Reflex 3000 Uitgaand Menu: 8.2 Ingave factuur regels

In dit programma onderdeel kunt u handmatig factuurregels ingeven. Ook kunt u factuurregels, die zijn aangemaakt via een gekoppeld weegsysteem of in hier terecht zijn gekomen via de module Ingave pakbon re- gels , corrigeren of verwijderen.

8.2.1 Invoeren van factuurregels

Zodra er een pakbon geprint is, komen de regels in dit programma onderdeel terecht. Deze regels kunnen eventueel gewijzigd worden. Ook kunt u handmatig factuurregels toevoegen.

Om een factuurregel in te voeren gaat u als volgt te werk:

Factuuradres wijzigen

Door te klikken op Wijzigen kunt u eenmalig het factuuradres wijzigen. Dit is bijvoorbeeld handig bij een contant factuur. In plaats van de debiteurnaam “Contant factuur” kunt u deze wijzigen in de werkelijke NAW gegevens. Als u uit het programma onderdeel Ingave factuurregels gaat wordt de oude naam weer terug gezet.

Regel

Hier vult het programma zelf een factuurregel nummer in.

Datum

Door Enter in de datumkolom te toetsen, wordt automatisch de datum ingevuld (systeemdatum). Ook kan er handmatig een datum worden ingevoerd. Voor een afwijkende datum volstaat het om de eerste twee cijfers in te voeren en vervolgens op Enter te drukken. Na het invoeren van een afwijkende datum wordt deze onthouden en ook ingevoerd in de opvolgende regels.

Art. nr.

De artikelen kunnen worden ingevoerd door direct een artikelnummer in te voeren of door op Enter te drukken voor keuze uit de artikellijst.

Omschrijving

Hier wordt door het programma automatisch de artikelomschrijving ingevuld aan de hand van het ingevoerde artikelnummer. Deze artikelomschrijving kunt u naar believen wijzigen voor de factuur. De wijziging van de artikelomschrijving wordt niet overgenomen in het artikelbestand.

Alleen met Reflex Taal & Valuta

U kunt de artikelomschrijving weergeven in een vreemde taal. Hiervoor dient u het volgende te doen:

1. Voer bij Uitgaand menu – Debiteurenbestand – Bonnen een taalcode in. Taalcodes maakt u aan bij Diversen menu – valuta – Ingave taalcodes.
2. Vertaal de artikelomschrijving en voer deze in bij de bijbehorende taalcodes bij uitgaand menu – Artikelbestand – Taal.

Zowel op het scherm als op de afdruk worden voor een klant met een taalcode nu de artikelomschrijvingen weergegeven in een vreemde taal.

Indien u de vaste teksten zoals “Geleverd volgens pakbon” ook wilt weergeven in een vreemde taal dan dient u deze vaste teksten te vertalen bij Diversen menu – Valuta – Ingave vaste factuurteksten per taal.

Aantal

Geef hier het aantal in gevolgd door Enter. Indien men geen aantal wil ingeven, kan men volstaan door alleen Enter te toetsen. Alleen bij stuksartikelen is het aantal verplicht.

Gewicht

Geef hier het gewicht in, gevolgd door Enter.

Prijs

Indien, het een artikel uit de artikeladministratie betreft, zal de prijs automatisch worden ingevuld. De berekening van de prijs wordt beschreven in hoofdstuk

Het is tevens mogelijk om middels rechten per gebruiker de prijs te laten wegvallen.

Bedrag

In deze kolom wordt het uitgerekende bedrag weergegeven. Voor stuks artikelen geldt: prijs maal aantal. Voor gewogen artikel geldt: prijs maal gewicht.

BTW

In deze kolom wordt de BTW-code ingegeven. L voor laag, H voor hoog, 0 voor nul en E voor emballage artikel. Het programma zal de BTW-code zoveel mogelijk zelf invullen.

