Reflex 3000 Inkomend Menu: 2.1 Crediteurenbestand

In het crediteurenbestand worden alle klanten ondergebracht. Per crediteur worden een aantal gegevens ingebracht, dat in andere programmaonderdelen weer van toepassing zijn. In het crediteurenbestand kunnen crediteurennummers tot maximaal 8 cijfers worden opgeslagen.

2.1.1 Adres

Per crediteur kunnen de volgende gegevens worden ingebracht:

Naam

Vul hier de naam van de betreffende klant in.

Adres regel 1 en 2

Vul hier het adres van de betreffende klant in.

Postcode

Vul hier de postcode van de betreffende klant. Een klant kan worden opgezocht op postcode.

Plaats

Vul hier de vestigingsplaats van de betreffende klant in.

Land

Bij Reflex 3000 For Windows wordt standaard de ISO landcode tabel toegevoegd. Door het kiezen van een ISO landcode wordt automatisch het land ingevoerd. Het land wordt voor diverse doeleinden gebruikt, zoals Intrastatlijst, inkoopanalyse etc.

Telefoonnummer

Vul hier het telefoonnummer van de betreffende klant in.

Faxnummer

Vul hier het faxnummer van de betreffende klant in.

Contact persoon

Vul hier de contactpersoon in van de betreffende klant.

Geblokkeerd

U kunt hier een crediteur blokkeren voor het gebruik in Reflex 3000 voor Windows. In de crediteurenlijst wordt deze crediteur lichtgrijs weergegeven en is niet oproepbaar.

2.1.2 Postadres

Postadres

Indien het postadres afwijkt van het adres zoals ingevoerd onder tabblad Adres voer dan hier het postadres in. Indien het postadres hetzelfde is als het adres dan hoeft u hier geen gegevens in te voeren.

2.1.3 Algemeen I en II

Artikel selectie

• Aan: Alle inkoopartikelen die de betreffende crediteur afneemt, dienen met het programmaonderdeel Prijsafspraken crediteurinkoopartikelen geselecteerd te worden d.m.v. de blokkering op heffen. Alleen de geselecteerde (niet geblokkeerde) inkoopartikelen kunt u gebruiken binnen Reflex 3000 en de Flex 3000 CT. Het is bovendien mogelijk om bij het programmaonderdeel Crediteur – Prijsafspraken deze optie te wijzigen.
• Uit: De betreffende crediteur heeft nu in beginsel toegang tot alle inkoopartikelen. Het is dan weer mogelijk om in het programmaonderdeel crediteur - Prijsafspraken een bepaald inkoopartikel te blokkeren door op de knop Blokkeer te klikken. Geblokkeerde inkoopartikelen kunt u niet gebruiken binnen Reflex 3000 en de Flex 3000 CT.

Bestelgroep

Een crediteur kunt u indelen in een bestelgroep. Een bestelgroep is een groep van leveranciers waar u een gelijksoortig product inkoopt. Bijvoorbeeld: bestelgroep Vers Vlees. Als u uw leveranciers heeft ingedeeld in bestelgroepen dan kunt u bij het programmaonderdeel Inkomend menu – Order – printen besteladvies voor een gehele bestelgroep (selectie van leveranciers) een besteladvies laten uitrekenen. Om een besteladvies te laten uitrekenen dient u uw inkoopartikelen te koppelen aan een leverancier.

Order bevestiging

Alleen met Reflex Inkooporder

• Uit: Print nooit een inkooporderbevestiging voor deze leverancier.
• Aan: Indien er tijdens het invoeren van een inkooporder een inpaklijst geprint wordt, wordt er direct een inkooporderbevestiging voor de betreffende leverancier geprint. De opmaak van de inkooporderbevestiging is vrij en per taalcode te definiëren.

