop wordt ingedrukt, dan zal een multiselect kolom aan de linkerkant van de lijst verschijnen. De gebruiker kan vervolgens een aantal regels selecteren. Als hij vervolgens opnieuw op Verwijder drukt, dan vraagt het systeem of deze regels moeten worden verwijderd:

Met de knop Verwijder selectie wordt een selectiescherm geopend waarin de gebruiker een selectie kan samenstellen van regels die moeten worden verwijderd.

Alle gekozen combinaties van debiteuren en artikelen wordt – indien gevonden – uit de lijst gehaald.

1.3.8.4 Overzicht printen

Met de Print knop wordt het formulier 330 geopend waarin alle regels staan uit het overzicht. Dit formulier kan worden afgedrukt naar een printer naar keuze.

1.3.9 Aanmaken product specificaties per debiteur

Met dit programma onderdeel is het mogelijk een productspecificatie aan te maken voor één of meer debiteuren en één of meer artikelen tegelijk.

1.3.9.1 Productspecificatie openen

Door te klikken op Open kunt u een product specificatie aanmaken en bekijken. Een productspecificatie wordt niet opgeslagen maar telkens opnieuw gegenereerd met de nieuwste gegevens uit Reflex 3000.

1.3.9.2 Productspecificatie e-mailen

Als de email knop gekozen wordt, dan worden de productspecificaties aangemaakt en vervolgens als bijlage toegevoegd aan een email aan het standaard email adres van de gekozen debiteur(en). Deze email wordt geopend in het standaard email programma van de gebruiker. Deze kan nog eigen tekst toevoegen en vervolgens de email(s) versturen.

1.3.9.3 Productspecificatie printen

Door te klikken op Print kunt u een product specificatie direct printen. Na het klikken op Print kunt u een keuze maken uit een Windows printer en de productspecificatie printen.

1.3.9.4 Aanmaken productspecificaties voor Reflex Internet Bestel

Indien u beschikt over Reflex Internet Bestel kunt u door te klikken op Internet van de geselecteerde artikelen een standaard Word productspecificatie klaarzetten. Indien een debiteur een afwijkend sjabloon gebruikt wordt voor de betreffende debiteur een afwijkende product specificatie klaargezet.