Reflex 3000 Uitgaand Menu: 4 EDI

4.1 Inleiding EDI

EDI staat voor Electronic Data Interchange. Met dit programma onderdeel is het mogelijk om vanuit een extern EDI pakket orders in te lezen. Deze koppeling is specifiek gemaakt voor het EDI-TIE pakket, maar kan ook in combinatie met andere programma‟s werken, mits deze volgens dezelfde lay-out importeren en exporteren als EDI-TIE.

4.2 Beschrijving mogelijkheden EDI

4.2.1 Segmenten in EDI berichten

4.2.2 Reflex 3000

• EAN13 artikelcode bij de artikelen.
• EAN order adres code bij de EDI debiteur (geïndexeerd).
• EAN afleveradres code bij de EDI debiteur.
• EAN factuuradres code bij de EDI debiteur.

4.2.3 SSCC labels

EDI kan ook gebuikt worden in combinatie met SSCC nummers. SSCC staat voor Serial Shipping Container Code en is een uniek nummer wat een bepaalde “shipping container” (bijvoorbeeld een pallet of een krat) identificeert. Dit nummer wordt op een etiket afgedrukt in een EAN128 barcode en wordt vervolgens met EDI teruggemeld, zodat de ontvangende partij alleen nog maar de barcode hoeft te scannen om te weten wat voor product het is, voor wie het is, enzovoorts.

4.2.3.1 Instellingen

Om dit te kunnen gebruiken moeten een aantal zaken ingesteld worden in Reflex 3000. Allereerst moet de debiteur aan een organisatiecode gekoppeld zijn (dit was al verplicht binnen de nieuwe EDI structuur). Bij de organisatiecode kan een SSCC stickernummer worden ingevuld en SSCC terugmelden worden aangezet.

Het SSCC nummer is 7 cijfers lang. Dit wordt uniek gemaakt door er een eigen voorloopnummer (opgegeven door GS1 Nederland) voor te plaatsen. Dit voorloopnummer is 10 cijfers lang (9 cijfers met een controle flag) en in te stellen in de pakketinstellingen van

Reflex 3000. Het voorloopnummer gevolgd door het SSCC nummer wordt als geheel weer terug gemeld via EDI.

4.3 Pakketinstellingen EDI koppeling

Via EDI kunnen ook pakbonnen en facturen worden verzonden. Voordat met het importeren van EDI orders gestart kan worden, dienen de pakketinstellingen voor de EDI koppeling worden ingesteld. De pakketinstellingen voor EDI kunt u vinden bij Diversen menu – Diversen – Pakketinstellingen – EDI.

4.4 Extra instellingen

Bij Artikelbestand – Artikel II - EAN code dient u het EAN nummer van het betreffende artikel in te vullen. Dit nummer dient uniek te zijn. Aan de hand van dit nummer worden de bestellingen geplaatst. Bij Debiteur – Algemeen, onder EAN Order adres code, EAN Aflever adres code en EAN Factuur adres code dient u het EAN nummer van de klant in te voeren, deze nummers dienen uniek (origineel) te zijn.

4.4.1 Debiteuren bestand

In het debiteurenbestand kunt u op het tabblad “Algemeen II” aangeven of een debiteur een EDI pakbondebiteur en/of een EDI factuurdebiteur is. Hiermee komen de exportinstellingen op het tabblad “Bonnen” te vervallen. Daarnaast is het ook mogelijk om per debiteur een UC segment (eindbestemming) in te vullen.

4.4.2 Instelling voor terugmelden

Door de filiaal en hoofdkantoor structuur, evenals het gebruik van crossdock orders, is het middels de standaard export in Reflex 3000 niet meer mogelijk om de adressen correct terug te melden. Om dit toch te bewerkstelligen dienen in Reflex 3000 de navolgende instellingen te worden gemaakt voor het terugmelden van pakbonnen en facturen. Deze instellingen kunnen per organisatie (organisatiecode bestand) afwijkingen worden gemaakt.