Door met de pijltjes over de velden te lopen, zal het programma altijd naar de volgende/vorige kolom/regel springen. Dit in tegenstelling tot de Entertoets, waarmee het programma de al ingevulde kolommen overslaat.

8.2.2 Credit regels

Credit regels kunnen worden ingegeven door een negatief aantal (stuksartikel) of gewicht (wichtartikel) in te geven.

8.2.3 Credit facturen

Het is mogelijk indien in de pakketinstellingen staat aangegeven dat het land polen is om van geprinte facturen (welke zijn geprint na installatie van versie 8.4) een credit factuur te maken. In deze creditfacturen kunnen alleen bestaande creditregels worden gewijzigd en er kunnen geen nieuwe artikelen worden toegevoegd. In de pakketinstellingen onder tabblad factuur kan het begin van de nummering en de prefix van elk onderdeel aangegeven worden.

Daarnaast heeft de creditfactuur zijn eigen factuurnummering met een prefix. Bij het selecteren van een factuur om te crediteren is het ook alleen mogelijk om een originele factuur te selecteren en niet een andere creditfactuur, wel worden de gegevens van de laatst gemaakte creditfactuur weergegeven op de originele factuur.

Voor interne crediteuren is een aparte factuurnummering met een prefix. De facturen worden apart weergegeven in de factuurhistorie.

8.2.4 Ingeven van een direct factuur

Door in het programma onderdeel Ingave factuurregels te klikken op Blad 2 opent zich een leeg factuur blad. In dit blad kunt u een direct factuur ingeven. Een direct factuur dient u ook direct vanuit dit programma onderdeel af te drukken. Het programma onderdeel heeft de volgende beperkingen:

• Indien er factuurregels open staan op blad 2 worden deze niet gekenmerkt door een F bij de debiteurnaam.
• De factuur kan alleen worden afgedrukt via het programma onderdeel Ingave factuurregels en niet bij bijvoorbeeld Printen facturen.

8.2.5 Factuur regelselectie

Factuurregel selectie is en manier om de regels van de factuur welke u wilt printen zelf te selecteren. Met deze regelselectie is het dus mogelijk om bijvoorbeeld een factuur te splitsen. Van iedere selectie van factuurregels kunt u telkens een aparte factuur afdrukken met elk een eigen factuurnummer.

U hebt twee mogelijkheden om met de regelselectie te werken:

1. U zet de regelselectie aan in de pakketinstellingen – factuur. De regelselectie staat nu standaard aan via het programma Ingave factuurregels. Door te klikken op de knop Regelselectie staat aan kunt u tijdelijk voor de gekozen debiteur de regelselectie uit zetten. Als u de factuur ingave verlaat wordt de regelselectie weer standaard op aan gezet.
2. U zet de regelselectie uit in de pakketinstellingen – factuur. De regelselectie staat nu standaard uit via het programma Ingave factuurregels. Door te klikken op de knop Regelselectie staat uit kunt u tijdelijk voor de gekozen debiteur de regelselectie aan zetten. Als u uit de regels gaat wordt de regelselectie weer op standaard uit gezet.

Het selecteren van factuurregels met behulp van de regelselectie doet u door op de te selecteren regel te gaan staan en te drukken op F4. De geselecteerde factuurregel wordt nu wit. Let op dat u ook de eventueel bijbehorende tekstregels selecteert.

8.2.6 Bekijken historische afname

Het is mogelijk om per artikel de historische afname te bekijken. Om deze historische afname te kunnen bekijken dient u het registratiebestand te verdichten. Zie voor het verdichten van het registratiebestand hoofdstuk 8.28 Verdichten registratie bestand. Om de historie weer te geven gaat u als volgt te werk:

1. Ga met de cursor op een factuurregel staan.
2. Klik op Historie.
3. Het onderstaande scherm verschijnt.

In dit scherm wordt weergegeven op welke datum en week hoeveel van het artikel is afgenomen. Onder aan het scherm wordt bovendien de hoogst, laagst en actuele prijs van het artikel weergegeven.

