Reflex 3000 Inkomend Menu: 1.1 Inkoopartikelbestand

In de inkoopartikeladministratie worden alle inkoopartikelen ondergebracht. De inkoopartikeladministratie in Reflex 3000 heeft een centrale functie. Het starten van het inkoopartikelbestand kan door met de muis het inkoopartikelbestand te kiezen onder de kop inkoopartikel in het inkomende menu. In het inkoopartikelbestand kunnen de inkoopartikelnummers tot maximaal 8 cijfers worden opgeslagen.

Bij het starten van het programmaonderdeel het Inkoopartikelbestand verschijnt het Inkoop artikelbestand scherm.

1.1.1 Artikel I en II

Per inkoopartikel kunnen de volgende gegevens worden ingevoerd:

Omschrijving kort

Geef hier een korte omschrijving van het artikel in. Dit veld wordt in het programma gebruikt om de inkoopartikelen alfabetisch op te zoeken. Gebruik dus logische afkortingen.

Omschrijving lang

Vul hier de volledige naam van het artikel in. Deze omschrijving wordt op de meeste documenten als de inkoopartikelomschrijving gebruikt (weeglijst, inkoopfactuur, e.d.).

Inkoopprijs

De inkoopprijs van het inkoopartikel. Op basis van de pakketinstellingen is de prijs met 2 of 3 decimalen. Alle bedragen in Reflex 3000 voor Windows worden afgerond op 2 decimalen.

Verpakkingbelasting

Veel leveranciers leveren de inkoopprijzen aan exclusief de verpakkingbelasting en de verpakkingbelasting wordt vervolgens los aangeleverd. Het is mogelijk hier de verpakkingbelasting los in te geven. Reflex 3000 zal zelf de prijs inclusief de verpakkingbelasting uitrekenen en hanteren.

Inkoopprijs inclusief verpakkingbelasting

Reflex 3000 zal zelf de prijs inclusief de verpakkingbelasting uitrekenen en hier invullen.

Vaste verrekenprijs (VVP) gelijk aan inkoopprijs

Door deze optie aan te vinken wordt de VVP gelijkgehouden aan de inkoopprijs.

Vaste verrekenprijs (VVP)

Om de voorraad op zijn waarde te kunnen waarderen en deze met behulp van de journaalposten te kunnen doorboeken naar de boekhouding, wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde vaste verrekenprijs (VVP). De VVP is de prijs waartegen de aanwezige voorraad wordt gewaardeerd. Men gebruikt een VVP als de inkoopprijs veelvuldig fluctueert, zodat niet bij iedere wijziging in de inkoopprijs de waarde van de voorraad opnieuw gewaardeerd dient te worden.

Voorraadwaardering

• Geen voorraadwaardering: Er vindt geen voorraadwaardering plaats. Vaste verrekenprijs: De voorraadwaardering vindt plaats op basis van de vaste verrekenprijs welke u hebt ingegeven.
• Gemiddelde inkoopprijs: Bij GIP (gemiddelde inkoopprijs) wordt de “verrekenprijs” (Voormalig VVP) na het printen van een weeglijst opnieuw bepaald aan de hand van de totale voorraadwaarde gedeeld door de aanwezige voorraad.
• Laatste inkoopprijs: Bij LIB (laatste inkoopprijs) wordt de verrekenprijs na het printen van een weeglijst over genomen als de nieuwe prijs.

Na het wijzigen van de verrekenprijs wordt automatisch voor de overige voorraad een herwaardering uitgevoerd (indien u de voorraadjournaalposten boekt naar uw boekhouding).

Stuks / gewogen

• Stuks: Het artikel wordt per stuk verkocht en de prijs is per stuk.
• Gewogen: Het artikel wordt per gewicht verkocht en de prijs is per kg.
• Gewogen artikel met vast gewicht: het artikel wordt per stuk verkocht en de prijs is per kg. Het gewicht van het artikel, tijdens het registreren op de Flex 3000 CT, wordt bepaald door het portiegewicht met het aantal te vermenigvuldigen. Het product hoeft dus niet op het weegplateau te worden gelegd. Met deze optie is het verplicht om een portiegewicht in te vullen.

BTW code

• Laag: Het inkoopartikel valt in het lage BTW tarief.
• Hoog: Het inkoopartikel valt in het hoge BTW tarief.
• Nul: Er hoeft geen BTW over het betreffende inkoopartikel te worden afgedragen.
• Emballage: Het betreft een emballage inkoopartikel. Hierover wordt geen BTW berekend. Het totaal van de emballage inkoopartikelen wordt gescheiden op de weeglijst en de inkoopfactuur vermeld.
• Dienst: Het artikel betreft een dienst. Een dienst kan op de financiële documenten apart worden weergegeven. Het BTW tarief van een dienst is hoog. Afhankelijk van het boekhoudpakket kan een dienst ook gescheiden worden doorgeboekt.
• Zuivel: (geldt alleen voor België) betreft de BTW die moet worden afgedragen voor zuivel artikelen.