Bestelpatroon

Alleen met Reflex Inkooporder

• Uit: Een nieuwe inkooporder wordt niet automatisch gevuld met het bijbehorende bestelpatroon. De inkooporder blijft dus leeg. Bij het invoeren van een artikel worden wel de extra teksten van het bestelpatroon overgenomen.
• Aan: Bij het aanmaken van een nieuwe inkooporder wordt direct het inkoop bestelpatroon toegevoegd. Het toevoegen van artikelen aan een inkooporder met een bestelpatroon of het verwijderen van een artikel welke is ingevoegd door het bestelpatroon heeft geen effect op het originele bestelpatroon.
• Aan, genereer automatisch: Bij het aanmaken van een nieuwe inkooporder wordt direct het inkoop bestelpatroon toegevoegd. Het bestelpatroon is nu zelfregulerend. Wordt er een nieuw artikel ingebracht, dan zal het programma dit automatisch aan het bestelpatroon toevoegen (vraagt eerst afhankelijk van optie Vragen bij toevoegen). Bij de volgende inkooporder zal dit artikel dus automatisch verschijnen. Wordt de inkooporderregel verwijderd, dan zal deze ook uit het bestelpatroon verdwijnen (vraagt eerst afhankelijk van optie Vragen bij toevoegen).

Sortering

Alleen met Reflex Inkooporder

• Niet sorteren: Bij het invoegen van het bestelpatroon aan een nieuwe inkooporder wordt deze niet gesorteerd maar op volginkooporder van invoer van het bestelpatroon ingevoegd.
• Numeriek gesorteerd: Bij het invoegen van het bestelpatroon aan een nieuwe inkooporder wordt deze numeriek gesorteerd.
• Alfabetisch gesorteerd: Bij het invoegen van het bestelpatroon aan een nieuwe inkooporder wordt deze alfabetisch gesorteerd.
• Groep/artikel: Bij het invoegen van het bestelpatroon aan een nieuwe inkooporder wordt deze gesorteerd op inkoopartikelgroep en artikelnummer.
• Picklocatie: Bij het invoegen van het bestelpatroon aan een nieuwe inkooporder wordt deze gesorteerd op picklocatie. Kies deze optie als u werkt met besteladvies lijsten. Deze worden namelijk standaard gesorteerd op picklocatie.

Toevoegen aan bestelpatroon

Alleen met Reflex Inkooporder

Indien u het bestelpatroon op Aan, genereer automatisch zet dan is het bestelpatroon zelfregulerend. Dit houdt in dat indien artikelen worden toegevoegd aan de inkooporder (welke is gevuld met het bestelpatroon) deze worden toegevoegd aan het bestelpatroon.

• Niet vragen: Bij het toevoegen van een artikel aan de inkooporder, welke is gevuld via het bestelpatroon, wordt direct en zonder te vragen toegevoegd aan het bestelpatroon.
• Wel vragen: Bij het toevoegen van een artikel aan de inkooporder, welke is gevuld via het bestelpatroon, wordt eerst gevraagd of deze moet worden toegevoegd aan het bestelpatroon.

Verwijderen uit bestelpatroon

Alleen met Reflex Inkooporder

Indien u het bestelpatroon op Aan, genereer automatisch zet dan is het bestelpatroon zelfregulerend. Dit houdt in dat indien artikelen worden verwijderd uit de inkooporder (welke is gevuld met het bestelpatroon) deze worden verwijderd uit het bestelpatroon.

• Niet vragen: Bij het verwijderen van een artikel aan de inkooporder, welke is gevuld via het bestelpatroon, wordt direct en zonder te vragen verwijderd aan het bestelpatroon.
• Wel vragen: Bij het verwijderen van een artikel aan de inkooporder, welke is gevuld via het bestelpatroon, wordt eerst gevraagd of deze moet worden verwijderd aan het bestelpatroon.

CBS code herkomst (land)

Alleen met Reflex CBS-IRIS

Vul hier de betreffende CBS herkomst code (land) van de betreffende crediteur in. Zie handboek van CBS-Iris. Deze code wordt gebruikt t.b.v. de koppeling aan het CBS-Iris pakket.

