Basisfuncties

Order als financiële basis

Met elke order die je invoert creëer je een financiële verplichting. Bij het plaatsen van een order wordt verwacht dat de factuur van de order op tijd wordt betaald. Vaak worden orders op rekening betaald (dus achteraf). Hiervoor maken leveranciers betaalafspraken met hun klanten. Deze afspraak leg je net als in je boekhoudpakket vast als betaalconditie in ReflexBlue. Ook een contantbetaling is een betaalconditie, echter hierbij vervalt de betaalverplichting, omdat de betaling reeds contant heeft plaatsgevonden.

Factor tijd & gebruik van datums

Meestal wordt een order ingevoerd om in de toekomst te weten wat er wordt verwacht qua impact op je voorraad of productie. Door het invoeren van verschillende orders kun je voor het plannen van bijvoorbeeld productie of het bepalen van een besteladvies wat moet worden ingekocht, een momentopname maken. Op basis van de laaddatums in de orders kun je een momentopname maken voor een productieadvies of een besteladvies. Bij een productieadvies wordt gekeken naar de verkoopartikelregels in verkooporders binnen de geselecteerde periode van laaddatums. Hiermee kan een advies voor het maken van productieopdrachten worden gegenereerd. Bij een besteladvies word gekeken via besteladviesberekeningen en andere voorraadparameters op de artikelen op basis van de laaddatums en de mogelijke levermomenten van leveranciers (bestelschema’s) wanneer er weer voorraad ingekocht en geleverd kan worden.

Datumgebruik

Elke order heeft 3 datums:

• Besteldatum -> het moment waarop de order is geplaatst
• Laaddatum -> het moment waarop de goederen klaar moeten zijn voor het registreren en verladen voor transport
• Leverdatum -> het moment waarop de goederen geleverd worden op de bestemming

Structuur van een order

Elke order in ReflexBlue bestaat uit 3 onderdelen:

• Orderkop -> in de orderkop kunnen basisgegevens worden vastgelegd zoals de relatie (klant of leverancier) met de juiste adresgegevens, de laaddatum en de leverdatum, de route waarmee de order wordt gebracht of gehaald, referenties, vervoerder, etc.
• Orderregels -> de order zelf bestaat uit orderregels. Hierin worden de bestelde artikelen met hoevelheid, eenheidsprijs en bedrag, bestelopmerking en het geregistreerde totaal aantal en gewicht. Ook kan een orderregel worden gebruikt als tekstregel.
• Registraties -> de ontvangsten of uitlevering van de goederen die zijn besteld leg je vast door het maken van één of meerdere registraties op een orderregel. Het aantal registraties is geheel afhankelijk van je werkwijze. Bij elke registratie worden gegevens vastgelegd zoals bruto-tarra-netto-gewicht, gebruikt partijnummer, en als het product fysiek gewogen is op een gecertificeerde weegschaal ook het unieke alibi.

Bestellen vs. registreren

Bestellen (plaatsen van een order)

Met een order plaats je een bestelling wat een verwachting creëert. Deze verwachting is het effect op je voorraad (verwachte toename bij een inkooporder of verwachte afname bij een verkooporder). Met behulp van de bestelling kun je je verwachtingen managen: ofwel in de toekomst plannen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan benodigde hoeveelheid grondstoffen voor productie die je later deze week wil gaan plannen, hoeveel moet ik inkopen of produceren voor de bestellingen voor komende vrijdag, etc. Je kunt nu al een beeld vormen voor wat er in de toekomst gaat gebeuren.

Registreren (vastleggen van werkelijke leveringen)

Zodra de inkooporder wordt ontvangen of de verkooporder wordt verzameld om te gaan uitleveren, weet je wat je werkelijk binnenkrijgt of uitlevert. Dit ga je registreren op de orderregel (de bestelregel van het product). Met het maken van een registratie leg je vast wat er werkelijk inkomt of uitgaat aan voorraad. Nadat alle registraties zijn gemaakt op de order, wordt dit definitief gemaakt door het genereren van een cruciaal document: de weeglijst voor een inkooporder of de pakbon voor een verkooporder. Hierbij worden de werkelijke ontvangsten of leveringen (registraties) geboekt.

Order statuspercentage n.a.v. het maken van registraties

Door het maken van registraties op orderregels, wordt ook het statuspercentage van de order bijgewerkt. Hieraan kun je aflezen hoe ver men met de order is en is dit voor andere ReflexBlue gebruikers in jouw organisatie inzichtelijk.

In de administratie instellingen kun je op diverse plekken de nauwkeurigheid en berekeningsmethode voor de statuspercentages configureren. Dit kan voor de inkooporder, verkooporder en productieopdracht.

Bestelpatronen

Als je in een order gebruik maakt van steeds dezelfde artikelen (terugkerende patronen), dan kun je gebruik maken van bestelpatronen. Hierbij kun je vaste bestellijsten invoeren met indien gewenst ook standaard hoeveelheden die altijd worden besteld. Ook is het mogelijk om deze bestelpatronen in te richten voor een vaste weekdag. Op basis van deze bestelpatronen kun je in één keer meerdere orders achter elkaar aanmaken en op basis van historie (wanneer is het artikel nog in een order besteld geweest) kun je de bestelpatronen opschonen na verloop van tijd.

Orders overzichtsschermen betekenis kolommen

In de overzichtsschermen van inkoop- en verkooporders worden diverse kolommen met gegevens getoond waarmee je voortgang en soort order kunt aflezen zonder de order te hoeven openen (inzien). Hieronder vind je een beschrijving van deze kolommen en gegevens:

• Soort -> deze kolom geeft het type order aan.

• Rapporten -> hieraan kun je aflezen welke rapporten er voor die order al geprint zijn. Als een rapport reeds geprint is voor de order, dan wordt het betreffende rapporticoon blauw weergegeven.

• Voortgang -> aan het voortgangspercentage kan worden afgelezen hoe ver men met het registreren van de order is.