Merk

Hier kan het merk van het artikel worden ingegeven. Deze kan op de diverse documenten worden vermeld.

In het menuonderdeel Diversen menu – Diversen – Pakketinstellingen – Algemeen kunt u instellen of u de kolom Verpakking en/of de kolom Merk zichtbaar wilt hebben in alle artikellijsten. Indien u deze optie heeft aangevinkt, dan wordt het merk en de verpakking ook afgedrukt op diverse standaard lijsten.

Verpakking

Hier kan de verpakkingsvorm worden ingegeven. Deze kan worden afgedrukt op de diverse documenten.

In het menuonderdeel Diversen menu – Diversen – Pakketinstellingen – Algemeen kunt u instellen of u de kolom Verpakking en/of de kolom Merk zichtbaar wilt hebben in alle artikellijsten. Indien u deze optie heeft aangevinkt, dan wordt het merk en de verpakking ook afgedrukt op diverse standaard lijsten.

Groep

Ieder inkoopartikel wordt ingedeeld in een inkoopartikelgroep (zie verderop in dit handboek). Inkoopartikelgroepen worden gebruikt voor o.a.: printen van prijslijsten, inkoopanalyse overzichten, koppeling boekhouding, etc.

Portie gewicht

Vul hier het standaard portiegewicht van het betreffende inkoopartikel in. Dit veld wordt o.a. gebruikt als het standaardgewicht bij inkoop stuksartikelen. Achter het portiegewicht wordt het portiegewicht per stuk getoond als het een stuksartikel betreft en er een inkoopfactor is ingegeven op het tabblad voorraad.

Tarra

Alleen met Reflex Registratie / Weeg

Vaste tarracorrectie per inkoopartikel. Werkt alleen met de gekoppelde Flex 3000 CT. Indien ingevuld wordt automatisch het aantal maal de tarra op het brutogewicht in mindering gebracht.

T.H.T. Vers (dagen)

Alleen met Reflex Label en Reflex Productie Sticker

Geef hier de “tenminste houdbaar tot datum vers” in dagen in. Bijv. U vult hier de waarde 28 in. Het Reflex Labelprogramma zal nu als THT-datum de huidige datum + de 28 dagen afdrukken.

T.H.T. Bevroren (dagen)

Alleen met Reflex Label en Reflex Productie Sticker

Tweede THT datum. Geef hier de “tenminste houdbaar tot datum bevroren” in dagen in. Bijv. u vult hier de waarde 28 in. Het Reflex Labelprogramma zal nu als THT-datum de huidige datum + de 28 dagen afdrukken.

VWA erkenning

Alleen in Nederland

Geef hier de soort VWA erkenning in afhankelijk van het artikel.

Als u voldoet aan de volgende voorwaarden.

• U hebt een letter ingevuld bij VWA erkenning.
• U hebt bij het crediteurenbestand – tabblad bonnen de optie inkoopregister VWA staan op “Wel bijhouden”.

Dan worden bij het printen van een weeglijst voor deze crediteur de weeglijstregel aan het VWA register toegevoegd.

IVK erkenning

Alleen in België

Geef hier de soort IVK erkenning in afhankelijk van het artikel. U kunt hier een vrije letter invoeren voor een IVK groep.

Als u voldoet aan de volgende voorwaarden:

• U hebt een letter ingevuld bij IVK erkenning.
• U hebt bij het crediteurenbestand – tabblad bonnen de optie inkoopregister IVK staan op Wel bijhouden.

Dan worden bij het printen van een weeglijst voor deze crediteur de weeglijstregel aan het IVK register toegevoegd.

EAN code

Alleen met REFLEX EDI of Reflex EAN Scan

Vul hier de EAN code van het betreffende inkoopartikel in. Als u de eerste 12 cijfers van de EAN code invoert, dan zal het systeem vragen of het 13e getal (controlegetal) moet worden toegevoegd. Wanneer deze 13 lang is, zal het systeem het controlegetal berekenen en vergelijken met het ingevoerde getal. Als dit niet klopt, zal het systeem voorstellen dit te corrigeren.

Labelnummer

Alleen met Reflex Label

Geef hier het labelnummer op dat gebruikt moet worden bij dit inkoopartikel. Wordt er geen labelnummer ingevuld, dan geldt het standaard labelnummer zoals ingesteld op de Flex 3000 CT. Bij het printen van een label (via de Flex 3000 CT) wordt het labelnummer als volgt bepaald:

1. Het labelnummer zoals hier ingesteld in het artikelbestand. Indien label=0 naar punt 2.
2. Het labelnummer zoals ingesteld op de Flex 3000 CT.

