Openstaande posten importeren met CSV bestanden in ReflexBlue
In deze handleiding bespreken we de details om de openstaande posten definitie in te stellen. Maak eerst de import/export definitie aan vanuit het Import/Export definities overzichtsscherm.
Verwerking
- Een bestaande factuur wordt eerst geëxporteerd voordat de openstaande posten worden geïmporteerd.
- Bij betalingen voor onbekende facturen wordt alleen de kop voor de factuur aangemaakt en de betaling(en), maar niet de regel(s).
- Een factuur wordt gesloten wanneer de optie Sluit volledig betaalde facturen aan staat, en niet uit het externe systeem meer komt (bestaat in de CSV data).
CSV ontvangen tab
Openstaande posten importeren mag alleen met de entiteit Factuur:
Type Naam entity://orders.invoice
Regels koppelen tab
De optie Controleer op dubbele regels in deze definitie moet uit staan om de import te doen slagen!
Deze dient uit te staan omdat deze definitie de entiteit type Factuur gebruikt om te koppelen. Een combinatie van verplichte velden zoals het relatie- en factuurnummer, zorgt er in dit geval meestal voor dat het systeem in de CSV data dubbele regels denkt te detecteren.
In deze openstaande posten import kunnen we één of meer betalingen voor één of meer facturen importeren. Zie onderstaand voorbeeld. Er zijn twee regels voor relatie 788112 welke gezien worden als dubbel maar wel juist zijn voor de openstaande posten import.
| relation | invoice | date | expiration | description | invoiceamount | paid |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 788112 | 709547 | 05/31/2024 | 09/29/2025 | description | 65.50 | 65.50 |
| 788112 | 709548 | 05/31/2024 | 09/29/2025 | description | 50.50 | 50.50 |
Velden koppelen tab
Standaard velden
INVOICE_RELATIONINVOICE_CODEINVOICE_INVOICEDATEINVOICE_EXPIRATIONDATEINVOICE_REFERENCEINVOICE_AMOUNTPAIDINVOICE_AMOUNTINVOICE_VATAMOUNT
Openstaande posten importeren tab
Inkoop/Verkoop
- Kies Sluit volledig betaalde facturen in geval een factuur die volledig is betaald en niet meer terug gegeven wordt vanuit het externe systeem (dus niet voorkomt in CSV data).
- Selecteer het Openstaande post type. De import ondersteunt alleen posten voor
Verkoopdan welInkoop, maar niet beide.
Opmerking
- Deze definitie is ontworpen om niet te weten of de posten bedoelt zijn voor
Verkoopfacturen, ofInkoopfacturen, omdat niet elk extern systeem dit kan aangeven in de data. - Om voor zowel
VerkoopalsInkoopopenstaande posten te importeren, dient voor beide een aparte definitie te worden gemaakt.
Sleutel positie relaties toevoegen/verwijderen
Verplichte sleutel
Het systeem kan niet een factuur aanmaken zonder een relatie. INVOICE_RELATION met type RelationIdByCodeLookup is verplicht voor deze definitie.