Vraag en antwoord voor de Belastingdienst over ReflexBlue
In dit document staan een aantal vragen en antwoorden beschreven die de Belastingdienst aan jou kan vragen over ReflexBlue en het gebruik daarvan.
De inhoud van dit document is gemaakt om jou te helpen bij het beantwoorden van vragen over ReflexBlue. Je blijft echter altijd zelf verantwoordelijk om de juiste antwoorden te geven op vragen van de Belastingdienst.
Wat voor soort software is ReflexBlue?
ReflexBlue is een SaaS-gebaseerd ERP-systeem in de Cloud dat speciaal is ontwikkeld voor de voedingsmiddelenindustrie. Het biedt functionaliteiten voor onder andere financiële administratie, facturatie, logistiek en voorraadbeheer. ReflexBlue ondersteunt bedrijven bij het efficiënt beheren van hun processen en voldoet aan de wet- en regelgeving in Nederland, Duitsland en België.
Hoe worden de financiële gegevens in ReflexBlue vastgelegd en opgeslagen?
Er wordt een logboek van financiële mutaties bijgehouden. Dit logboek registreert alle transacties en wijzigingen, zodat een volledige en transparante audittrail beschikbaar is. De gegevens worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers.
Hoe worden facturen gegenereerd en opgeslagen in ReflexBlue?
Leveringen en ontvangsten worden vastgelegd in factuurregels. Deze factuurregels worden op een later moment gebruikt om één of meerdere facturen van te maken. Op dat moment worden de factuurregels samen met het gegenereerde document vastgelegd. Dit document kan daarna niet meer gewijzigd worden.
Hoe zorgt ReflexBlue ervoor dat gegevens niet gewijzigd kunnen worden na facturatie?
ReflexBlue heeft een rollen gebaseerd toegangscontrole. Geen enkele rol kan deze gegevens achteraf nog wijzigen. Effectief heeft ReflexBlue geen functies om facturen achteraf nog te wijzigen. Fouten kunnen alleen via creditnota’s of nieuwe facturen gecorrigeerd worden.
Hoe worden belastingtarieven en btw-verwerking toegepast binnen ReflexBlue?
Op basis van configuratie op productniveau kan aangegeven worden welk tarief gehanteerd moet worden. Gebruikers kunnen zelf bepalen wat de concrete waarden van de tarieven moeten zijn.
Hoe wordt omgegaan met valutaconversies binnen ReflexBlue?
ReflexBlue doet geen valuta conversies. De enige conversie die uitgevoerd wordt is bedoeld voor zakelijke analyse doeleinden. Facturen worden in de originele valuta aangeboden aan de externe boekhoudsoftware pakketten.
Hoe kan een belastinginspecteur toegang krijgen tot de financiële gegevens in ReflexBlue?
Via een login die aangeleverd wordt door de klant van ReflexBlue. Daarnaast is er de mogelijkheid om alle logboekmutaties in een CSV-bestand aan te leveren. Dit kan momenteel op basis van een supportvraag naar onze supportorganisatie. Op een later moment kan een functie aan ReflexBlue worden toegevoegd om deze gegevens geautomatiseerd te exporteren naar CSV.
Hoe wordt de bewaarplicht van gegevens gegarandeerd binnen ReflexBlue?
In het gehele systeem worden geen gegevens fysiek verwijderd. Gegevens worden alleen aangemerkt als niet beschikbaar voor gebruik. Zelfs als een klant stopt met het gebruik van ReflexBlue worden alle gegevens nog 10 jaar bewaard.
Hoe zorgt ReflexBlue ervoor dat gegevens veilig blijven en niet ongeoorloofd worden gewijzigd?
Directe toegang tot de gegevens buiten de software om is niet mogelijk. Alle transactionele gegevens worden redundant opgeslagen in 6 verschillende beschikbaarheidslocaties. Dagelijks wordt een snapshot van alle gegevens ook opgeslagen in 6 verschillende beschikbaarheidslocaties. Deze snapshots worden 30 dagen historisch opgeslagen.
Hoe worden correcties en foutmeldingen afgehandeld binnen ReflexBlue?
Correcties worden uitgevoerd door de gebruiker. Van veel relevante gegevens worden de wijzigingen in een logboek bijgehouden. Foutmeldingen resulteren in het annuleren van de gevraagde wijziging waardoor datacorruptie wordt voorkomen.
Hoe ondersteunt ReflexBlue elektronische belastingaangifte?
ReflexBlue kan de financiële gegevens exporteren naar externe boekhoudpakketten. Vanuit deze pakketten wordt dan de uiteindelijke belastingaangifte uitgevoerd door de gebruiker.
Hoe worden gegevens ingevoerd in het systeem?
Gegevens kunnen handmatig door gebruikers worden ingevoerd via de interface van ReflexBlue of automatisch worden geïmporteerd via API-koppelingen en bestandsuploads. Daarnaast kunnen gegevens vanuit geïntegreerde systemen, zoals externe boekhoudpakketten of logistieke systemen, worden gesynchroniseerd met ReflexBlue.