Reflex 3000 Diversen Menu: 9.17 Herstellen bestanden

Een bestand kunt u beschouwen als een kaartenbak in uw computer. In deze “kaartenbak” zitten gegevens die u zelf heeft ingevoerd. Voorbeelden van bestanden zijn het debiteurenbestand en het artikelbestand.

Veel bestanden hebben indexen. Deze indexen zijn een soort wegwijzers, waardoor het programma snel gegevens kan vinden. Deze indexen worden opgebouwd terwijl u met het pakket werkt. Door computerstoringen (stroomuitval) en bedieningsfouten (computer tijdens het programma uitzetten) kunnen deze indexen verstoord raken. U moet dan herstellen.

9.17.1 Opmerkingen bij update van Reflex 3000

Het herstellen van bestanden wordt altijd automatisch opgestart zodra u een nieuwe versie van Reflex 3000 installeert. Reflex 3000 controleert eerst aan de hand van de DDF bestanden of er bestanden hersteld moeten worden en als er bestanden hersteld moeten worden wordt een advies gegeven welke bestanden dit zijn. Na het controleren van de bestanden wordt er gevraagd of er een prognose gedaan moet worden voor de totale benodigde hersteltijd.

Als u de prognose laat uitvoeren, krijgt u binnen een paar tellen een verslag met de totale tijd die uw systeem nodig zal hebben voor het herstellen van de geselecteerde bestanden.

9.17.2 Waar moet u op letten?

Voordat u het herstellen van bestanden kunt starten dient u voor een aantal zaken zorg te dragen, dit zijn:

• Neem voor het herstellen van bestanden altijd het werkstation met de snelste processor en het meeste werkgeheugen.
• Schakel op het werkstation altijd het energiebeheer van de monitor, harde schijven en netwerkkaart uit.
• Schakel op het werkstation de Screensaver van de monitor uit
• Zorg dat alle Reflex 3000 gebruikers zijn uitgelogd uit Reflex 3000.
• Zorg ervoor dat u geen bestanden hersteld ten tijde van het maken van server back-ups
• Indien u gebruik maakt van Flexen, zorg dat alle Flexen minimaal 2 minuten in het hoofdscherm staan of zet de Flex uit.
• Indien u gebruik maakt van de Flex Bonnen Engine, zorg dat deze wordt uitgeschakeld. Denk eraan om deze na het herstellen van bestanden weer op te starten.
• Indien u gebruik maakt van de Order Warehouse, zorg dat deze wordt uitgeschakeld. Denk eraan om deze na het herstellen van bestanden weer op te starten.
• Indien u gebruik maakt van de Reflex 3000 taakplanner zorg dat deze wordt uitgeschakeld. Denk eraan om deze na het herstellen van bestanden weer op te starten.

Naam

De naam van het bestand.

Omschrijving

De omschrijving van de gegevens die het bestand bevat.

Versie

Het versienummer van het bestandformaat.

Records

Het aantal records (regels) van het bestand. Hoe meer records hoe langer het herstellen duurt.

Rec. L.

De lengte van het record. Dit gegeven kan belangrijk zijn bij het traceren van problemen.

Hersteld dd.

Hier wordt bijgehouden wanneer het bestand voor het laatst is hersteld. Indien hier niets staat ingegeven dan is de laatste hersteldatum onbekend.

C

Een sterretje betekent dat dit bestand geschikt is voor tekenconversie.

Start herstellen op later tijdstip

Door het hokje Start herstellen op later tijdstip aan te vinken kunt u een tijd ingeven waarop het herstellen dient te starten. Klik op ↑ en ↓ om de tijd te wijzigen. Als u vervolgens klikt op Herstel geselecteerde bestanden dan verschijnt rechts van de starttijd een teller die terug loopt tot de tijd van herstellen.

U hebt nadat de Reflex 3000 is ingesteld op herstellen bestanden op een later tijdstip alleen nog de mogelijkheid om de wachtprocedure af te breken door te klikken op Afbreken.

Bijwerken DDF’s

In Reflex 3000 For Windows worden diverse databasetabellen gebruikt. Aan deze tabel kunt u een bestand koppelen. In Reflex 3000 For Windows wordt één tabel soms gebruikt voor meerdere bestanden. Het kan daarom voorkomen dat een tabel gekoppeld is aan een ander bestand dan u wenst. Dit is bijvoorbeeld belangrijk als u de database van Reflex 3000 benadert via een extern pakket.

