Introductie tot importeren en exporteren in ReflexBlue
Inleiding
In ReflexBlue kun je gegevens uitwisselen door te importeren of te exporteren. Dit bespaart veel tijd, bijvoorbeeld bij het inrichten van een nieuwe administratie, omdat je gegevens snel kunt importeren. Door gegevens te exporteren kun je externe systemen voorzien van informatie uit je ReflexBlue administratie.
Je importeert en exporteert gegevens op basis van import/export definities. Deze definities maak je aan in het Import/Export definities overzichtsscherm in de ReflexBlue Desktop Client. Je maakt en beheert deze definities per administratie.
Omdat ReflexBlue een cloudapplicatie is, zorgt de lokaal geïnstalleerde ReflexBlue Import/Export Service voor de verbinding tussen je lokale netwerk en de cloud. Zo kunnen import- en exportbestanden veilig worden uitgewisseld.
Import/export definities worden gekoppeld aan synchronisaties via de ReflexBlue Import/Export Service. De service controleert automatisch de lokale importmappen op nieuwe bestanden en uploadt deze naar de ReflexBlue Applicatie Server voor import in je administratie. Bestanden die al zijn geüpload, worden verplaatst naar een archiefmap. Als er nieuwe geëxporteerde bestanden beschikbaar zijn in je administratie, downloadt de service deze en plaatst ze in de lokale exportmappen.
Je kunt exportbestanden die tijdens een export zijn klaargezet ook downloaden via de ReflexBlue Desktop Client. Open hiervoor de import/export in het Import/Export detailscherm en selecteer de downloadoptie in het Bestanden tabblad.
Het geheel ziet er schematisch zo uit:
Imports/Exports in ReflexBlue
Elke keer dat je een import/export definitie gebruikt om gegevens te importeren of exporteren, maakt ReflexBlue een import/export aan. Hierin staan de bestanden die uitgewisseld moeten worden en de configuratie uit de import/export definitie die daarbij hoort.
Elke import/export heeft een status die aangeeft hoe ver het proces is. In de onderstaande tabel zie je de mogelijke statussen:
| Status | Omschrijving |
|---|---|
| Nieuw | De import/export is aangemaakt en nog niet uitgevoerd. |
| Klaar om in te plannen | De import/export is klaargezet om ingepland te worden voor uitvoer. |
| Ingepland | De import/export is ingepland voor uitvoer. |
| Wordt uitgevoerd | De import/export wordt uitgevoerd. |
| Gereed | De import/export is succesvol afgerond. |
| Heeft fouten | Er is iets misgegaan en de import/export is mislukt. |
| Gereed voor downloaden | De import/export is succesvol uitgevoerd en er zijn bestanden beschikbaar om te downloaden. |
| Gereed, met waarschuwingen | De import/export is afgerond, maar er zijn waarschuwingen in de logmeldingen. |
Een import/export bestaat uit één of meer block definities. Een block definitie is een logisch, zelfstandig deel van het import- of exportproces dat uitgevoerd moet worden. Het aantal block definities hangt af van het type import/export definitie.
Block definities worden in volgorde uitgevoerd en hebben elk een eigen status:
- Nieuw: De block definitie is nieuw en nog niet uitgevoerd.
- Actief: De block definitie wordt uitgevoerd.
- Herstellen: De uitvoer wordt hersteld na een fout.
- Bevat fouten: Er is een fatale fout opgetreden waardoor de uitvoer is gestopt. Bekijk de logmeldingen voor meer informatie.
- Gereed: De block definitie is succesvol uitgevoerd.
Imports/Exports bekijken en beheren
In het Imports/Exports overzichtsscherm in de ReflexBlue Desktop Client kun je alle imports/exports volgen en beheren. Je ziet hier de voortgang en status per import/export. Je kunt een import ook opnieuw uitvoeren, bijvoorbeeld als het de eerste keer fout ging door een fout in de configuratie van de import/export definitie.
Imports/Exports opschonen
Uitgevoerde imports/exports kun je periodiek automatisch laten opschonen met Geplande taken in ReflexBlue. Hiervoor is de taak Opschonen imports/exports beschikbaar.
Automatisch exports uitvoeren met geplande taken
Wil je dat een export automatisch wordt uitgevoerd op vaste tijdstippen? Gebruik dan Geplande taken in ReflexBlue.
Volg deze stappen om een export automatisch uit te voeren:
- Open het overzichtsscherm voor Geplande taken in ReflexBlue.
- Voeg een nieuwe taak toe en kies voor Export import/export definitie uitvoeren.
- Stel het gewenste tijdschema in waarop de export moet worden uitgevoerd.
- Koppel de juiste exportdefinitie aan de taak.
- Sla de taak op.
De geselecteerde export wordt nu automatisch uitgevoerd op het ingestelde tijdstip.
Het importproces
Het importproces bestaat uit meerdere onderdelen. In de tabel hieronder zie je een overzicht.
| Onderdeel | Functie |
|---|---|
| ReflexBlue Import/Export Service | Haalt de importbestanden op uit de importmap op basis van de gekoppelde import/export definitie en verstuurt ze naar de ReflexBlue Applicatie Server. |
| ReflexBlue Applicatie Server | Voert de import uit op basis van de configuratie in de import/export definitie. |
Het exportproces
Ook het exportproces bestaat uit meerdere onderdelen. In de tabel hieronder zie je een overzicht.
| Onderdeel | Functie |
|---|---|
| ReflexBlue applicatie (Desktop Client, Applicatie Server, etc.) | De export wordt gestart op basis van een import/export definitie door de gebruiker of door een geplande taak. |
| ReflexBlue Applicatie Server | Voert de export uit en zet de exportbestanden klaar. |
| ReflexBlue Import/Export Service | Downloadt de exportbestanden op basis van de gekoppelde import/export definitie en bewaart ze in de exportmap. |
Flexibele en schaalbare opzet
De manier waarop het importeren en exporteren in ReflexBlue is ontworpen maakt het systeem flexibel en schaalbaar. Je kunt de koppelingen en infrastructuur voor het synchroniseren van gegevens aanpassen aan je eigen situatie.
Je kunt bijvoorbeeld meerdere ReflexBlue Import/Export Services installeren voor één of meerdere administraties. Zo kun je gegevens vanuit verschillende locaties of omgevingen tegelijk synchroniseren.
Voorbeelden van situaties:
- Een hoofdkantoor dat gegevens uitwisselt met meerdere externe systemen.
- Verschillende filialen die elk hun eigen ReflexBlue Import/Export Service gebruiken.
- Thuiswerkers die een persoonlijke ReflexBlue Import/Export Service gebruiken om gegevens te importeren of exporteren.