Reflex 3000 Uitgaand Menu: 7.11 Ingave retouren

Het programma onderdeel Ingave retouren dient voor het retour boeken van artikelen die om een bepaalde reden retour worden genomen. U kunt hierbij denken aan te veel geleverde artikelen, artikelen waarvan de THT verlopen is, beschadigde producten etc.

U kunt in diverse menu – pakketinstellingen – factuur- retouren instellen of u het boeken van retouren kan op pakbon-, factuur, debiteur- of retourbonnummer wilt invoeren. Bovendien kunt u een reden op geven van de retour name zodat er achteraf een analyse van gemaakt kan worden.

7.11.1 Aanmaken ven een nieuwe retour regel

Om retouren te kunnen invoeren voor een bepaalde klant gaat u als volgt te werk:

1. Start het programma onderdeel Ingave retouren.

2. In het scherm Ingave retouren voert u het pakbonnummer in waarop het artikel retour is genomen. Eventueel kunt u ook retour boeken op een factuurnummer of een debiteurnummer. Indien u emballage bij houdt per vervoerder, kunt u ook de juiste vervoerder kiezen welke de retouren heeft gebracht. Zie voor bijhouden emballage bijhouden per vervoerder hoofdstuk 10.6 Emballage per vervoerder.

   Het zoeken naar een pakbon of factuur uit de lijst kan alleen indien u beschikt over de module Reflex pakbon historie en/of Reflex Factuur historie

3. Klik vervolgen op Nieuw waarna het volgende scherm verschijnt.

4. Vervolgens kunt u een afwijkende retourdatum invoeren.

5. Voer vervolgens de volgende gegevens in.

Leveringen

In de tabel Leveringen zijn de leveringen van de openstaande pakbon/factuur zichtbaar (nog niet gefactureerde regels) of de leveringen vanuit de verkoop analyse van het geselecteerde artikel (al gefactureerde regel).

Gebruiker

Hier kunt u een gebruiker kiezen uit het gebruikersbestand. Selecteer hier bijvoorbeeld de naam van de chauffeur die de goederen retour heeft genomen.

Met het programma onderdeel Printen retouren kunt u een analyse maken op gebruikersnaam.

Retour reden

Selecteer hier een retour reden uit Retour redenen bestand. Met het programma onderdeel Printen retouren kunt u een analyse maken op retour reden. Het invoeren van een retour reden is verplicht.

Aantal en gewicht

Voer het retour genomen aantal en gewicht van het artikel in.

Bedrag

Het bedrag wordt uitgerekend aan de hand van het ingevoerde gewicht of het aantal stuks. U kunt eventueel bij het invoerveld Prijs de prijs van het artikel eenmalig voor deze retour aanpassen.

Toelichting

Hier kunt u eventueel een extra toelichting ingeven.

Crediteren

Hier kunt u aangeven of het artikel gecrediteerd moet worden. De optie wordt automatisch bepaald aan de hand van de gekozen retour reden. Bij het retour redenen bestand kunt u opgeven of bij selectie van een bepaalde reden het artikel moet worden gecrediteerd.

Voorraad bijwerken

Hier kunt u aangeven of het artikel bij de voorraad moet worden geboekt. De optie wordt automatisch bepaald aan de hand van de gekozen retour reden. Bij het retour redenen bestand kunt u opgeven of bij selectie van een bepaalde reden het artikel moet worden bijgeboekt bij de voorraad.

• Nee: De voorraad wordt niet bijgewerkt.
• Ja, toon alle artikelen: Als u op het vergrootglas bij artikel drukt dan verschijnen alle artikelen en kunt u kiezen als u het retour artikel als een ander artikel wilt boeken in de voorraad.
• Ja, toon alleen gekoppelde artikelen: Als u op het vergrootglas bij artikel drukt dan verschijnen alleen de gekoppelde artikelen van het retourartikel en kunt u daaruit kiezen als u het retour artikel als een ander artikel wilt boeken in de voorraad.

Artikel

Indien u het retour artikel terug boekt in de voorraad kunt u aangeven of het artikel als een ander artikel in de voorraad moet worden geboekt.

Partij/charge

Indien u het retour artikel terug boekt in de voorraad kunt u aangeven of het artikel in een bepaalde partij/charge moet worden geboekt. Let op de gekozen partij/charge moet wel bestaan.

Locatie

Indien u het retour artikel terug boekt in de voorraad kunt u aangeven of het artikel in een afwijkende voorraad locatie moet worden geboekt als standaard ingevoerd bij het artikel.

7.11.2 Het invoeren van retour emballage

Indien u tegelijk met het invoeren van de retour artikelen ook de retour emballage wilt invoeren dan kunt u gebruik maken van de knop Emballage. Het is ook mogelijk om het programma onderdeel Invoeren retour emballage onder het menu factuur te gebruiken

Om retouremballage in te voeren gaat u als volgt te werk:

1. Start het programma onderdeel Ingave retouren.
2. In het scherm Ingave retouren voert u het pakbonnummer in waarop het artikel retour is genomen. Eventueel kunt u ook retour boeken op een factuurnummer of een debiteurnummer.
3. Klik op de knop Emballage. Een nieuw scherm verschijnt.
4. Selecteer eventueel een afwijkende retourdatum. Indien gekozen wordt voor een pakbonnummer dan wordt de datum van de pakbon weergegeven.
5. U kunt nu in de lijst het emballageartikel zoeken en een retour aantal ingeven. Indien u meerdere retouren achter elkaar wenst in te geven gaat dit eenvoudiger door aan de onderzijde van het scherm het artikelnummer in te voeren en een retour aantal op te geven.
6. Voer eventueel een retourbon nummer in. Indien ingevoerd wordt het retourbon nummer in een tekstregel boven de retourregels in de factuur opgenomen. Indien niet ingevoerd dan wordt het pakbon- of factuurnummer boven de retourregels afgedrukt.
7. Selecteer eventueel een gebruiker uit het gebruikersbestand. Selecteer hier bijvoorbeeld de naam van de chauffeur die de goederen retour heeft genomen van de klant. Met het programma onderdeel Printen retouren kan u een analyse maken op gebruikersnaam.
8. Selecteer hier een retour reden uit Retour redenen bestand. Met het programma onderdeel Printen retouren kunt u een analyse maken op retour reden. Het invoeren van een retour reden is verplicht.
9. Vervolgens kunt u in het scherm voor alle in het artikelbestand aanwezige emballage artikelen de retouren positief invoeren.

7.11.3 Retouren gedeeltelijk doorvoeren

Door gebruik te maken van de regelselectie is het mogelijk de retouren gedeeltelijk door te voeren. Dit kunt u bijvoorbeeld toepassen als de te crediteren prijs nog niet bekend is. Door nu te klikken op Regelselectie kunt u eerst alle regels selecteren welke wel dienen te worden doorgevoerd naar de factuur. De regel met de onbekende creditprijs selecteert u niet en blijft zodoende staan.