4.4.2.1 Werkwijze op de Flex 3000 CT

Op de Flex 3000 CT verschijnt een aparte toets SSCC label in het orderscherm indien u een order van een EDI debiteur opent. Deze toets kunt u instellen via de Flex 3000 CT opties door bij de instellingen van de betreffende Flex op de knop “Toetsen instellen” te drukken. Vervolgens kiest u de Uitgaande order mode en kunt u de knop beschikbaar maken. Ook kunt u hier – indien gewenst – de naam van de toets aanpassen.

Wanneer u tijdens het verwerken van een EDI order op deze toets drukt, wordt een label afgedrukt met een uniek SSCC nummer. Dit SSCC nummer vertegenwoordigd de gehele verzendeenheid zoals deze via EDI verzonden wordt. Er kan een SSCC label per krat of per pallet worden afgedrukt. Het SSCC nummer wordt opgeslagen in Reflex 3000 en wanneer u de gegevens via EDI terugmeldt, wordt dit nummer meegestuurd. Wanneer u dan volgens EDI niveau 4 terugmeldt, moet u voor iedere orderregel 1 sticker afdrukken.

4.4.2.2 Afdrukken SSCC label op Flex 3000 CT

Zodra u tijdens het registreren van een EDI order regel op de knop SSCC label drukt, vraagt de Flex om het aantal af te drukken SSCC labels in te voeren. Vervolgens toont de Flex 3000 CT u een keuzelijst waarin u een pallet dient te selecteren, als deze al bekent is wordt hier niet meer om gevraagd. Deze lijst geeft de emballage artikelen weer die in het uitgaande artikelbestand in Reflex 3000 zijn gekoppeld aan artikelgroep 9980. Na het selecteren van de pallet krijgt u een keuzelijst waarin u het type krat wat gebruikt is dient te selecteren. Deze lijst geeft de emballage artikelen weer die in het uitgaande artikelbestand in Reflex 3000 zijn gekoppeld aan artikelgroep 9990, 9991, 9992 of 9993. Ten slotte dient u het aantal kratten wat op de pallet staat in te voeren.

4.4.2.3 EDI pakbon berichten voor Delhaize

Alleen in België

Het is mogelijk om een EDI pakbon en factuurbericht volgens de Delhaize exportdefinitie voor een Delhaize debiteur te versturen. Dit is in te stellen via het organisatiecode bestand zie 4.4 Extra instellingen. Voor het gebruik van deze optie dienen de EDI mappings van uw EDI programma te worden aangepast. De verwerking van een EDI order voor een Delhaize debiteur op de Flex is hierdoor ook aangepast:

1. Bij het starten van de eerste order wordt om een krat gevraagd.
2. Aan dit krat wordt al dan niet een GRAI nummer gekoppeld.
3. Er wordt net zo lang op/in dit krat geregistreerd totdat er op de button “nieuwe krat” gedrukt wordt.
4. Als er op de button “nieuwe krat” gedrukt wordt, wordt stap 2 en 3 herhaald.
5. Zodra de order klaar is dient er een drager (pallet/dolly) gekozen te worden.

4.4.3 Opmerkingen

Indien een order op één van onderstaande methodes is verwerkt, kan geen SSCC label worden afgedrukt:

• via Handmatig verwerken orders op een PC.
• indien de order is verwerkt op artikelvolgorde.
• indien de order via Reflex WPL in de werkset mode is verwerkt.

4.4.4 Orders importeren

4.4.4.1 Standaard order type 1 (koper adres is gelijk afleveradres)

Bij een standaard order type 1 is het adres van de koper van het product gelijk aan het afleveradres. Er is geen factuurdebiteur in Reflex 3000. Bij de import wordt in het EDI bericht gekeken of het adres van de koper (BY segment) gelijk is aan het adres van afleveren (DP segment). Zo ja zoek met het koper adres (BY segment) in het veld “EAN order adres code” en importeer de order op de debiteur die dit adres heeft. Zo nee, order type 2.