Voordat u een labelnummer kunt invoeren dient u eerst de labels aan te maken. Ga naar het programmaonderdeel _Diversen menu – Label – Labelopmaak._

Geblokkeerd

U kunt hier een artikel blokkeren voor een bepaalde periode voor het gebruik in Reflex 3000. Dit kunt u gebruiken voor bijvoorbeeld de seizoensgebonden artikelen. Geef een startdag, de startmaand en een sluitdag en de sluitmaand in.

Bonusdragend

Indien aangevinkt, wordt dit artikel meegenomen voor de berekening van de bonus. Zie voor meer informatie betreffende de bonusberekening hoofdstuk 6. Bonuspercentages en 6.16 Overzicht bonus per crediteur.

CBS goederencode

Vul hier de CBS goederencode van het betreffende artikel in. Raadpleeg het CBS en/of de CBS gecombineerde nomenclatuur voor meer informatie. Dit nummer wordt op het CMR document afgedrukt en gebruikt voor de automatische koppeling aan CBS-Iris.

CBS aanvullende eenhedenfactor

Voor bepaalde artikelen is het verplicht een aanvullende eenhedenfactor op te geven ten behoeve van de opgave aan het CBS. Raadpleeg het CBS en/of de CBS gecombineerde nomenclatuur voor meer informatie.

CBS portiegewicht

Indien het artikel een stuksartikel is, dient u in sommige gevallen ook een portiegewicht op te geven. Raadpleeg het CBS en/of de CBS gecombineerde nomenclatuur voor meer informatie.

Gelijk aan portiegewicht

Indien het portiegewicht, ten behoeve van de opgave aan het CBS, gelijk is aan het portiegewicht van het artikel, dan kunt u dit hier aanvinken.

Grondstof sticker niet printen

Alleen met Reflex Receptuur

Met behulp van Reflex Receptuur is het mogelijk om productiestickers van recepturen af te drukken. Dit zijn grondstofstickers, halffabricaatstickers en eindproductstickers. Indien u bij dit artikel aangeeft dat u hier geen sticker van wilt printen wordt dit artikel nooit afgedrukt op een receptuurproductiesticker. Een voorbeeld van een artikel waarvan u geen sticker wilt is bijvoorbeeld water.

Productsoort

Alleen met Reflex Receptuur

Voor de bepaling of een receptuur valt onder de norm “gezond product” dient u aan te geven in welke productsoort het inkoopartikel (grondstof van de receptuur) valt. Voor verdere toelichting over “gezond product” zie de diversen handleiding – Receptuur - Receptuur bestand.

GMO status

Alleen met Reflex Productspecificatie

Hier kunt u aangeven of het artikel genetisch gemanipuleerd is (GMO = Genetic Modified Organism). Dit gegeven kunt u afdrukken op uw productspecificatie.

Product specificatie nummer / revisie / Vorig product specificatie nummer

Alleen met Reflex Productspecificatie

Een productspecificatie van een verkoopartikel heeft een versienummer. Als er iets wijzigt aan de specificatie, dan moet het nummer wordt opgehoogd. Reflex doet dit voor het verkoopartikel automatisch bij het herberekenen, d.w.z. het revisienummer wordt opgehoogd. De gebruiker kan deze waarde ook handmatig wijzigen (bijv. Van 1. naar 2.0). Het vorige nummer is ter vergelijking.

Hoedanigheid

Vers: Het gaat hier om een product dat vers verkocht wordt. Bevroren: Het gaat hier om een product dat bevroren verkocht wordt.

Emballageartikel

Hier kunt u, ook doormiddel van de selectieknop, een emballageartikel koppelen aan uw artikel. Bv. Een pallet.

2e emballageartikel

Hier kunt u, ook doormiddel van de selectieknop, een tweede emballageartikel koppelen aan uw artikel. Bv. Een krat.

Verpakt per

Hier kunt u aan geven per hoeveel het product verpakt is door de leverancier. Als de leverancier het product per 10 verpakt heeft kunt u er op deze manier rekening mee houden dat u er niet 11 besteld, maar 10 of 20. Reflex 3000 rekent verder niet met deze gegevens. Als u een voorraad wilt bijhouden van in dit geval 10 stuks dan moet u de inkoopfactor gebruiken welke u in het tabblad voorraad kunt in vullen.

Hulpstof (default voor receptuur)

U kunt hier van een inkoopartikel aan geven of dit artikel standaard een hulpstof is of niet. Bij het wijzigen van deze optie krijgt u de mogelijkheid om alle recepturen waar dit artikel in voor komt aan te passen naar de nieuw ingestelde standaard.

1.1.2 Voorraad I en II

Voorraad bijhouden

Alleen met Reflex Voorraad

• Nee: Voorraad van dit inkoopartikel niet bijhouden.
• Ja: Voorraad van dit inkoopartikel wel bijhouden.
• Ja, per partij: Voorraad van dit inkoopartikel bijhouden per partij (alleen met Reflex partijvoorraad).
• Ja, per partij met rundertrace: Voorraad van dit inkoopartikel wel bijhouden per partij met rundertace (alleen met Reflex partijvoorraad en Reflex Rundertrace).
• Ja, per partij pluimveetrace: Voorraad van dit inkoopartikel wel bijhouden per partij met pluimveetrace (alleen met Reflex partijvoorraad en Reflex Pluimveetrace).
• Ja, per partij met vis-trace : Voorraad van dit inkoopartikel wel bijhouden per partij met Vis-trace (alleen met Reflex partijvoorraad en Reflex Vis-trace).