8.2.7 Wijzigen van overige velden

Door te klikken op Overige velden, kunnen de overige gegevens van de betreffende regel bekeken en veranderd worden, zoals: volgnummer, schaalnummer, tarragewicht, brutogewicht en voorraadstatus.

8.2.8 Tussentotaal

Door te klikken op Totaal, kunt u het totaalbedrag van alle factuurregels zichtbaar maken.

8.2.9 Financieel

Van de gekozen debiteur is het tijdens het ingeven van factuurregels mogelijk om de openstaande posten van deze debiteur te bekijken. Openstaande posten kunt u bekijken door te klikken op Financieel.

8.2.10 Blad

Hiermee hebt u de mogelijkheid om factuurregels op een tweede (nieuw) factuurblad te definiëren. De factuurregels die u op het tweede blad definieert zullen als aparte factuur met een eigen factuurnummer geprint worden. Dit tweede factuurblad kunt u ook (apart) printen via de optie “Printen facturen” en “Printen proef facturen”. Hiervoor kunt u in de selectiefilter bij beide opties een vinkje plaatsen bij “Factuur blad 2”.

8.2.10.1 Factuurregels verplaatsen

U hebt ook de mogelijkheid om factuurregels te verplaatsen van factuurblad 1 naar factuurblad 2 en andersom. Er zijn 2 mogelijkheden:

Indien u geen gebruik maakt van regelselectie, ga dan als volgt te werk:

1. Plaats de cursor op een factuurregel met gegevens.
2. Klik met uw rechter muisknop op de knop Blad 1 of Blad 2 (afhankelijk van het factuurblad waarin u de regels bekijkt).
3. Klik op Regels naar blad 2 verplaatsen of Regels naar blad 1 verplaatsen (afhankelijk van het factuurblad waarin u de regels bekijkt). Nu worden in één keer alle aanwezige factuurregels van de gekozen debiteur verplaatst naar blad 2.

Indien u wel gebruik maakt van regelselectie, ga dan als volgt te werk:

1. Plaats de cursor op de eerste regel die u wilt verplaatsen en druk op F4 om de regel te selecteren. De regel krijgt vervolgens een witte kleur. Als u meer regels wilt selecteren, herhaalt u dit voor elke factuurregel die verplaatst moet worden.
2. Klik op Regels naar blad 2 verplaatsen of Regels naar blad 1 verplaatsen (afhankelijk van het factuurblad waarin u de regels bekijkt). Nu worden alleen de geselecteerde factuurregels van de gekozen debiteur verplaatst naar blad 2.

8.2.11 Emballage factuurdebiteur

Het is mogelijk om in het debiteurenbestand een emballage factuurdebiteur op te geven. Met deze debiteur kan de emballage apart worden gefactureerd, los van de gewone debiteur of factuurdebiteur. Het is bij een emballagedebiteur ook mogelijk om daar aan te geven of er gebruik moet worden gemaakt van proforma facturen.

Het is op een proforma factuur niet mogelijk om de emballage en de overige artikelen op dezelfde factuur af te drukken. Daarnaast wordt op de emballagedebiteur ook de emballagestand bijgehouden. Dit geldt ook voor de emballage welke afgedrukt wordt op een pakbon.

8.2.12 Direct printen van een factuur

Wilt u na het ingeven van de factuurregels, direct een factuur afdrukken, dan gaat u als volgt te werk:

1. Klik op Print, waardoor het printen begint.
2. Na het printen, verschijnt er een Ja-Nee venster dat vraagt of het printen correct is verlopen. Klik op Nee, indien dit niet het geval is of als u de factuur nog niet wilt laten vervallen. De factuur wordt niet afgeboekt en blijft staan. Klik op Ja, indien het printen wel correct is verlopen. De factuurregels worden nu automatisch klaargezet, om eventueel te worden doorgeboekt naar het programma onderdeel Printen factuur verslag, de verkoopanalyse en/of naar een aan Reflex 3000 gekoppeld boekhoudpakket.