Werken met artikelen

Een van de basispeilers voor de werkprocessen in ReflexBlue is het artikel. Het artikel wordt in veel processen gebruikt. Denk aan: inkooporders, verkooporders, facturatie, vooraad, productie.

Via deze link vind je de beschrijving hoe je een nieuw artikel kunt aanmaken.

Je kunt de artikelen indelen in diverse artikelgroepen om de artikelen voor diverse functies of toepassingen te kunnen selecteren of filteren.

Soorten artikelen

Het artikel kan in verschillende vormen bestaan in het artikelbestand:

• Inkoopartikel

  Dit zijn artikelen die worden ingekocht bij een leverancier. Vaak zijn dit grondstoffen, verpakkingsmaterialen. Deze artikelen worden verbruikt in het productieproces. Deze artikelen kunnen allen worden gebruikt in inkomende processen Denk hierbij aan inkooporders, registreren als grondstof in een productieopdracht.

• Verkoopartikel

  Deze artikelen worden verkocht aan klanten. Denk hierbij aan artikelen die ontstaan in het productieproces: eindproducten (op basis van een receptuur), uitsnijartikelen, inpakartikelen. Maar ook zijn dit vaak ompakartikelen: ze zijn ingekocht in een bulkverpakking en worden verkocht per stuk of kleinere verpakking.

• Handelsartikel

  De handelsartikelen worden zowel ingekocht bij een leverancier als verkocht aan klanten onder hetzelfde artikelnummer. Deze artikelen worden niet gebruikt in een productieproces en veranderen niet qua hoedanigheid zoals ze zijn ingekocht.

  Zodra je een artikel gaat ompakken is het aan te raden om hier geen handelsartikel maar een apart inkoopartikel en ander verkoopartikel voor aan te maken. Je verandert immers de hoedanigheid van het artikel. Zo heeft elk artikel zijn eigen instellingen/eigenschappen.

• Intern artikel

  Interne artikelen in ReflexBlue zijn artikelen die je juist niet inkoopt of verkoopt in die hoedanigheid. Vaak zijn dit halffabrikaten, artikelen die onstaan in het productieproces, maar nog verder bewerkt worden voordat ze uiteindelijk een verkoopartikel worden.

Artikel stuks/gewogen

In de food ERP processen die we met ReflexBlue bedienen onderscheiden we voornamelijk drie eenheden in de artikelen:

• Stuksartikel

  Stuksartikelen worden in aantallen besteld, zijn per stuk geprijsd en worden per stuk in de voorraad geteld. Stuksartikelen worden gefactureerd per geregistreerd aantal x stuksprijs

  Voorbeelden: blik soep, fles saus, pak melk

• Stuksartikel met kiloprijs

  In principe zijn dit ook stuksartikelen, echter geef je bij deze artikelen een kiloprijs in en moet er ook een portiegewicht worden ingevuld. Deze artikelen worden besteld in aantallen, maar gefactureerd als: (geregistreerd aantal x portiegewicht) x prijs per kilo

  Voorbeeld: de klant bestelt een kist appels; er zit standaard 5kg appels in een kist, maar de klant betaalt per kilo. De kisten worden niet gewogen voor de registratie in de verkooporder, maar alleen geteld in aantallen.

• Gewogen artikel

  Bij gewogen artikelen wordt verwacht dat er een gewogen gewicht zal worden geregistreerd wat uiteindelijk wordt gefactureerd als geregistreerd gewicht x prijs per kilo

  Voorbeelden:

  • Een klant bestelt 3 zalmzijdes, maar als visleverancier weet je nog niet wat het gewicht gaat worden. Dat hangt af van de kwaliteit van de vis die je binnenkrijgt. In dit voorbeeld wordt het gewogen artikel als aantal besteld, maar uiteindelijk wordt de te leveren vis gewogen en geregistreerd via een weegschaal en een Flex.
  • Je bestelt bij je leverancier 1500kg kipfilet. De kipfilet wordt aangeleverd in bakken van +/- 500kg. De bakken worden op de afdeling ontvangst goederen ingewogen via een vloerweegschaal op de inkooporder via een Flex en uiteindelijk betaald naar het werkelijk ontvangen gewicht.
  • Een klant bestelt 20 dozen wagyu beef. In elke doos zit ongeveer 12-15 kg. Op elke doos zit een barcode waarin het gewicht wat in de doos zit is opgenomen. Voor de registratie op de order wordt elke doos gescand. Uiteindelijk betaalt de klant het aantal geleverde kilo’s.

  Zodra een gewogen artikel wordt geregistreerd via een Flex, dan is het wegen van het artikel op een weegschaal verplicht of het gewicht moet worden geregistreerd via de knop Handgewicht of door het scannen van een barcode op een label waarin het gewicht van het artikel is opgenomen.

  Zodra een gewogen artikel wordt geregistreerd via een Flex Mobile, dan kun je het gewicht registreren door het scannen van een barcode op een label waarin het gewicht van het artikel is opgenomen of door handmatig het gewicht in te voeren op de Flex Mobile.