Zoeksleutel

Vul hier de gewenste zoeksleutel(s) in (A t/m Z), die in het programmaonderdeel Ingave zoeksleutels crediteuren zijn gedefinieerd. Aan één crediteur kunt u meerdere zoeksleutels toekennen (max. 10). Deze zoeksleutel kan worden gebruikt om bepaalde crediteuren te selecteren (denk aan factureren, inkoopanalyse).

E-mail adres

Hier kunt u het e-mail adres van de crediteur invullen.

Website adres

Indien de crediteur een internetpagina heeft kunt u hier het adres daarvan invullen.

EG Nummer

Hier kunt u het EG nummer invoeren van de crediteur. Dit EG nummer wordt afgedrukt op de VWA lijsten (Nederland) en de IVK lijsten (België).

NL: Inkoopregister VWA | BE: Inkoop register IVK

Indien wordt gekozen voor Wel bijhouden dan worden alle factuurregels van de betreffende crediteur in het inkoopregister geboekt, mits de bijbehorende optie (VWA erkenning) van de artikelgroep waarin het betreffende artikel valt, is ingevuld. Zie groepenbestand. Per artikelgroep kan worden ingebracht binnen welke VWA erkenning de artikelen vallen. Alleen als de combinatie artikelgroep / crediteur is ingevuld, wordt de factuurregel naar het VWA register geboekt. Het VWA register geeft per erkenning per artikel het totaal aantal en totaalgewicht weer.

1e en 2e Export definitie weeglijst

Alleen met Reflex Export

Met Reflex Export is het mogelijk om 10 bestanddefinities aan te maken (A t/m J). Indien voor deze crediteur alle weeglijstregels (volgens de gedefinieerde definitie) klaargezet dienen te worden, dan vult u hier de letter van de overeenkomstige weeglijst export definitie in. Bij het printen van een weeglijst worden nu de betreffende gegevens in een ASCII files klaargezet.

2.1.4 Financieel

BTW factuur

Alleen met Reflex Taal & Valuta

• Ja: Er wordt BTW berekend over de artikelen.
• Nee: Er wordt geen BTW berekend over de artikelen, ook al staat er bij de betreffende artikelen een BTW code ingevuld.
• Landbouw: Er wordt landbouw BTW berekend over de artikelen. (landbouwforfait).
• Landbouw; prijzen incl. BTW: Er wordt landbouw BTW berekend over de artikelen en de prijzen worden inclusief BTW weergegeven.
• Prijzen incl. BTW: Er wordt BTW berekend over de artikelen en de prijzen worden inclusief BTW weergegeven.

Taal code

Alleen met Reflex Taal & Valuta

Geef hier de betreffende taalcode in. De facturen voor deze crediteur worden nu in de gewenste taalcode afgedrukt. Zie ook “Taal” in het artikelbestand. Per taalcode kan een factuur worden gedefinieerd met Reflex Factuur opmaak.

Valuta code

Alleen met Reflex Taal & Valuta

Geef hier het gewenste valutanummer is. Indien er een valutacode is ingevuld, dan worden alle prijzen die gelden voor deze crediteur omgerekend naar de gekozen valuta. De valuta koersen kunnen worden ingevuld met het programmaonderdeel “Ingave valuta koersen” in het diversenmenu.

Bank/giro nummer

Vul hier het bank- en/of gironummer in.

BIC

Hier kunt u de BIC gegevens van de crediteur invullen.

IBAN

Hier kunt u de IBAN gegevens van de crediteur invullen.

Betaalwijze

Alleen met Reflex Boek

Maak hier een keuze uit de betaalwijze. U hebt de keuze uit Bank, Giro, Kas of Incasso.

Betaaltermijn

Vul hier het betaaltermijn van uw crediteur in.

Factuur korting

Vul hier het kortingspercentage in. De korting wordt over het gehele factuurbedrag excl. BTW berekent.

