Introductie tot printen in ReflexBlue

Inleiding

In ReflexBlue kun je allerlei soorten documenten printen, zoals facturen, pakbonnen, labels, recepturen, analyses en meer.

Het printen gaat via logische printers. Dit zijn printers die je in ReflexBlue aanmaakt per administratie. Deze logische printers worden gekoppeld aan de echte (fysieke) printers die je lokaal gebruikt. Dit is nodig omdat ReflexBlue een cloudapplicatie is en dus niet direct verbinding kan maken met je fysieke printers.

Om die verbinding toch mogelijk te maken, gebruik je de ReflexBlue Printer Service. Deze applicatie installeer je lokaal op je computer. Het vormt de schakel tussen de logische printers in de cloud en de fysieke printers op je eigen netwerk.

Het geheel ziet er schematisch zo uit:

In ReflexBlue maak je logische printers via het Printers overzichtsscherm in de ReflexBlue Desktop Client. Deze printers worden per administratie aangemaakt en beheerd. Om documenten te kunnen printen in ReflexBlue, moet er altijd minstens één logische printer in een administratie aanwezig zijn.

Logische printers worden gekoppeld aan echte (fysieke) printers via de lokaal geïnstalleerde ReflexBlue Printer Service. Deze fysieke printers kunnen rechtstreeks verbonden zijn met de computer of via het netwerk bereikbaar zijn.

Printtaken in ReflexBlue

Elke keer dat je een document wil printen, maakt ReflexBlue een printtaak aan. Deze printtaak bevat de gegevens die geprint moeten worden en informatie over welke logische printer moet worden gebruikt.

Elke printtaak heeft een status die aangeeft hoe ver het proces is. Hieronder staan de mogelijke statussen in een tabel.

Printtaken bekijken en beheren

In het Printtaken overzichtsscherm in de ReflexBlue Desktop Client kun je alle printtaken volgen en beheren. Je ziet hier de voortgang en een voorbeeld van het document dat geprint wordt. Je kunt een taak ook opnieuw printen, bijvoorbeeld als het de eerste keer fout ging of als je het document nog eens nodig hebt.

Printtaken opschonen

Uitgevoerde printtaken kunnen periodiek ook automatisch opgeschoond worden door middel van Geplande taken in ReflexBlue. Hiervoor is een Opschonen van printtaken taak beschikbaar.

Het printproces

Het hele printproces bestaat uit meerdere stappen en onderdelen. Hieronder zie je een overzicht.

Het proces ziet er schematisch zo uit:

Het bepalen van een logische en fysieke printer

Wanneer je een printopdracht start, kiest ReflexBlue eerst een logische printer. Dat gebeurt volgens deze volgorde:

• Administratie instellingen: In de Administratie instellingen kan per administratie een standaardprinter worden gekozen.
• Gebruikersinstellingen: In Mijn account kan iedere gebruiker een eigen standaardprinter instellen.
• Rapportinstellingen: Voor elk rapport in ReflexBlue kun je bij de Rapport details via een Print Actie aangeven welke ReflexBlue-printer gebruikt moet worden. Dit kan ook per gebruiker ingesteld worden.
• Keuze van de gebruiker: Tijdens het printen kan een gebruiker handmatig een logische printer selecteren in het Afdrukvoorbeeldscherm.

Op basis van de gekozen logische printer en de koppeling met één of meerdere ReflexBlue Printer Services beslist ReflexBlue welke fysieke printer uiteindelijk het document afdrukt.

Flexibele en schaalbare opzet

De manier waarop het printproces in ReflexBlue is ontworpen maakt het systeem flexibel en makkelijk schaalbaar. Dit betekent dat je zelf de koppelingen en infrastructuur rond printers kunt aanpassen aan de situatie.

Je kunt bijvoorbeeld meerdere ReflexBlue Printer Services installeren voor één of meerdere administraties. Hierdoor kunnen printopdrachten vanuit verschillende locaties of omgevingen tegelijkertijd (parallel) verwerkt worden.

Voorbeelden van situaties:

• Een hoofdkantoor met meerdere printers.
• Verschillende filialen die elk hun eigen ReflexBlue Printer Service gebruiken.
• Thuiswerkers die hun eigen printer koppelen aan een persoonlijke ReflexBlue Printer Service.