4.4.4.2 Standaard order type 2 (koper adres en afleveradres is niet gelijk)

Bij een standaard order type 2 is het adres van de koper van het product niet gelijk aan het afleveradres. Er is geen factuurdebiteur in Reflex 3000. Bij de import wordt in het EDI bericht gekeken of het adres van de koper (BY segment) gelijk is aan het adres van afleveren (DP segment). Zijn de adressen niet gelijk dan wordt gezocht met het afleveradres (DP segment) van het EDI bericht in het veld “EAN order adres code” en importeer de order op de debiteur die dit adres heeft. Zijn de adressen wel gelijk dan geldt order type 1.

Met de EAN afleveradres code en EAN factuuradres code wordt niets gedaan bij de import, deze worden alleen gebruikt voor het terugmelden.

4.4.4.3 Order met tussenpersoon

Bij een order met een tussenpersoon wordt door verschillende kopers opdracht verleend aan de tussenpersoon om te leveren naar één afleveradres. Dus verschillende kopers met één afleveradres.

4.4.5 Crossdock order

In een EDI bericht wordt in het BGM segment met een 0 aangegeven (standaard order = 220) of het een crossdock order betreft. Binnen Reflex 3000 kan op 2 manieren worden omgegaan met crossdock orders:

4.4.5.1 Crossdockorder 1: Afleveradres is crossdockadres (DP)

Het afleveradres van de order is het crossdockadres (DP segment). In de pakketinstellingen van Reflex 3000 vink je de optie”Crossdock order importeren op eindbestemming UC” uit. Bij de import wordt in het EDI bericht gekeken naar een debiteur waar het “EAN order adres code” gelijk is aan het afleveradres (DP segment) van het EDI bericht. Op deze debiteur wordt de order geïmporteerd.

In Reflex 3000 is het adres van de debiteur het crossdockadres (UC segment). In Reflex 3000 kan bij het afleveradres het adres van de eindbestemming (UC segment / Filiaal) worden ingevuld. OP de pakbon zijn zowel variabelen van het factuuradres als afleveradres beschikbaar.

Alle filiaaldebiteuren worden in Reflex 3000 middels een factuurdebiteur verwezen naar 1 hoofdkantoordebiteur. Dus de export definitie van de pakbon wordt ingesteld op het filiaal en de exportdefinitie van de factuur wordt ingesteld op het hoofdkantoor.

4.4.5.2 Crossdockorder 2: Afleveradres is eindbestemmingadres (UC)

Het afleveradres van de order is het eindbestemmingadres (UC segment). In de pakketinstellingen van Reflex 3000 vink je de optie”Crossdock order importeren op eindbestemming UC” aan. Bij de import wordt in het EDI bericht gekeken naar een debiteur waar het “EAN order adres code” gelijk is aan het eindbestemmingadres (UC segment) van het EDI bericht. Op deze debiteur wordt de order geïmporteerd.

In Reflex 3000 is het adres van de debiteur het eindbestemmingadres (Filiaal). Indien bij het afleveradres het crossdockadres wordt ingevuld dan hebben alle debiteuren hetzelfde adres bij de orderverwerking in

Reflex 3000. Indien dit niet wenselijk is kan in dit adres niet worden ingevuld en bijvoorbeeld het crossdockadres worden verwerkt in de filiaalnaam of als vrijveld bij de debiteur (Deze is niet zichtbaar op de Flex maar wel op de pakbon).

Alle filiaaldebiteuren worden in Reflex 3000 middels een factuurdebiteur verwezen naar 1 hoofdkantoordebiteur. Dus de export definitie van de pakbon wordt ingesteld op het filiaal en de exportdefinitie van de factuur wordt ingesteld op het hoofdkantoor.

