De Reflex Call Registratie module van Reflex 3000

Helpt om de acties binnen uw bedrijf te registreren en te beheren

Met Reflex Call registratie is het mogelijk alle uit te voeren werkzaamheden binnen uw bedrijf (offerte aanvraag, klachten, terug bellen, ziekmelding etc) in het computersysteem vast te leggen, te controleren en te analyseren. In het kader van kwaliteitsbewaking / HACCP is dit programma een gewaardeerde aanvulling. In de praktijk wordt Reflex Call registratie ook gebruikt als klachtenregistratie. Een klacht bestaat uit drie bestandsdelen, te weten, de klacht (klachtsoort), de oorzaak en de oplossing. Al deze bestandsdelen zijn tijdens het aanmaken van een “call” in te brengen. Per bestandsdeel kan later weer een analyse gemaakt worden. Bij een call hoort een bepaalde actie. Deze acties worden vastgelegd in het actiebestand. Een call is altijd voor iemand bestemd. De bestemmingen worden vastgelegd in het bestemmingenbestand.

Het invoeren van een call is super eenvoudig

Nadat de relatie gekozen is kan er een call aangemaakt worden. Hier wordt achtereenvolgens de contactpersoon, eventueel een artikel, de callsoort, een extra opmerking, de bestemming, de gewenste actie(s) en actiedatum ingevuld. Tevens kan er een E-mail of document met de call worden meegestuurd. Het call formulier kan eventueel geprint worden. Ook kan er nu een bevestiging voor de klant geprint worden. Deze documenten kunnen standaard direct vanuit Reflex 3000 naar uw relatie gemaild worden! De opmaak van het call formulier is per call soort vrij te definiëren. Tevens is het mogelijk “papierloos” te werken, als het ware een intern mailsysteem. Na het definiëren van de afdelingen (call bestemmingen) kunnen de gebruikers gekoppeld worden aan de betreffende afdeling(en). Bij het opstarten van het Reflex 3000 programma wordt de gebruiker geattendeerd op de nog te behandelen calls.

Opbouwen historie met oorzaak en oplossing

Na het behandelen kan de gebruiker zelf de call afwerken c.q. doorsturen naar een andere bestemming. De openstaande calls kunnen ieder willekeurig moment worden opgeroepen in het hoofdscherm van Reflex 3000. De calls kunnen worden doorgestuurd (intern) dan wel gemaild (extern). Net als in een normaal (Word) document is er een standaard tekst box aanwezig om opmerkingen in te kunnen maken.

De oorzaak en de oplossing worden uit een bestand gekozen zodat achteraf een analyse gemaakt kan worden. Nadat de oplossing is ingevoerd kan er weer een (vrij op te maken) document geprint worden. We onderscheiden dus een document bij het invoeren van een call en een document bij het afwerken van een call (of geen van beide).

Op ieder willekeurig moment is het mogelijk een overzicht te printen van de nog openstaande calls. Deze kan per afdeling (bestemming) gesorteerd worden. Bij het afhandelen van de calls is het verplicht een oplossing in te geven. Naast een vaste oplossing uit het bestand kan er vrije tekst worden ingegeven zodat u hier achteraf op terug kunt vallen. De afgewerkte (behandelde) calls worden historisch opgeslagen en kunnen door de bevoegde personen worden geanalyseerd op vrij op te geven periode lengte en eventueel met omzet gegevens.

Met de call analyse is het mogelijk om het aantal calls per relatie te sorteren op call soort, call oorzaak, call oplossing of call bestemming.

De resultaten kunnen op het scherm worden bekeken, geëxporteerd worden naar Office of worden afgedrukt. Ook kunnen de resultaten worden omgezet naar een grafiek. Reflex Call registratie werkt alleen in combinatie met Reflex Relatiebeheer.