Interne crediteur

Hier kunt u aanvinken of het een interne crediteur betreft. Indien een crediteur intern is werken de volgende zaken anders:

1. Alle facturen voor deze crediteur krijgen een factuurnummer dat begint met 99.
2. De omzet op een interne crediteur niet geboekt in de normale verkoopanalyse maar in een aparte analyse voor interne crediteuren. Zie hoofdstuk 6.4 Inkoopanalyse interne crediteuren. Door een grootboekrekening in te voeren wordt de omzet wel geboekt in de journaalpost naar de boekhouding op het hier ingevoerde grootboeknummer.
3. Indien u er van dit interne crediteurnummer ook een intern crediteurnummer bestaat en u houdt van een artikel voorraad bij dan zal Reflex 3000 of Flex 3000 CT vragen van welke voorraadlocatie en naar welke voorraad locatie de voorraad moet worden geboekt.

Bonusdragend

Indien aangevinkt wordt deze crediteur meegenomen voor de berekening van de bonus. Zie voor meer informatie betreffende de bonus berekening hoofdstuk 6.16 Overzicht bonus per crediteur.

Factuur soort

• Normaal: Iedere factuurregel wordt geprint.
• Korte factuur: Alle factuurregels met hetzelfde artikelnummer worden getotaliseerd tot 1 regel.

Prijs factuur opnieuw bepalen

• Aan: Wanneer Prijs factuur opnieuw bepalen bij de leverancier op Aan staat, wordt voordat de inkoopfactuur geprint wordt, de prijs gecontroleerd met de nu geldende prijs. Bij eventuele verschillen wordt de prijs aangepast. Prijzen welke handmatig in de inkooporder entry zijn ingevoerd, worden niet overschreven.
• Uit: Staat Prijs factuur opnieuw bepalen op Uit dan worden de prijzen bij het printen van de inkoopfactuur niet gecontroleerd.

BTW nummer

Vul hier het BTW nummer in van de betreffende leverancier.

Kosten verplicht bij ingave order

Indien deze optie is aangevinkt, is het niet mogelijk de order te verlaten zonder dat er kosten zijn ingegeven. Deze optie wordt pas gebruikt indien er inkooporder kosten zijn aangemaakt.

2.1.5 Besteldagen

Besteldagen

Hier kunt u aangeven op welke dag u bij deze leverancier bestelt. Bovendien kunt u het aantal dagen tot levering ingeven. Bij het bepalen van de voorraad in de tijd wordt rekening gehouden met deze leverdagen.

Per artikel kunt u aangeven bij welke leverancier u deze bestelt. Bovendien is het mogelijk om per artikel een afwijkende leverdag in te voeren. Zie verder het inkoopartikelbestand.

Voor een detail omschrijving betreffende besteldagen, leverdagen en voorraad in de tijd gaat u naar het Diversen handleiding, hoofdstuk Voorraad.

2.1.6 Vrij veld

Vrije velden

Indien u bepaalde gegevens wilt opslaan, waarin het Reflex programma niet voorziet, dan bieden de vrije velden uitkomst. Per crediteur bestaan er 5 vrije velden. Het eerste veld is 5 posities lang, het tweede 10, het derde 15 het vierde 20 en het vijfde veld is 25 posities lang. De vrije velden kunnen worden gedefinieerd is de meeste “vrije documenten” zoals weeglijst (u dient wel over Reflex Weeglijst opmaak te beschikken), inkoopfactuur (u dient over Reflex Factuur opmaak te beschikken), inkooporderbevestiging.

2.1.7 Koppeling Reflex Datawarehouse en crediteurenbestand

Indien u beschikt over de module Reflex Datawarehouse dan kunt u, afhankelijk van de gekozen instellingen, per crediteur aangeven of deze crediteur moet worden gedupliceerd over meerdere filialen. Dit kunt u doen door te klikken op Filiaal. Als u klikt op Filiaal dan krijgt u de keuze uit de ingestelde filialen van Reflex Datawarehouse. Selecteer nu naar welke filialen u deze crediteur wilt dupliceren. In het voorbeeld wordt de gekozen crediteur gedupliceerd naar Filiaal Utrecht. Dit betekent dat een wijziging aan de crediteur op het hoofdkantoor wordt gedupliceerd naar het filiaal. Voor meer informatie over Reflex Datawarehouse verwijzen wij u naar de handleiding van het Diversen menu.