4.4.6 Orders terug melden

Iedere order wordt als pakbon en als factuur terug gemeld. Indien gebruik wordt gemaakt van een hoofdkantoor/filialen structuur dan dient te worden ingesteld naar welke adressen de segmenten gekoppeld moeten worden. Bij de eerste 2 standaard orders is deze instelling niet van belang. Zie voor de instellingen hoofdstuk 4.4.2 Instelling voor terugmelden.

4.4.7 Afwijkende besteleenheid

Indien een bepaalde organisatie bestelt in een afwijkende besteleenheid kunt u dit instellen het organisatiebestand.

4.4.8 SSCC sticker nummer

Hier kunt u aangeven welke labelopmaak als SSCC label voor deze organisatiecode afgedrukt moet worden.

4.4.9 SSCC nummer terugmelden

Indien deze optie is aangevinkt, worden voor de geselecteerde organisatiecode SSCC nummers terug gemeld via EDI.

4.5 Orderkop en retourorders

4.5.1 EDI knop in orderkop scherm

In Reflex 3000 verschijnt bij EDI debiteuren zodra u een nieuwe order aanmaakt (bijvoorbeeld een correctie order) of als u de orderkop wijzigt vanuit “Handmatig verwerken orders” een EDI knop in het orderkop scherm:

Onder deze EDI knop zit het navolgende scherm. Hierin staan gegevens die in het oorspronkelijke EDI bericht met deze order zijn mee gezonden. Ook kunt u hier een EDI order referentie ingeven.

4.5.2 EDI order referentie bij handmatig ingegeven orders

Indien u via Ingave orderregels een order toevoegt bij een EDI debiteur, dan verschijnt na het verlaten van het orderkop scherm het hierboven beschreven: “Invoeren EDI gegevens” scherm waar u een EDI referentie dient in te vullen.

4.6 Importeren EDI orders

Binnen het EDI pakket selecteert u exporteren naar extern pakket. Hoe deze functie werkt hangt af van het gebruikte EDI pakket. Raadpleeg hiervoor uw handleiding of uw leverancier van het EDI pakket. Daarna start u het Reflex 3000 pakket op. Selecteer het EDI menu onderdeel en kies Importeren EDI orders. Dit programma onderdeel kan maar door één Reflex 3000 gebruiker tegelijk worden gestart.

Wanneer u op OK klikt wordt het importeren gestart. Tijdens het importeren krijgt u het volgende informatiescherm:

Een EDI bericht welke een “gevraagde leverdatum/tijd (DTM2)”veld bevat zal met een “geplande leverdatum/tijd (DTM17)” worden beantwoord. Wanneer er een order wordt ingelezen waarbij de leverdatum/tijd niet correct of niet ingevuld is, verschijnt een melding waarbij u alsnog de leverdatum kunt kiezen.

De EAN-leverancierscode van een EDI order wordt vergeleken met de pakketinstelling. Als deze afwijkt wordt er een keuze geboden of deze order moet worden geaccepteerd. Deze code wordt vervolgens bij de order bewaard en kan handmatig worden gewijzigd. Bij het aanmaken van de EDI pakbon/factuur wordt de opgeslagen EAN-leverancierscode gebruikt. Ook is het mogelijk de afleverlocatie uit een EDI bericht te importeren en af te drukken op de pakbon order.

Indien er fouten zijn opgetreden, kunt u na het importeren een foutverslag afdrukken. Hierin staat welke nummers niet gevonden zijn en eventuele overige fouten. Na het foutverslag krijgt u een importverslag. Op dit verslag staat de order zoals deze is verstuurd door de afnemer. U kunt deze order op het scherm bekijken en eventueel afdrukken. De order kan nu normaal verwerkt worden. De order komt ook voor in de orderschermen en de normale order lijsten kunnen worden afgedrukt. Na het verwerken van de order kan ook de normale pakbon en factuur worden gedrukt.