Classificatie

Per rundvlees partij is het mogelijk een classificatie in te geven. Hier kunt u een standaard classificatie invoeren, omdat u bijvoorbeeld weet dat de slachtleeftijd van dit product altijd voor de 8 maanden ligt. De volgende waardes zijn mogelijk:

• Onbekend: De classificatie is onbekend.
• V: Kalfsvlees jonger dan 8 maanden.
• Z: Kalfsvlees tussen 8 en 12 maanden.
• B: Rundvlees ouder dan 12 maanden.

Vis-trace Wetenschappelijke benaming

Alleen met Rundertrace / Pluimveetrace / Vis Trace

Indien u bij voorraad bijhouden kiest voor de optie Ja, per partij met Vis-trace dan kunt u deze optie instellen. Voor de tracering van vis artikelen dient u de wetenschappelijke benaming van het visproduct op uw verkooplabel af te drukken. Hier kunt u deze wetenschappelijke benaming invullen.

Vis-trace Productiemethode

Alleen met Reflex Rundertrace / Pluimveetrace / Vis Trace

Indien u bij voorraad bijhouden kiest voor de optie Ja, per partij met Vis-trace dan kunt u deze optie instellen. Voor de tracering van vis producten is de productiemethode van belang voor het verzamelen van traceer gegevens. Hier kunt u deze productiemethode invullen. Bij productiemethode maakt men onderscheidt tussen zeevis, zoetwatervis en aquacultuur vis (kweekvis).

Traceer op referentie

Alleen met Reflex Partijvoorraad

Standaard traceert Reflex 3000 op het partijnummer wat u genereert bij binnenkomst van de goederen. Met deze optie is het mogelijk om bij het aanmaken van de nieuwe partij een referentienummer op te geven waarop u verder de partij kunt traceren. Dit betekent dat als u het artikel uitgaand registreert, en u voert het referentienummer als partijnummer in, dan accepteert Reflex 3000 of de Flex 3000 CT dit ook.

Extern partijnummer gebruiken

Alleen met Reflex Partijvoorraad

Standaard traceert Reflex 3000 op het partijnummer wat u genereert bij binnenkomst van de goederen. Met deze optie is het mogelijk om het externe partijnummer wat uw leverancier u aanlevert als traceermethode te gebruiken.

Reflex 3000 zal zelf wel een eigen nieuw partijnummer aanmaken waaraan het externe partijnummer is gekoppeld. Vervolgens kunt u bij verkoop van het artikel, zodra het partijnummer wordt gevraagd het externe partijnummer gebruiken als traceercode.

Partij/artikel aanmelden

Alleen met Reflex GFL

Per inkoopartikel dient ingesteld te worden of het artikel wordt getraceerd met Reflex GFL. Het artikel dient een partijvoorraad artikel te zijn, maar voor Reflex GFL dient u tevens aan te vinken de optie “Partij/artikel aanmelden”.

Hier kunt u bijvoorbeeld rundvleesartikelen uitsluiten van deze wijze van tracering. Vervolgens dient u aan te geven of het artikel dagelijks wordt aangemeld of dat het een lang lopend artikel is wat periodiek wordt aangemeld. Indien het artikel periodiek wordt aangemeld dient u aan te geven wat de doorlooptijd van het artikel is. Met behulp van deze gegevens is het mogelijk achteraf te controleren of de artikelen zijn aangemeld.

Artikel aanmelden

Alleen met Reflex GFL

Hier kunt u aangeven of het artikel dagelijks of periodiek wordt vrijgegeven. Indien een partij niet binnen de gestelde termijn is aangemeld, kunt u hiervan controlelijsten printen. Het is ook mogelijk om het artikel automatisch aan te melden na het printen van de weeglijst.

Type partijnummer

Alleen met Reflex GFL

Het is mogelijk om per inkoopartikel aan te geven of het partijnummer aan de hand van de datum van vandaag of een op te geven datum moet worden gegenereerd. Dit wordt gedaan als in de pakketinstellingen op het tabblad “Partijvrd” bij “Partij nummering met vrije opmaak” “Vrije opmaak gebruiken” staat aangevinkt en er een weeknummer in de vrije opmaak staat (WW).

Indien niet voorradig, check voorraad op fil. 1 t/m 3

Alleen met Reflex Voorraad, Reflex Orderwarehouse

Indien tijdens het ingeven van een Verkoop order blijkt dat er van een gekoppeld inkoopartikel te weinig voorraad aanwezig is dan geeft het programma een melding. U hebt dan de mogelijkheid om de voorraad te bekijken in één van de andere filialen.