Artikeluitzonderingen

Standaard maak je artikelen aan in het artikelbestand zodat ze voor elke relatie en elke situatie gebruikt kunnen worden. Het kan echter voorkomen dat er voor enkele situaties afwijkende artikelinstellingen nodig zijn voor specifieke relaties. Denk bijvoorbeeld aan:

• een aangepaste THT (aantal dagen)
• een andere marge voor backorders voor
• afwijkende standaard emballage waarin het product wordt geleverd

In het programmaonderdeel Artikeluitzonderingen kun je hiervoor de uitzonderingen beheren.

Artikeluitzondering toevoegen

Je voegt een artikeluitzondering als volgt toe:

• Open het programmaonderdeel Artikeluitzonderingen
• Selecteer Uitzondering toevoegen
• In het rechterdeel van het programmaonderdeeltab Artikeluitzonderingen kun je de gegevens invoeren. Het is verplicht om op het tabblad Algemeen een artikel te kiezen en of een relatie of een relatiegroep.
• Op basis van het geselecteerde artikel zullen de tabbladen Inkoop of Verkoop beschikbaar worden. Dit is afhankelijk van of het gekozen artikel de instelling Inkoop Artikel op tabblad Inkoop in het artikeldetailscherm of de instelling Verkoop Artikel op het tabblad Verkoop aan heeft staan.
• Vervolgens kun je op de tabbladen Inkoop of Verkoop de uitgezonderde instellingen maken.
• Selecteer om de gegevens op te slaan

Functie: Snelwijzigen

Het komt wel eens voor dat je op een snelle manier in één keer van meerdere artikelen bepaalde instellingen wilt wijzigen naar dezelfde waarde. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van het aantal THT dagen van een groep artikelen, de boekhoud artikelgroep, backorder aan of uitzetten, de leverancier of leveranciersgroep van een groep inkoopartikelen.

• Vanuit het Artikeloverzichtsscherm kun je na het maken van je selectie van de benodigde artikelen door het selecteren van de knop Snelwijzigen het popupvenster Snelwijzigen openen. In dit popupvenster kun je de benodigde velden voorzien van de nieuwe waarde(s) die je wilt toekennen.
• Als je onderaan het popupvenster Snelwijzigen de optie Toon alleen geselecteerde velden aanvinkt, krijg je alleen de velden te zien die gewijzigd gaan worden.
• Selecteer Ok om de wijzigingen door te voeren op je selectie.

Gebruik van artikelsjablonen

Als je veel artikelen moet aanmaken waarbij steeds dezelfde velden met vaak ook dezelfde waarden/instellingen moeten worden ingevuld, kun je gebruik maken van artikelsjablonen. Hiervoor maak je een aantal fictieve artikelen aan waarin je al je instellingen instelt zoals ze voor die artikelen moeten staan. Bijvoorbeeld: je maakt je eigen producten die je uit voorraad verkoopt. Er komen vaak andere verpakkingsvarianten bij, waardoor er veel nieuwe artikelen aangemaakt moeten worden. Echter, veel instellingen blijven voor de nieuwe artikelen hetzelfde. Denk aan: merknaam, voorraadinstellingen, productieafdelinggroepen, analysegroepen. In zo’n geval is het handig om daarvoor artikelsjablonen aan te maken.

Hoe maak je een artikelsjabloon aan:

• Open het Artikel overzichtsscherm in ReflexBlue
• Selecteer Artikel toevoegen. Er opent een nieuw detailscherm waarin je de gegevens van het nieuwe artikel kunt invoeren.
• Vul alle benodigde velden en instellingen in en geef het artikel als naam de naam hoe je je sjabloon wilt noemen
• Selecteer om de gegevens op te slaan
• Open vervolgens het programma onderdeel Administratie instellingen
• Ga naar Artikel -> Artikel sjabloon instellingen
• Selecteer Artikel sjabloon toevoegen
• Selecteer de artikel(en) die je als sjabloon wilt toevoegen door deze aan te vinken en klik rechtsonder op Selecteer
• Selecteer om de gegevens op te slaan

Nieuw artikel aanmaken met behulp van het artikelsjabloon:

• Open het Artikel overzichtsscherm in ReflexBlue

• Selecteer Artikel toevoegen. Als je artikelsjablonen hebt aangemaakt, wordt de Artikel sjablonen popup getoond.

• Klik op de naam van het artikelsjabloon waarop je je nieuwe artikel wilt baseren. Er opent een nieuw detailscherm waarin een deel van de velden en gegevens al voor je zijn ingevuld (overgenomen vanuit het sjabloon artikel). Je hoeft alleen nog maar de basisgegevens (code, zoeknaam en naam kort/lang) en instellingen die afwijken van het sjabloon in te stellen.

  Wil je toch een geheel leeg nieuw artikel aanmaken, selecteer dan Leeg artikel onderin de popup met Artikel sjablonen

• Selecteer om de gegevens op te slaan