Reflex 3000 Diversen Menu: 9.10 Definiëren importbestand stambestanden

Met het programmaonderdeel “Importeren stambestanden” is het mogelijk om ASCII bestanden te importeren in Reflex 3000. ASCII bestanden zijn bestanden welke leesbare tekst bevatten en zijn aangemaakt door een extern pakket (bijvoorbeeld Excel). Alvorens u ASCII bestanden kunt importeren dient u eerst aan Reflex 3000 op te geven hoe dit bestand in elkaar zit. Dit kunt u doen met dit programmaonderdeel.

U kunt voor alle stambestanden een importdefinitie aanmaken. Door een bestand te kiezen verschijnt het definitie scherm.

Als eerste dient u op te geven hoe het te importeren bestand heet en waar het te importeren bestand staat. Druk op de button ‘Definieer importbestand’. Het Definieer import bestand scherm verschijnt nu.

Importdefinitiebestandinstellingen

• Folder: bestandenpad van het te importeren bestand.
• Bestand: Naam van het te importeren bestand.
• Verwijder bestand: Indien aangevinkt; het bestand wordt verwijderd na import.

Bestand ophalen van FTP

Indien aangevinkt verwacht Reflex 3000 het betreffende bestand op een FTP server (externe locatie).

• IP: geef hier het IP adres op van de betreffende FTP site.
• Poort: Geef hier het poortnummer op. Meestal is deze 21.
• Gebruiker: Naam van de gebruiker om in te loggen op de FTP site.
• Wachtwoord: Geef hier het wachtwoord op om in te kunnen loggen.

Bestand ophalen van

Indien aangevinkt worden de bestanden van de hier opgegeven locatie gekopieerd naar de import Folder. Gebruikt dit wanneer u bijvoorbeeld bestanden van een netwerk eerst naar een lokale schijf wilt kopiëren alvorens ze te importeren.

Gebruik scheidingsteken

Indien aangevinkt: Het programma gaat er van uit dat de velden van het betreffende ASCII bestand geen vaste lengte hebben, en worden gescheiden door een scheidingsteken. Het gebruikte scheidingsteken kunt u hier opgeven.

Back-up maken van importbestand

Indien aangevinkt maakt het programma na import een back-up van het te importeren bestand. U kunt hier het bestandpad op geven, waarnaar het back-up bestand geschreven dient te worden.

Wachten op ander bestand

Indien aangevinkt gaat het programma pas importeren indien het opgegeven bestand is gevonden. Deze methode voorkomt dat het Reflex programma al met importeren begint, terwijl het ASCII bestand nog gevuld wordt.

• Bestand: <Bestand>.Ok: Reflex begint pas met importeren zodra het bestand <Bestand>.OK in de importdirectory staat. (<Bestand> = naam van het importbestand zoals eerder opgegeven).
• Ander bestand: Geef hier een bestandsnaam op. Reflex begint pas met importeren zodra de hier opgegeven bestandsnaam in de importdirectory staat.

Geïmporteerde regels wegschrijven in ander bestand

Indien aangevinkt worden alle correct geïmporteerde regels weggeschreven in een bestand.

• Bestand: <Bestand>.Goed: Alle correct geïmporteerde regels worden weggeschreven in het bestand <Bestand>.GOED (<Bestand> = naam van het importbestand zoals eerder opgegeven).
• Ander bestand: Alle correct geïmporteerde regels worden weggeschreven in het hier opgegeven bestand.

Foute regels wegschrijven in ander bestand

Indien aangevinkt worden alle regels welke een fout bevatten weggeschreven in een bestand.

• Bestand: <Bestand>.FOUT: Alle regels welke Reflex niet kan importeren worden weggeschreven in het bestand <Bestand>.FOUT (<Bestand> = naam van het importbestand zoals eerder opgegeven)
• Ander bestand: Alle regels welke Reflex niet kan importeren worden weggeschreven in het hier opgegeven bestand.

9.10.1 Instellen velden

Nadat u de naam en locatie van het te importeren bestand heeft ingevuld, kan nu per veld worden aangegeven waar de betreffende tekst staat. Boven in het scherm ziet u een deel van de tekst van het te importeren bestand.

Met de pijltjes toetsen kunt u door de regels van het bestand bladeren. In het kader “Velden voor import” kunt u vervolgens de velden selecteren welke u wilt importeren.

Afhankelijk van het gekozen bestand kunt u kiezen uit een of meer rubrieken. Deze komen overeen met de tabbladen van de stambestanden van Reflex 3000. Per veld wordt een omschrijving weergeven en een soort. Deze soort zegt of het een alfanumeriek, numeriek, datum, Ja/Nee of meerkeuze veld betreft. Door te dubbelklikken op het gewenste veld, verschijnt het veld in het ‘importdefinitie’ kader.

Vervolgens dient u in het kader ‘Veldinstellingen’ de verschillende definities voor het betreffende veld op te geven.

Veldinstellingen

Naam Imp. Waarde: Geef hier eventueel een naam in van het te importeren veld. Standaard wordt de Reflex 3000 naam gebruikt.

Bestand met scheidingstekens:

• Positie: Geef hier het kolomnummer in van het overeenkomstige veld van het ASCII bestand. Het betreffende veld zal nu met een witte achtergrond worden weergegeven in het voorbeeldvenster. Indien u 0 invult zal het veld aansluitend aan het vorige veld worden gekozen.

Bestand zonder scheidingstekens:

• Start positie: Geef hier de startpositie van het overeenkomstige veld in van het ASCII bestand.

Bestand zonder scheidingstekens:

• Lengte: Geef hier de lengte van het veld in.
• Overnemen: Indien afgevinkt zal de waarde van het veld altijd worden gevuld met de hier ingevulde waarde.
• Decimaal teken: Bevat het numerieke veld een komma, punt of geen decimaal teken.
• Opmaak: Hier kunt u het formaat van het numerieke veld opgeven. (Bijvoorbeeld 0.00 of 0.000, indien u bij de vorige optie geen decimaal teken heeft gekozen zal Reflex zelf de punt tussen de waarde plaatsen).
• Definieer vertaling: Hier kunt u per veld opgeven hoe Reflex de verschillende waarden dient te interpreteren. Reflex verwacht bijvoorbeeld voor het veld BTW een ‘L’, ‘H’, ‘,0’ of ‘E’. Het kan best zijn dat het ASCII bestand voor het veld BTW een 1, 2, 3 of 4 geeft. Met definieer vertaling kunt u opgeven hoe deze waarden vertaald dienen te worden.

In de eerste kolom kunt u de mogelijke waarde van het ASCII bestand opgeven. In de tweede kolom staat de waarde welke Reflex verwacht. Zo dient u alle velden te definiëren welke u wilt importeren.

Met de button Test import kunt u de aangemaakte definitie testen. Tevens geeft het programma een verslag van de fouten in het bestand. Ook geeft het verslag aan welke velden verplicht zijn. Indien u bijvoorbeeld debiteuren importeert zijn natuurlijk nummer en naam verplicht. Verplichte velden worden Reflex 3000 rood weergegeven.

De knop Print velden geeft een overzicht van alle velden welke geïmporteerd kunnen worden. Door te klikken op Herstel maakt u alle wijzigingen ongedaan.