Vaste voorraadlocatie

Alleen met Reflex Voorraad

Indien u meer dan 1 voorraadlocatie heeft gedefinieerd, is het mogelijk om een bepaald artikel een vaste voorraadlocatie te geven. Alle af- en bijboekingen worden dan steeds op de ingegeven voorraadlocatie gemuteerd. Indien u geen voorraad locatie ingeeft (0), dan zal het programma steeds (indien er meer dan 1 voorraadlocatie is gedefinieerd) om een voorraadlocatie vragen.

Bij het registreren van een artikel in Reflex 3000 wordt de locatie als volgt bepaald:

1. Opboeken voorraad van de locatie zoals hier ingesteld in het artikelbestand. Indien locatie=0 naar punt 2.
2. Vraag om de locatie, waar de voorraad moet worden opgeboekt, bij registratie op in Reflex 3000.

Bij het registreren van een artikel op de Flex 3000 CT wordt de volgorde bepaald door een Flex 3000 CT optie. Hier kunt u instellen welke locatie, de locatie van het artikelbestand of de locatie van de Flex 3000 CT, prefereert.

Locatie volgorde: Artikel, Flex:

1. Opboeken voorraad van de locatie zoals hier ingesteld in het artikelbestand. Indien locatie=0 naar punt 2.
2. Opboeken van de locatie zoals ingevoerd op de Flex 3000 CT Indien locatie=0 naar punt 3.
3. Vraag om de locatie, waar de voorraad moet worden opgeboekt, bij registratie op de Flex 3000 CT.

Locatie volgorde: Flex, Artikel:

1. Opboeken van de locatie zoals ingevoerd op de Flex 3000 CT. Indien locatie=0 naar punt 2.
2. Opboeken voorraad van de locatie zoals hier ingesteld in het artikelbestand. Indien locatie=0 naar punt 3.
3. Vraag om de locatie, waar de voorraad moet worden opgeboekt, bij registratie op de Flex 3000 CT.

Inkoop factor

Alleen met Reflex Voorraad

Met behulp van de inkoop factor kunt u aangeven per welke hoeveelheid u het artikel inkoopt. Vervolgens bestelt u het artikel in deze inkoop eenheid. Deze gegevens voert u in als u een ander verkoopartikel heeft gekoppeld aan dit inkoopartikel (de verpakking en dus de prijs per verpakking wijkt immers af). De inkoopfactor is bedoeld voor het aantal stuks en niet voor het gewicht.

De inkoopfactor van dit artikel is dus 12. Indien u nu een registratie maakt van 2 stuks zullen er 2 x 12 = 24 stuks van het artikel worden opgeboekt in de voorraad. Op deze wijze houdt u de voorraad bij op de verkoop eenheid van het artikel. Let op de inkoopprijs is de prijs per inkoopeenheid, in dit voorbeeld de prijs per 12 stuks.

Bij het verkoopartikel is het tevens mogelijk een omrekenfactor in te geven t.b.v. het aantal. U kunt deze gebruiken in combinatie met de inkoopfactor.

De inkoopprijs verkoopartikel = (inkoopprijs inkoopartikel / inkoopfactor) x Omrekenfactor t.b.v. aantal

Controleer bestaan artikel in partij

Wanneer u hier het vinkje aanzet, wordt er bij het opgeven van een partijnummer gecontroleerd of dit artikel wel in de partij voorkomt. Er wordt een melding gegeven als dat niet het geval is.

Aantal op pallet

Alleen met Reflex Inkooporder

Hier kunt u ingeven hoeveel van het artikel op een pallet staan. Deze informatie wordt weergeven bij een inkooporder. Met dit gegeven kunt u de bestelling bij u leverancier beter afstemmen op de verpakkingseenheid van de leverancier.

Aantal op pallet laag

Alleen met Reflex Inkooporder

Hier kunt u ingeven hoeveel van het artikel op een palletlaag staan. Deze informatie wordt weergeven bij een inkooporder. Met dit gegeven kunt u de bestelling bij u leverancier beter afstemmen op de verpakkingseenheid van de leverancier.

Voorraad tijdens invoeren van een order

Alleen met Reflex Voorraad

Indien tijdens het ingeven van een Verkoop order blijkt dat er van een gekoppeld inkoopartikel te weinig voorraad aanwezig is dan geeft het programma een melding. U hebt dan de mogelijkheid uit diverse opties om de order te vervolgen. U kunt van een artikel voorraad bijhouden op drie manieren.

