Reflex 3000 Kwaliteit Menu: 3.3 Nieuwe Call aanmaken

Alvorens een nieuwe Call kan worden aangemaakt, dienen eerst de volgende bestanden aangemaakt te worden:

• Call Soorten bestand.
• Call oorzaken bestand.
• Call Oplossingen bestand.
• Call Actiebestand.
• Call Bestemmingenbestand.
• Document opmaak Call formulieren.

Voor het aanmaken van bovenstaande bestanden zie verder in deze handleiding.

3.3.1 Aanmaken van een Call

Een Call kan op twee manieren worden aangemaakt:

1. Ga naar het “IS0 9002/HACCP” menu, start het programma onderdeel “Nieuwe Call op”, kies de betreffende klant en toets op Enter.

2. Klik op de knop Relatie links van de knop Call. De relatielijst wordt geopend. Selecteer een relatie en klik vervolgens op Call. U heeft nu de mogelijkheid om:

   • Nieuwe call aanmaken.
   • Openstaande calls bekijken.
   • Afgehandelde calls bekijken.

Om een nieuw Call aan te maken gaat u als volgt te werk:

1. Via een van de twee eerder beschreven methoden kiest u de optie om een nieuwe Call aan te maken.

2. Er opent een nieuw scherm.

3. Vul nu de volgende velden in:

   Relatie

   Dit wordt door het programma vanzelf ingevoerd.

   Vertegenwoordiger

   Dit wordt door het programma vanzelf ingevoerd.

   Contact persoon

   Vul hier de betreffende contactpersoon (beller) in. Maak een selectie van de in het relatiebestand ingevoerde contactpersonen.

   Voordat u een contactpersoon kunt selecteren dient u eerst contactpersonen aan te maken. Ga naar het programma onderdeel Diversen menu – Relatie – Relatie bestand – tabblad contactpersonen.

   Betreft artikel

   Vul hier eventueel een artikelnummer in, waarop de betreffende klacht betrekking heeft. Dit is geen verplicht veld. Door te klikken op het vergrootglas (F12) kan een artikellijst worden opgeroepen.

   Alleen met Vers Inkoop: Indien u eerst het vinkje aanvinkt heeft u de keuze uit uw inkoop artikellijst.

   Call aangenomen door

   Vul hier uw eigen naam in. Het programma zal dit zelf invullen. Het is mogelijk deze naam te wijzigen.

   Call soort (Invoer verplicht)

   Om later analyse van de verschillende Call‟s te kunnen maken, is het belangrijk alle voorkomende Call‟s van tevoren een nummer te geven. Vul hier het betreffende Callsoort nummer in. Door te klikken op het vergrootglas (F12) kan een callsoortenlijst worden opgeroepen.

   Voordat u een Call soort kunt selecteren dient u eerst Call soorten aan te maken. Ga naar het programma onderdeel Diversen menu – Call registratie – Call soorten bestand.

   Omschrijving

   In het grote witte vak kunt u de omschrijving van de Call invoeren. U heeft voor het schrijven van de Call de beschikking over diverse opmaak mogelijkheden, zoals inspringen, vet, cursief, onderstrepen, lettergrootte en letterkleur.

   Het is mogelijk afbeeldingen te knippen en te plakken in een Call omschrijving. Het wordt echter ten zeerste afgeraden om dit te doen. Het toevoegen van afbeeldingen in een Call maakt de data bestanden zeer groot en langzaam.

   Bestemming (Invoer verplicht)

   Kies hier uit de betreffende lijst voor wie de betreffende Call bestemd is.

   Voordat u een Call bestemming kunt selecteren dient u eerst Call bestemmingen aan te maken. Ga naar het programma onderdeel Diversen menu – Call registratie – Call bestemmingen bestand.

   Gewenste actie 1 t/m 3

   Kies hier uit de betreffende lijst een te ondernemen acties.

   Voordat u een Call actie kunt selecteren dient u eerst Call acties aan te maken. Ga naar het programma onderdeel Diversen menu – Call registratie – Call actie bestand.

   Actie datum

   Vul hier de datum in, wanneer er actie op de betreffende Call genomen dient te worden. Hier kan later op gesorteerd worden, bij het bekijken van de openstaande Call’s.

4. Door te klikken op Ok vraag het programma of u de Call wilt aanmaken. Door te bevestigen met Ja wordt de Call aangemaakt.

Er kan nu (automatisch) een Call formulier met een aan de Call soort gekoppelde opmaak uitgeprint worden (Zie hoofdstuk Document opmaak Call formulieren).

Bij de keuze Annuleren kan de invoer gewijzigd worden. Door te klikken op Nee kan het ingeven van de Call onderbroken worden. Er wordt niets opgeslagen.

Prioriteit

U kunt een Call een extra prioriteit meegeven. Indien u deze prioriteit aanvinkt dan zal in het Call overzicht per afdeling de Call worden gekenmerkt door rode tekst en met een rood uitroepteken.

Import E-mail

U kunt in de Call tekst en bijlage vanuit Outlook importeren door op deze knop te drukken.

Bijlage

U kunt aan een Call een bijlage koppelen. Dit kunnen willekeurige documenten zijn. Let wel op hoe meer documenten worden gekoppeld aan een Call hoe langer het programma nodig heeft om deze gegevens te verwerken.