Navolgend treft u enkele voorbeelden van tabellen die gebruikt worden voor meerdere bestanden:

Als een tabel is gekoppeld aan een verkeerd bestand kunt u dit met dit programmaonderdeel wijzigen. Dit gaat als volgt in zijn werk:

1. Selecteer het bestand dat u wilt koppelen aan de tabel. Selecteer bijvoorbeeld Ord.btr als u deze aan de tabel wilt koppelen.
2. Klik op Bijwerken DDF. De bestandsnaam Ord.btr wordt nu in de DDF bestanden ingevoerd als standaard bestand.

Het bijwerken van de DDF is alleen voor gebruik van de database met een extern pakket (bijvoorbeeld MS Acces of Crystal Reports). Reflex 3000 For Windows maakt geen gebruik van deze DDF’s.

Bijwerken rapporten

Indien op het werkstation Crystal Reports is geïnstalleerd kunt u door op deze knop te klikken u gekoppelde Crystal Reports rapporten geschikt maken voor een eventueel aangepaste database na een update van Reflex 3000 For Windows.

Let op: Reflex 3000 For Windows zal de rapporten openen, aanpassen en opslaan in het laatst bekende formaat.

Hebt u een verouderde versie van Crystal reports dan kan u na het uitvoeren van deze actie uw rapporten niet meer openen in Crystal reports. Het programma zal dit eerst melden alvorens te starten. U hebt dan de keuze om de rapporten handmatig aan te passen. Zie hiervoor het volgende hoofdstuk.

9.17.3 Handmatig Crystal Reports rapport aanpassen

Om de locatie van de databasebestanden handmatig aan te passen in uw rapport gaat u als volgt te werk:

1. Start het rapport op met Crystal Reports.
2. Ga naar het menuonderdeel Database en selecteer Set location.
3. Geef in het veld Location de juiste pad verwijzing in naar het bestand van Reflex 3000 welke u hebt opgenomen in het rapport. In dit voorbeeld REL.BTR.
4. Klik vervolgens op Set Location.
5. Herhaal deze stappen voor ieder Reflex 3000 bestand wat u hebt opgenomen in uw rapport.

9.17.4 Het controleren van de databestanden met externe locatie

Door op de knop Controleer met externe locatie te drukken is het mogelijk alle Reflex 3000 For Windows databestanden te controleren op juiste record lengte en aanwezigheid van alle indexen. Hierbij hebt u de mogelijkheid om aan de hand van DDF bestanden van een externe locatie uw bestanden te controleren:

Van FTP Server ReflexSystems

De computer zal proberen een verbinding te maken met de FTP server van ReflexSystems. Vervolgens controleert Reflex of de DDF bestanden op de FTP server van ReflexSystems nieuwer zijn dan de DDF bestanden op uw systeem. Zijn de versies gelijk, dan zal er geen bestandscontrole plaatsvinden.

Van externe locatie

Hiermee hebt u de mogelijkheid om zelf naar een locatie te browsen waar u de nieuwe DDF bestanden heeft opgeslagen. Reflex zal vervolgens de DDF bestanden op de opgegeven locatie vergelijken met de huidige en als geconcludeerd wordt dat de nieuwe bestanden ook daadwerkelijk nieuwer zijn, een bestandscontrole uitvoeren.

Indien een bepaald bestand niet correct is zal Reflex 3000 For Windows dit melden en voorstellen dit bestand te herstellen.

9.17.5 Het controleren van de databestanden

Het programmaonderdeel Controleer bestanden heeft als doel de databestanden te controleren op juiste versie en zonodig te converteren naar de juiste versie. Na het starten van het programmaonderdeel zal het programma alle databasebestanden van Reflex 3000 controleren. De bestanden die zijn verouderd worden na het controleren voorgesteld om te converteren. Het is aan te raden dit direct uit te voeren.

Het programmaonderdeel start ook bij het starten van Reflex 3000 na het uitvoeren van een update. Ook dan dient u dit programmaonderdeel uit te voeren.

9.17.6 Het herstelverslag

Na het afronden van het herstellen bestanden zal het programma een herstelverslag tonen op het scherm. In dit herstelverslag wordt het resultaat van het herstellen weergegeven. Wij raden u ten zeerste aan om dit herstelverslag af te drukken en voor een bepaalde periode te bewaren.

In het herstelverslag wordt altijd weergegeven:

• Herstel Omschrijving bestand.
• (xx/xx) welk bestand van hoeveel bestanden.
• Starttijd van het herstellen.
• Aantal records.
• Onderaan de totale hersteltijd.

Indien er fouten zijn geconstateerd tijdens het herstellen en het programma kan deze niet verhelpen dan worden deze fouten per bestand in vet gedrukt weergegeven. Indien u het probleem niet zelf kunt verhelpen raden wij u aan om contact op te nemen met de helpdesk van ReflexSystems.

Let op: U dient het herstelverslag bij de hand te hebben.