• Geen voorraad controle: Van dit artikel wordt geen voorraad bijgehouden.
• Standaard voorraad controle: Van dit artikel wordt voorraad bijgehouden van alleen het gewicht indien het een gewicht artikel betreft en alleen stuks als het een stuks artikel betreft.
• Voorraad controle op stuks en gewicht: Van dit artikel wordt voorraad bijgehouden van zowel het gewicht als het aantal stuks.
• Voorraad controle op stuks: Bij het invoeren van een verkooporder van een gekoppeld artikel zal gecontroleerd worden of er van dit artikel nog genoeg stuks op voorraad zijn.

Indien niet voorradig, check voorraad op filiaal

Wanneer er niet genoeg voorraad op het filiaal is dan kunt u hier ingeven af er eerst nog naar een ander filiaal gekeken moet worden om daar vanuit te gaan leveren. U kunt hier 3 verschillende filialen invoeren.

1.1.3 Order

Picklocatie

Alleen met Reflex Inkooporder

Geef hier de picklocatie in waar het artikel normaal ligt, hier houdt het (order)programma rekening mee met het uitprinten van de orderpick lijst.

Backorder percentage

Alleen met Reflex Order / Back Order

Geef hier het percentage in dat het geleverde gewicht (of aantal) af mag wijken van het bestelde gewicht (of aantal). Een backorder percentage van 0% is voor stuks producten wenselijk.

Vul backorder met te weinig geleverd

Alleen met Reflex Order / Back Order

Hier kunt u aanvinken of u een backorder met te weinig geleverd wilt vullen. Er wordt gekeken naar het percentage in gevuld bij backorder percentage.

Vul backorder met te veel geleverd

Alleen met Reflex Order / Back Order

Hier kunt u aanvinken of u een backorder met te veel geleverd wilt vullen. Er wordt gekeken naar het percentage in gevuld bij backorder percentage.

Vul backorder op basis van

Alleen met Reflex Order / Back Order

• Gewicht: Bij een backorder van een gewichtsartikel wordt nu het aantal opnieuw bepaald op basis van het nog te registreren gewicht.
• Stuks: Het is mogelijk om bij gewogen artikelen aan te geven dat de backorder op basis stuks moet worden gemaakt. Indien er geen stuks worden besteld, wordt er dus nooit een backorder gemaakt. Een backorder percentage van 0% is voor stuks producten wenselijk.

Productiegroep

Alleen met Reflex Inkooporder

Met Reflex Inkooporder is het mogelijk om een productielijst (verzamellijst) van een bepaalde reeks inkooporders te printen. Deze lijst geeft een opsomming van alle bestelde artikelen. In dit veld kunt u aangeven aan welke productiegroep (productie afdeling) het inkoopartikel gekoppeld is.

1.1.4 Orderwarehouse

OWH artikel

U geeft doormiddel van een vinkje aan of een artikel een Orderwarehouse artikel is.

OWH naar filiaal

Alleen met REFLEX INKOOPORDER en REFLEX ORDERWAREHOUSE

Hier kunt u ingeven naar welk filiaal een orderregel van dit inkoopartikel verstuurd moet worden.

OWH artikelnummer filiaal

Alleen met REFLEX INKOOPORDER en REFLEX ORDERWAREHOUSE

Als u bij de optie OWH naar filiaal dit inkoopartikel heeft gekoppeld aan een filiaal, kunt u bij deze optie het eventuele afwijkende artikelnummer op het filiaal ingeven.

1.1.5 Besteloptie

Bestelformule

Selecteer welke bestelformule voor dit artikel gebruikt dient te worden voor het maken van een besteladvies. Zie voor meer informatie over bestelformules hoofdstuk 1. Bestelformules.

Minimum Voorraad

Alleen met Reflex Voorraad

Hier kan de minimumvoorraad worden ingegeven. Bij een besteladvies (via besteladvies of klikgroep) wordt aan de hand van de hier ingevulde minimumvoorraad een bestelling wel / niet gegenereerd.

Maximum Voorraad

Alleen met Reflex Voorraad

Hier kan de maximumvoorraad worden ingegeven. Bij een besteladvies (via besteladvies of klikgroep) wordt aan de hand van de hier ingevulde maximumvoorraad rekening gehouden met de bestelling.

Bestel Eenheid

Alleen met Reflex Voorraad

Bij het automatisch aanmaken van een bestelling via een klikgroep of bestelformule wordt er rekening gehouden met de besteleenheid.

Extra Levertijd

Alleen met Reflex Voorraad

U kunt hier een afwijkende levertijd per artikel opgeven. De hier ingevoerde levertijd gaat boven de levertijd ingevoerd bij de leverancier van dit artikel. Voor verdere beschrijving over besteltijden, levertijden en voorraad zie het Diversen handleiding, hoofdstuk Voorraad.

Bestel artikel

Indien een artikel een bestel artikel is dan wordt dit artikel als volgt afwijkend behandeld:

Bij het verkoop voorraad te kort scherm wordt het artikel duidelijk gekenmerkt als bestel artikel.