4.7 Verwerken EDI pakbonnen / Facturen

Nadat de pakbon c.q. factuur is gedrukt, kiest u in het EDI menu voor verwerken EDI pakbonnen c.q. EDI facturen. De al afgedrukte pakbonnen c.q. facturen worden nu klaargezet voor het terugmelden aan de EDI afnemer. Deze bestanden worden klaargezet in de map van het EDI programma.

In het Uitgaand menu – Debiteur - Organisatie code bestand tab, EDI het veld “verpakkingsbelasting berichtformaat” zijn twee optie mogelijk:

• Optie 1: De prijs van het artikel inclusief verpakkingsbelasting wordt geëxporteerd.
• Optie 2: De prijs van het artikel exclusief verpakkingsbelasting wordt geëxporteerd.

Alleen voor Reflex België

In het Uitgaand menu – Debiteur - Organisatie code bestand tab, EDI het veld “Factuur berichtformaat” zijn twee optie mogelijk:

• Standaard: Alleen de EAN code van BU/SU/IV/DP/UC worden geëxporteerd in het factuurbestand.
• Delhaize: EAN code en NAW gegevens van de BU/SU/IV/DP/UC worden geëxporteerd in het factuurbestand. Tevens worden enkele extra velden, die specifiek door Delhaize worden vereist, verstuurd. Als de landinstelling niet op België staat zal automatisch de standaard wijze worden gebruikt.

4.7.1 EDI correctie order

Er kan nu ook een correctie order worden gemaakt via Ingave retouren. Wanneer een retour regel wordt ingegeven op een pakbonnummer van een EDI-debiteur, verschijnt er in de knoppenbalk van het Ingave retouren scherm een extra EDI knop.

U moet minimaal 1 retour artikel regel ingevoerd hebben, alvorens er een pop up scherm verschijnt na het klikken op de EDI knop. In dit pop up scherm kunt u aangeven wat voor soort pakbon het betreft: een normale pakbon of een correctie pakbon. Daarnaast kunt u een EDI referentie opgeven.

Ten slotte boekt u de ingevoerde retourregels naar de factuur en zal de factuur op de normale wijze voor EDI worden verzonden nadat deze afgedrukt is.

4.8 Opnieuw klaarzetten EDI pakbonnen

Ook kan het voorkomen dat u een pakbon opnieuw wenst te verzenden. Dit kunt u doen door te kiezen voor Opnieuw klaarzetten EDI pakbonnen. Wanneer u dit doet, krijgt u een lijstje met pakbonnen.

Hier kiest u de pakbon uit en deze wordt dan terug gezet om nogmaals verstuurd te worden met uw EDI pakket.

4.9 Opnieuw klaarzetten EDI facturen

Ook kan het voorkomen dat u een factuur opnieuw wenst te verzenden. Dit kunt u doen door te kiezen voor Opnieuw klaarzetten EDI facturen. Wanneer u dit doet, krijgt u een lijstje met facturen.

Hier kiest u de pakbon of de factuur uit en deze wordt dan terug gezet om nogmaals verstuurd te worden met uw EDI pakket.

4.10 EDI Vertaaltabel artikelen

Met de EDI vertaaltabel kunt u instellen dat een organisatie uw artikel, met uw vaste EAN artikelcode, bestelt middels een afwijkend EAN artikelcode.

Zowel A als B is bij u hetzelfde artikel. Middels de vertaaltabel kunt u deze dan vervolgens “vertalen” naar uw artikel. Indien deze constructie bij u firma niet voorkomt hoeft u niets in te voeren.

Om een afwijkend artikelnummer per organisatie in te voeren gaat u als volgt te werk:

1. Selecteer de organisatie.
2. selecteer het betreffende artikel.
3. Selecteer het EAN artikelnummer waarmee de organisatie uw artikelnummer besteld. Dit artikelnummer gaat dus boven het EAN artikelnummer in het artikelbestand.
4. Zorg dat de gewenste debiteur gekoppeld is aan de organisatie.