Reflex 3000 Uitgaand Menu: 8.9 Uitboeken facturen en overzichten

Met dit programma onderdeel kunt u per debiteur betalingen, openstaande facturen, kredietlimiet en overschrijding betaaltermijn bijhouden. Indien u in de pakketinstellingen heeft aangegeven dat u openstaande posten wilt boeken worden zodra er een factuur wordt geprint, de factuurgegevens, zoals factuurnummer en te betalen bedrag, in dit programma onderdeel geboekt.

Indien er een € voor de debiteurnaam staat, bestaan er openstaande posten.

8.9.1 Correctie maken op een openstaande factuur

Door te klikken op Correctie kunt u een wijziging maken op een al gemaakte factuur.

8.9.2 Overzicht openstaande facturen per debiteur

Om per debiteur de openstaande (nog niet betaalde) rekeningen te bekijken, gaat u als volgt te werk:

Kies met ↑ en ↓ de gewenste debiteur en klik vervolgens op Openstaande posten. Er verschijnt nu een lijst van alle nog niet betaalde facturen.

De facturen worden gesorteerd op volgorde van uitprinten.

Factuur datum

De datum van de factuur.

Verval datum

De vervaldatum van de factuur. Let op deze kan per factuur verschillend zijn.

Factuur nr.

Nummer van de factuur.

Bedrag

Deze kolom toont het originele factuur bedrag.

Niet vervallen

Indien de factuurdatum de betaaltermijn in dagen nog niet heeft overschreden, wordt in deze kolom het factuurbedrag vermeld.

Vervallen

Indien de factuurdatum de betaaltermijn in dagen (zoals ingevuld in het debiteurenbestand) heeft overschreden, wordt in deze kolom het factuurbedrag vermeld.

Betaald

Het al door de debiteur betaalde bedrag op de factuur.

Dagen

Indien de factuurdatum de betaaltermijn in dagen heeft overschreden, wordt in deze kolom het aantal dagen vermeld, dat de factuur “open staat”.

Dispuut

Het is mogelijk voor een bepaalde factuur een zogenaamd Dispuut in te voeren. Een dispuut (twistpunt) heeft tot gevolg dat een klant niet woord aangemaand. Tevens is het niet mogelijk dat een klant op Credithold komt als de factuur op dispuut is gezet. Door op de knop Dispuut te klikken kan een dispuut per factuur worden ingegeven*.* De omschrijving van het dispuut wordt onderin het scherm getoond met daarachter de naam van degene die dit dispuut heeft ingegeven.

Aanmaning

Van iedere maal dat een klant een aanmaning krijgt van een factuur welke is vervallen wordt dit bijgehouden in het overzicht. Het aantal maal dat de klant is gemaand en de laatste keer dat de klant is gemaand. Bij het printen van aanmaningen meerdere keren per dag dan wordt de aanmaning teller maar 1 keer verhoogd.

Memo

Door te klikken op Memo kunt u direct memoregels betreffende de facturatie bij deze debiteur invoeren.

Bekijk factuur

Door te klikken op Bekijk factuur kunt u direct op het scherm een afdruk van de factuur bekijken. In de onderste balk staan de bedragen getotaliseerd.

Deelbetaling

Indien een debiteur een deelbetaling doet op een factuur kunt u deze invoeren door te klikken op Deelbetaling. U kunt vervolgens het al voldane bedrag invoeren.

Wanneer er al tenminste één deelbetaling is gemaakt voor de betreffende factuur is het mogelijk om bij soort niet alleen te kiezen voor “ invoeren deelbetaling”. Het is nu ook mogelijk te kiezen voor “aanpassen totaal betaald bedrag”.

Betalingsverschil

Door te klikken op Betalingsverschil krijgt u een keuze schermpje. U kunt een factuur boeken als betalingsverschil of betaling korting. De factuur wordt verwijderd uit de lijst.

Print lijst

Door te klikken op Print lijst , kunt u een overzicht van alle openstaande facturen uitprinten.

Uitboeken

Indien een debiteur een factuur betaald heeft, moet deze worden verwijderd uit het overzicht. U gaat dan als volgt te werk:

1. Selecteer de factuur door te klikken in de linkerkolom of druk op Enter of de spatiebalk. Er verschijnt nu een •- tekentje voor de datum. Dit houdt in dat de factuur is geselecteerd om te worden uitgeboekt.
2. Indien alle selecties zijn gemaakt (•), klikt u op Uitboeken om het uitboeken te starten. Hierna verschijnt de debiteurenlijst weer.

Aanmaning

Door te klikken op Aanmaning kan direct voor de debiteur een aanmaning worden geprint van de openstaande posten.

Call

Alleen Met Reflex Call Registratie

Door op Call te klikken kunt u direct een Call maken van de openstaande posten van de debiteur en deze naar uw vertegenwoordiger te verzenden. Om direct de juiste vertegenwoordiger te kunnen kiezen dient u bij Uitgaand menu – Debiteur – Vertegenwoordigerbestand een Call bestemming te koppelen aan een vertegenwoordiger. De bij de Call gekozen Call soort dient u de eerste maal in te voeren en wordt vervolgens opgeslagen.