Het bestel artikel wordt alleen op het inkoopbesteladvies afgedrukt indien van het artikel een verkoop bestelling bestaat of als van het artikel nog voorraad bestaat. Dit laatste is voor de bewaking van het bestelartikel, van een bestelartikel behoort geen voorraad te zijn.

1.1.6 Leverancier

Leverancier 1, 2 en 3

Alleen met REFLEX Inkooporder

Hier kunnen 3 leveranciers van dit artikel worden ingegeven. Bij het invoeren van een inkooporder is het mogelijk via het artikel de leveranciers op te roepen en vervolgens een bestelling te plaatsen. Bij gebruik van klikgroepen of bestelformules kan de inkoopbestelling automatisch op de juiste leverancier worden geboekt. Hierbij wordt leverancier 1 gebruikt. Alleen in combinatie met Reflex Voorraad.

Wanneer u een leverancier aan een inkoopartikel toekent en u klikt op Opslaan dan zal het programma vragen of u dit artikel wilt toevoegen aan het bestelpatroon van de leverancier.

I&R nummer vragen

Alleen met REFLEX Runderclassificatie

Als deze optie staat aangevinkt worden de wegingen met een gelijk I&R nummer bij elkaar opgeteld en daar een weging van maakt met eventueel een ander artikelnummer afhankelijk van het gewicht.

1.1.7 Taal

Taal

Alleen met Reflex Taal & Valuta

Per taalcode kan een extra inkoopartikelomschrijving worden ingebracht. Afhankelijk van de ingestelde taalcode bij een crediteur wordt de betreffende inkoopartikelomschrijving op de weeglijst en inkoopfactuur afgedrukt.

1.1.8 Grondstof

Eigen naam bij categoraal vermelden

Indien aangevinkt komen de eigennamen van de in de categoraal vallende grondstoffen er tussen haakjes achter. Indien niet aangevinkt wordt alleen de naam van de categoraal vermeld.

Albastoffen bij grondstof

• Niet weergeven: De albastoffen worden niet weergegeven.
• Weergeven achter grondstof: De albastoffen worden tussen haakjes achter de grondstof weergegeven.
• Weergeven als voetnoot: De albastoffen worden als superscript weer gegeven en aan het einde van alle grondstoffen in een voetnoot vermeld.

Grondstof

Per artikel wordt een lijst van grondstoffen aangemaakt, waarbij de grondstof wordt geselecteerd uit de lijst met gedefinieerde grondstoffen en vervolgens een percentage kan worden ingegeven van de aanwezigheid van deze stof in het inkoopartikel.

Indien er geen percentage wordt ingevoerd, dan zal het systeem met een hoeveelheid van 0% rekenen!

De lijst zal automatisch worden gesorteerd op aflopende hoeveelheid, waarbij echter onder de 2% de volgorde vrij is en met de pijltjes toetsen (zie afbeelding) kan worden verplaatst. Dit kan echter nooit bij grondstoffen die >2% hebben. Ook is het niet mogelijk om >100% totaal te krijgen.

1.1.9 Voedingswaarde

Voedingswaarde

Hier kan de voedingswaarde van het inkoopartikel worden vastgelegd. De voedingswaarde wordt ingevoerd per 100 gram. Tevens kan worden aangegeven “onbekend” en kan worden bepaald of deze voedingswaarde wel of niet moet worden afgedrukt.

1.1.10 Alba

Alba

Hier kunnen de Alba stoffen worden ingevoerd. In principe kunnen ze ook worden berekend vanuit de grondstoffen (Diversen > receptuur > herberekenen inkoopartikelen (Albastoffen)).

Het is ook mogelijk om de Albastoffen direct in het inkoopartikel op te geven (bijvoorbeeld op basis van een product specificatie van de leverancier). In dit geval kan vaak het beste worden gekozen voor de optie “Zet alle Alba op Nee”, waardoor alle Albastoffen standaard op NEE worden gezet in plaats van Onbekend. Vervolgens kan handmatig per Albastof de juiste waarde worden ingevuld.

Wat ook mogelijk is, is om de berekende Albawaardes vanuit de grondstoffen te gebruiken en vervolgens handmatig aanpassingen te doen waar nodig. In dit laatste geval zullen alle niet handmatig ingevulde albastoffen na herberekenen opnieuw worden uitgerekend.

Per albastof kan worden aangegeven of deze al dan niet moet worden afgedrukt. Indien deze optie uit staat, dan zal de stof niet in de lijst met albastoffen voorkomen ondanks dat hij de juiste waarde heeft.

1.1.11 Productspecificaties

Prod. Spec

Alleen met Reflex Product specificatie

In de productspecificatie kun je per categorie regels aanmaken, bijvoorbeeld voor bereidingswijze. Hierbij kun je kiezen uit vaste teksten, die zijn gedefinieerd in de productspecificatie categorieën bestanden, en uit zelf in te voeren teksten die specifiek voor het artikel zijn. Bij het afdrukken van de productspecificatie kunt u een variabele definiëren die alle regels voor de categorie bereidingswijze afdrukt. Zo kunt u met 1 sjabloon allerlei informatie vastleggen.

1.1.12 Vrij veld

Vrije velden

Indien u bepaalde gegevens wilt opslaan, waarin het Reflex programma niet voorziet, dan bieden de vrije velden uitkomst. Per inkoopartikel bestaan er 5 vrije velden. Het eerste veld is 5 posities lang, het tweede 10, het derde 15, het vierde 20 en het vijfde veld is 25 posities lang. Deze velden kunnen zeer handig zijn wanneer u iets op bijvoorbeeld een weeglijst of een sticker steeds bij het betreffende inkoopartikel wilt laten terug komen. De vrije velden zijn in de diversen lay-outs te definiëren.

1.1.13 Materiaalsoorten

Hier kunt u aangeven welke materia(a)l(en) aan dit artikel zit(ten) om daarover de verpakkingsbelasting te berekenen. Deze materialen moeten dan wel in het materiaal soorten bestand zijn gedefinieerd.

Materiaal

Door op Enter te drukken krijgt u het materiaalsoorten bestand te zien en kunt u een materiaal selecteren.

Omschrijving

Hier wordt na de materiaal keuze de bijbehorende omschrijving ingevuld.

Gewicht

Hier kunt u aangeven hoeveel materiaal er van dit soort aan bij het product zit.

Berekening

Hier kunt u aangeven of u de berekening in stuks of gewicht wilt uitvoeren.

1.1.14 Koppeling Reflex Datawarehouse en inkoopartikelbestand

Indien u beschikt over de module Reflex Datawarehouse dan kunt u, afhankelijk van de gekozen instellingen, per inkoopartikel aangeven of dit inkoopartikel moet worden gedupliceerd over meerdere filialen. Dit kunt u doen door te klikken op Filiaal. Als u klikt op Filiaal dan krijgt u de keuze uit de ingestelde filialen van Reflex Datawarehouse. Selecteer nu naar welke filialen u dit inkoopartikel wilt dupliceren. In het voorbeeld hiernaast wordt het gekozen inkoopartikel gedupliceerd naar Filiaal Utrecht. Dit betekent dat een wijziging aan het inkoopartikel op het hoofdkantoor wordt gedupliceerd naar het filiaal.

Voor meer informatie over Reflex Datawarehouse verwijzen wij u naar de handleiding van het Diversen menu.

1.1.15 Toevoegen van inkoopartikelen

Voordat we met het invoeren van inkoopartikelen beginnen, dient er minimaal één inkoopartikelgroep te zijn aangemaakt, zie hoofdstuk: _1.5 Inkoopartikelgroepenbestand_.

U kunt een inkoopartikel op twee manieren toevoegen:

1. Toets een willekeurig inkoopartikelnummer in gevolgd door Enter. Als het inkoopartikelnummer niet bestaat dan maakt het programma dit inkoopartikelnummer aan waarna de inkoopartikelgegevens kunnen worden ingebracht.
2. Met de knop Toevoegen. Het programma geeft nu onderstaand scherm, waar u de volgende opties kunt kiezen.

Programma zoekt zelf een artikelnummer

Het programma zoekt zelf een vrij artikelnummer. Als men bij de artikelgroep een start artikelnummer heeft ingevoerd, dan zoekt het programma een vrij nummer vanaf dit startnummer.

Artikelnummer en groep

Als u de optie Programma zoekt zelf artikelnummer uit vinkt dan kunt u een artikelnummer en groep vrij ingeven.

Velden overnemen van bestaand artikel

Als u dat wenst is het mogelijk om artikelgegevens (velden) van een al bestaand artikel over te nemen.

Artikelnummer

Als u er voor kiest om artikelgegevens van een ander artikel over te nemen voer dan hier het artikelnummer in van het artikel waarvan u de gegevens wilt overnemen.

Merk

Afhankelijk van de pakket instelling “Kolom Merk weergeven” op tabblad Algemeen

Hier kunt u de merknaam van het artikel ingeven.

Verpakking

Afhankelijk van de pakket instelling “Kolom Verpakking weergeven” op tabblad Algemeen

Hier kunt u de verpakking van het artikel ingeven.

1.1.16 Wijzigen van inkoopartikelen

Door met de muis te klikken op een invoerveld kunt u wijzigingen in het veld aanbrengen. Indien in de titelbalk achter inkoopartikelbestand de tekst (alleen leesrechten) staat dan kunt u geen wijzigingen aanbrengen in het inkoopartikelbestand.

1.1.17 Verwijderen van een inkoopartikel

Met behulp van de knop Verwijder kunt u een inkoopartikel verwijderen uit het inkoopartikelbestand.

1.1.18 Memo per artikel

Door te klikken op Memo is het mogelijk per artikel memo gegevens van het betreffende artikel bij te houden. Hier kunt u extra gegevens over het artikel invoeren voor intern gebruik.